News · 16.06.20

Von der Theorie zur Praxis

#Digitales Personalwesen #Referenz

Seit Anfang 2020 entlastet der Selfservice Personalkostenhochrechnung bei der Heinrich-Heine-Universität die Zentralverwaltung. Ein Projektbericht über die Vorteile einer bedienfreundlichen Nutzeroberfläche, eines flexiblen und effizienten Ressourceneinsatzes sowie das agile Projektvorgehen.

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Heinrich-Heine-Universität pilotiert Selfservice Personalkostenhochrechnung erfolgreich

Schritt für Schritt erobert die Digitalisierung die öffentliche Verwaltung. Dabei werden nicht nur die Verwaltungsprozesse optimiert, sondern auch die Softwarelösungen, die die digitale Basis der Prozesse bilden. Die Optimierung der Software besteht häufig in der Entwicklung und Implementierung neuer Technologien. Zu den neuen nützlichen Technologien in der MACH Software-Familie zählen die sogenannten „Selfservices“. Dabei handelt es sich um bedienfreundliche, maßgeschneiderte Anwendungen, die den Anwender:innen eine optimierte Benutzerführung bieten.

Die Personalkostenhochrechnung (PKH) wurde als erster Selfservice der MACH AG entwickelt und erweitert damit das MACH Personalmanagement und die bestehende Personalkostenhochrechnung. Die Idee zur Entwicklung des Selfservices Personalkostenhochrechnung entstand aus der langjährigen Zusammenarbeit mit unseren Kunden im Hochschulbereich und der damit verbundenen intensiven Analyse der universitären Verwaltung.

Die Entwicklung selbst wurde im Rahmen der Entwicklungspartnerschaft mit der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) und durch Impulse der Universität Paderborn initiiert. Im Anschluss startete die HHU dann als Pilot-Universität gemeinsam mit MACH die intensive Entwicklung und Produktivsetzung. Im nächsten Schritt wird die Universität Paderborn die Software kennenlernen.

„Mit dem Selfservice Personalkostenhochrechnung binden wir unsere Budgetverantwortlichen flexibel in die Ressourcenplanung ein. Die Entscheider können nun intuitiv, mit nur wenigen Klicks, verschiedene Szenarien dezentral simulieren und gewinnen so Transparenz über die finanziellen Auswirkungen von Besetzungsentscheidungen.“

Nicole Arntzen MACH Koordinatorin, Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Die Lösung unter der Lupe

Der Selfservice ist dezentral angelegt, d. h. die einzelnen Bereiche verantworten jeweils eigene Budgets. Somit können Dekane bzw. die Verantwortlichen der jeweiligen Fakultäten die Freigabe z. B. für eine Personalstelle eigenständig erteilen. Bisher waren häufig lediglich die Entscheider:innen der technischen Fakultäten in der Lage, die bestehende Personalkostenhochrechnung zu bedienen, weil die Anwendung der Software Vorkenntnisse oder eine gewisse technische Affinität erforderte. Außerdem förderte die Zunahme der Drittmittelprojekte innerhalb der Fakultäten zusätzlich den Bedarf, die Personalmittelbudgetierung dezentral durchzuführen.

Planung der Personalkosten

Die Anwendung „Planung der Personalkosten“ enthält alle Abrechnungsdaten, die auf die Mitarbeiterdaten heruntergebrochen werden. Der Datenbestand beträgt im Schnitt etwa 60 Belege pro Mitarbeiter:in aus den letzten fünf Jahren. Jede Führungskraft kann hier auch die Verträge der Mitarbeiter:innen sehen, reduziert auf die budgetrelevanten Aspekte.

Überblick für Führungskräfte

Der Überblick für die Führungskräfte stellt das verfügbare Budget mit den gebundenen und genehmigten Mitteln über Jahre dar. So können die verfügbaren Mittel auf den ersten Blick festgestellt werden.

Erstellung von Szenarien

Eine weitere wichtige Anwendung dient der Erstellung von Szenarien. Wenn Budgetverantwortliche einen neuen Lehrstuhl an ihrer Fakultät planen, können sie verschiedene Optionen auswählen – z. B. unbestimmte Besetzung, Vertragsverlängerung usw. Die Erstellung und der Vergleich von unterschiedlichen Szenarien bieten den Führungskräften der HHU die Möglichkeit, passgenaue Personalentscheidungen zu treffen.

Budgetkreis

Die letzte Anwendung ist ein Budgetkreis, der eine Zusammenfassung von Abrechnungsobjekten darstellt, die durch die Budgetverantwortlichen nach gleichen Regeln beplant werden.

Die Vorteile der Lösung im Überblick

Der Selfservice Personalkostenhochrechnung erleichtert der HHU die Arbeit durch folgende Vorteile:

Im System arbeiten alle Beteiligten unter den gleichen Rahmenbedingungen. Keine zusätzlichen und aufwendigen Nebenbuchhaltungen - eine "Wahrheit“
Verbesserung des Zugriffs auf relevante Daten. Erhöhung der Datenqualität (keine rückwirkende Umfinanzierung notwendig)
Identische, verlässliche Datenbasis und Vorgehensweisen bei Hochrechnungen in Verwaltung und Fakultäten/Fachbereichen
Flexibler und effizienter Ressourceneinsatz
Effiziente Prozesse zwischen Verwaltung und Budgetkreisen
Entlastung der Zentralverwaltung
Mehr Autonomie und Verantwortung für die Budgetkreise

Auf neuen Wegen zum gemeinsamen Projektziel

Für eine schnelle Weiterentwicklung der MACH Software wählte das Projektteam die Form der agilen Zusammenarbeit. Im Austausch mit den Anwendenden aus der wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät, die dieses Projekt in der Pilotphase eng begleiteten, wurden die Anforderungen aufgenommen und bei der Entwicklung des Tools umgesetzt. Anschließend folgte die Pilotphase, die mehrere Sprints von jeweils vier Wochen beinhaltete. In jedem Sprint wurde der Softwareprototyp vorgestellt und die Änderungen und Verbesserungen definiert. Dadurch bekam das Entwicklungsteam direkt Feedback, was bis zum nächsten Sprint umzusetzen war. Schließlich wurde die Software auch flächendeckend über alle Fakultäten an der HHU ausgerollt.

Die Heinrich-Heine-Universität arbeitet seit Anfang 2020 produktiv mit dem Selfservice. Dank der intuitiven Bedienung des Selfservices reichte eine Schulung von lediglich drei Stunden aus, um die Anwender:innen mit dem neuen Service vertraut zu machen. Das erfolgreiche Projekt wird nun gemeinsam fortgesetzt, aktuell sammeln die Projektverantwortlichen Feedback aus den Fakultäten und stimmen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung ab.