E-Akte

Zu den Akten

Es ist ein erklärtes Ziel öffentlicher Verwaltungen ihre Tätigkeiten effektiver und effizienter zu gestalten. Mit der E-Akte, die bis 2020 eingeführt sein soll, können Dokumente digital verwaltet und Prozesse elektronisch abgewickelt werden, gleichzeitig geht damit aber die größte Veränderung für die öffentliche Verwaltung seit Einführung der EDV einher.

MACH E-Verwaltung

Elektronische Aktenführung mit der MACH E-Verwaltung

Die MACH E-Verwaltung ist modular aufgebaut und erfüllt sämtliche Anforderungen aus dem Organisationskonzept elektronischer Verwaltungsarbeit. Ob mit der E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung oder E-Zusammenarbeit – MACH bietet für Ihre individuellen Anforderungen die passende Lösung.
MACH E-Akte

Revisionssicher. Webbasiert. Strukturiert.

Die MACH E-Akte ist der zentrale Baustein der elektronischen Verwaltung. Für viele Behörden ist die elektronische Aktenführung ab 2020 nach dem E-Government-Gesetz verpflichtend.

MACH E-Vorgangsbearbeitung

Gemeinsames Arbeiten, Abstimmen und Mitzeichnen

Die MACH E-Vorgangsbearbeitung erfüllt als weiterer Baustein der E-Verwaltung die Anforderungen aus dem Organisationskonzept elektronischer Verwaltungsarbeit nach einem modularen Aufbau.

MACH E-Zusammenarbeit

Virtuelle Arbeitsräume für Abteilungen, Projekte oder Gremien

Bei der MACH E-Zusammenarbeit werden Dokumente in virtuellen Arbeitsräumen hinterlegt und der Zugriff sowie die Bearbeitung von einzelnen oder mehreren Beschäftigten ermöglicht. Dadurch wird der Informationsaustausch in Teams enorm verbessert und beschleunigt.

bearbeitete Dateien seit Anfang 2019 >80.000

Effiziente Arbeits­gestaltung mit der MACH E-Akte

"Mit MACH E-Akte haben wir innerhalb kürzester Zeit unsere Aufbau- und Ablauforganisation effektiv und effizient gestaltet und somit unsere Prozessarbeit revolutioniert. Drei Jahre nach der Einführung haben wir rund 9.000 Vorgänge in 5.000 Akten bearbeitet."

Klaus Pilger, Referatsleiter Haushalt, Otto Benecke Stiftung e. V.

MACH E-Akte

Revisionssicher. Webbasiert. Strukturiert.

MACH E-Akte

Die E-Akte ist der zentrale Baustein der elektronischen Verwaltung. Schon jetzt setzen viele Verwaltungen auf die E-Akte, um ihre Arbeit einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter zu gestalten. Die MACH E-Akte ist speziell für die öffentliche Verwaltung konzipiert und bietet eine optimale Lösung zur zentralen Schriftgutverwaltung. Damit haben alle Mitarbeiter, dank webbasiertem Lösungsansatz, jederzeit und von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf Dokumente und Dateien. Die MACH E-Akte erfüllt die im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit festgelegten rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen.

Kostensenkung 20%
E-Akte Video

Video: MACH E-Akte. Die Lösung für die öffentliche Verwaltung

MACH E-Vorgangsbearbeitung

Gemeinsames Arbeiten, Abstimmen und Mitzeichnen

MACH E-Vorgangsbearbeitung

Um die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung zu verbessern, sind moderne Systeme eine zentrale Voraussetzung für einen effizienten Betrieb. Das betrifft nicht nur die elektronische Ablage, sondern auch die behördeninterne Kommunikation und alle weiteren Geschäftsprozesse. Diese Prozesse lassen sich optimieren, mithilfe der E-Vorgangsbearbeitung digitalisieren und in Teilen sogar automatisieren. Die MACH E-Vorgangsbearbeitung erfüllt die im Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit festgelegten rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen.

