News · 19.08.20

„Verwaltung kann auch schnell“

#E-Government #Lösungen

Technische Kapazitäten mussten innerhalb kurzer Zeit erheblich ausgebaut werden, fast 100 Prozent der Mitarbeiter:innen waren im Homeoffice. Für das ITZBund bedeutet die Pandemie einen Spagat zwischen Schutz der Mitarbeiter:innen und sehr hoher Dienstleistungsbereitschaft für die Kunden zu denen u.a. das Robert-Koch-Institut zählt. Holger Lehmann, Chef des Leitungsstabs, gibt einen Einblick.

Lockdown des ITZBund kann es nicht geben

Als Deutschland aufgrund der Corona-Pandemie in den Krisenmodus ging, war eines klar: „Einen Lockdown des ITZBund kann es nicht geben“, sagt Holger Lehmann, Chef des Leitungsstabs. Schließlich ist die Behörde mit ihren ca. 3.250 Mitarbeiter:innen der zentrale IT-Dienstleister für die Bundesverwaltung. Holger Lehman ergänzt: „Wir haben sofort einen Krisenstab gebildet, der auch heute noch besteht und sich regelmäßig austauscht und entscheidet.“

Zwei Dinge standen dabei im Fokus: Zum einen musste die Sicherheit der Mitarbeiter:innen gewährleistet, zum anderen der Betrieb für die kritische Infrastruktur der Kunden störungsfrei aufrechterhalten und teilweise ausgebaut werden. Ein Beispiel: „Wir betreiben die Website des Robert-Koch-Instituts“, sagt Lehmann. Und die Zugriffszahlen stiegen im Verlauf der Krise rasant. Mit Zunahme der Fallzahlen wuchs auch das Informationsbedürfnis. Die Folge: „Um die Website performant zu halten, mussten wir Hardware runterschieben, Hardware runterschieben und nochmals Hardware runterschieben.“ Hinzu kam, dass die Bundesverwaltung sehr schnell überwiegend ins Homeoffice gegangen ist. Um die Verwaltung arbeitsfähig zu halten, wurden daher sehr kurzfristig und schnell entsprechende Infrastrukturlösungen geschaffen.

Telearbeitsquote vor Corona bei fast 50 Prozent

Als IT-Dienstleister war das ITZBund schon vor der Krise sehr gut auf mobiles Arbeiten eingestellt. Knapp die Hälfte der Mitarbeiter:innen arbeitete bereits tageweise von zu Hause aus. „Das ist für eine Behörde schon sehr komfortabel“, sagt Lehmann. Und die Quote wurde dann auf fast 100 Prozent hochgefahren. Die größte Herausforderung war dabei weniger die technische, als die menschliche Seite, denn es galt, die Veränderungen gut zu kommunizieren, um die individuellen Ängste und Sorgen der Mitarbeiter:innen zu adressieren.

Für Lehmann war etwas anderes eine besondere Herausforderung: das virtuelle Führen in der Fläche. „Da man nicht so eng führen kann, muss viel mehr Vertrauen in die Mitarbeiter aufgebaut werden.“ Er sieht seine Mitarbeiter:innen und sich selbst in einem andauernden Lernprozess. Es sei schwierig, aus dem Homeoffice ins Homeoffice Feedback zu Dingen zu geben, die nicht gut liefen. Neben dem Mehr an Vertrauen bedeutet das digitale Arbeiten für den Referatschef auch ein Mehr an Verantwortung für alle Kolleg:innen.

„Die Krise hat gezeigt, ich kann auch ohne die persönliche Unterschrift des Vorgesetzten Dinge in die Wege leiten.“

Holger Lehmann Leiter des Leitungsstabs, ITZBund

Holger Lehmann sieht im Führen wesentlich mehr als das fachliche Anleiten von Mitarbeiter:innen. Für ihn ist es eine eigene Disziplin: „Ich muss Rahmenbedingungen schaffen, die für meine Mitarbeiter passen.“ Dazu gehöre beispielsweise agiles Arbeiten, um den Teamgedanken hervorzuheben, aber auch flexible Arbeitsverhältnisse in puncto Arbeitszeit und -ort.

Balance zwischen Stabilität und Innovation halten

Und welche Schlussfolgerungen zieht er aus dem bisherigen Verlauf der Krise? „Die wichtigste Erkenntnis ist für mich: Verwaltung kann auch schnell.“ Das habe nicht nur seine Behörde gezeigt, sondern auch der Bund insgesamt. Als ein Beispiel nennt Lehmann den von der Bundesregierung unterstützen Hackathon #WirvsVirus mit 30.000 Teilnehmer:innen, aus dem 130 konkrete Projekte hervorgegangen sind. „Bei allen Veränderungen müssen wir die Balance zwischen gewohnter Stabilität und Verlässlichkeit des Regierungs- und Verwaltungshandelns einerseits und der Umsetzung von Neuem wie die Digitalisierung andererseits halten“, betont Lehmann.