MACH Zusammenarbeit

Virtuelle Arbeitsräume für Abteilungen, Projekte oder Gremien

MACH E-Zusammenarbeit

Mithilfe der MACH E-Zusammenarbeit werden Dokumente für die kollaborative Zusammenarbeit in virtuellen Arbeitsräumen hinterlegt und für den Zugriff von einzelnen oder mehreren Beschäftigten freigegeben. Aus den gängigen Büroanwendungen ist es möglich, elektronische Unterlagen direkt in den virtuellen Arbeitsraum zu speichern, ohne die erzeugte Datei separat „hochladen“ zu müssen. Die Ergebnisse können anschließend in Akten oder Vorgänge überführt werden. Die Lösung kann integriert mit weiteren Modulen der MACH E-Verwaltung oder als reines Kollaborationstool eingesetzt werden, dazu erfüllt sie die Anforderungen zur elektronischen Zusammenarbeit gemäß Organisationskonzept E-Verwaltung.

IHR WEG ZUM PROJEKTERFOLG

Software allein löst noch keine Probleme

Analyse

Ist-Zustand als Basis

Analyse

Bei der Einführung neuer Software im Verwaltungsumfeld sind die Anforderungen besonders hoch. Fehlgeleitete Datenströme kann sich niemand erlauben. Wir haben ein klares Projektvorgehen, das einerseits langjährig erprobt ist, andererseits aber auch einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegt. Wir starten, indem wir mit Ihnen zusammen die relevanten Prozesse identifizieren und analysieren sowie den Ist-Zustand beschreiben.

Konzeption

Soll-Zustand erarbeiten

Konzeption

Die Analyse Ihrer Prozesse ist die Basis für eine zielgerichtete Konzeption Ihrer neuen Software-Lösung. In diesem Schritt optimieren wir Ihre Prozesse gemäß den definierten Projektzielen. Eine entsprechende Dokumentation schafft Transparenz in Bezug auf Geschäftsabläufe, Zuständigkeiten und Aufgaben. Ganz wichtig: Wir erarbeiten Lösungen, die sich auch umsetzen lassen!

Implementierung & Inbetriebnahme

Einrichtung der MACH Software

Implementierung & Inbetriebnahme

In diesem Schritt wird das MACH System in dem von Ihnen gewünschten technischen Umfeld eingerichtet. Wir beraten Sie dafür in Hinblick auf IT-Strukturkonzepte und ÖV-kompatibler Betriebsmodelle. Auf der Grundlage vorkonfigurierter Systeme werden erste Testläufe gefahren, um die Migration bestmöglich vorzubereiten. Der Aufbau Ihres Software-Systems erfolgt schließlich iterativ, d. h. Optimierungen werden innerhalb des laufenden Prozesses in Feedback-Schleifen vorgenommen und direkt ausgeführt. Dank messbarer Eingangs- und Abnahmekriterien genießen Sie überdies Kosten- und Planungssicherheit.

Integration

Einbindung in Ihre IT-Landschaft

Integration

Die komfortable und sichere Einbindung der MACH Software in Ihre bestehende Infrastruktur und die Anbindung an vorhandene Fachverfahren ist zentraler Bestandteil unseres ganzheitlich angelegten Lösungsangebots. Für einen hoch performanten, stabilen sowie effizienten Betrieb Ihrer Systeme stellen wir Ihnen verschiedene Services und Technologien zur Verfügung. Dazu gehören sowohl standardisierte als auch individuell auf Ihren Bedarf zugeschnittene Integrationslösungen. Denn unser gemeinsames Ziel sind der optimale Betrieb Ihres Systems, hohe Investitions- und Zukunftssicherheit und ein vereinfachtes Schnittstellenmanagement.

Schulung & Support

Vorbereitung und Nachsorge beim Umgang

Schulung & Support

Damit Sie Ihre MACH Anwendungen optimal und effizient nutzen, konzipieren wir für Sie gern entsprechende Schulungen. Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, haben wir standardisierte Schulungsbausteine entwickelt, die wir dann passend zu Ihrem Schulungsbedarfs zusammenstellen und individualisieren. Das macht den Prozess ebenso kalkulierbar wie flexibel.

Damit Sie auch im laufenden Betrieb stets sicher sein können, dass alle Anwendungen zu Ihrer Zufriedenheit laufen und auftretende Fehler prompt behoben werden, stehen Ihnen unser Basissupport sowie ergänzende Support-Optionen bis hin zum individuellen Service-Manager zur Verfügung. Dank eines modernen Ticketmanagement-Systems haben Sie stets Transparenz über den Bearbeitungsstatus Ihrer Anfrage.