Projekt-Updates

OZG, Digitalisierung des Personalwesens, E-Rechnung, E-Beschaffung, E-Akte – Verwaltungsdigitalisierung ist unser Kerngeschäft. Hier stellen wir Ihnen kurz und knapp einige aktuelle Projekte vor.

Finanzmanagement in Kirchen­stif­tungen

Die Erzdiözese München und Freising – mit 750 Kirchenstiftungen und etwa 1.400 Mandanten – hat seit Januar 2020 das Finanzmanagement von MACH in der MACH Web 2.0-Technologie in den Kirchenstiftungen im Einsatz. Damit werden die Anwender:innen unterstützt, die neuen Anforderungen des §2b UStG in der gesamten Einrichtungsfläche nutzerfreundlicher umzusetzen.

Das Projekt startete im September 2019 mit einem sehr engen Zeitplan bis zur Produktivsetzung. Durch das hervorragende Zusammenspiel zwischen dem Projektteam der Erzdiözese und der MACH AG gelang es dennoch, die Einrichtung des Testsystems noch vor dem geplanten Termin zu realisieren und den Start der Pilotierung termintreu zu beginnen.

Die erfolgreiche und fristgerechte Produktivsetzung ist nur ein Teil dessen, was dieses Projekt auszeichnet. Eine Reihe von Lernvideos zum Handling der Software für die etwa 700 Anwender:innen wurde ebenso rechtzeitig zum Produktivstart erstellt und für den geplanten Wissensaufbau an die Erzdiözese München und Freising übergeben.

Transparentes Buchen und Controlling

Die Fachhochschule Wedel (FH Wedel) – eine von den wenigen privaten gemeinnützigen Fachhochschulen in Deutschland mit rund 1.300 Studierenden – ist seit Januar 2020 mit dem Finanzmanagement in der MACH Web 2.0-Technologie produktiv.  

Seit vielen Jahren setzte die Fachhochschule die Finanzsoftware mecos® des MACH Tochterunternehmens ein, bis 2019 beschlossen wurde, den Finanzbereich zu modernisieren. Im August 2019 startete das Projekt, in dessen Rahmen in nur 5 Monaten die Module Finanzbuchhaltung und Kontokorrent eingeführt wurden. Dadurch wurde mehr Transparenz für die grundlegenden Buchungsvorgänge sowie das Controlling gewährleistet. Neben der Finanzsoftware hat die Fachhochschule eine Personalabrechnungslösung im Einsatz. 

Forschungsetats sicher verwalten

Ein weiteres Leibniz-Institut, das Leibniz-Institut für Nutztierbiologie (FBN) bei Rostock, führt die MACH ERP-Lösung bis zum 01.01.2021 ein. Damit ist es das 18. Leibniz-Institut, das die MACH Software im Einsatz hat.

Das FBN verfügt über einen Etat von 24,5 Millionen Euro, jeweils von Bund und Land finanziert, der über MACH Finanzen abgebildet wird. Ein Baustein der Einführung wird auch die E-Rechnung sein.

Mit sechs Institutsbereichen und 300 Beschäftigten hat das FBN eine Größe, die vom digitalen Personalwesen profitiert. Die Personalverantwortlichen können sich in Zukunft stärker auf das Wesentliche konzentrieren, da Personalmanagement, Personalkostenhochrechnung und Reise über das ERP-System abgebildet werden. 

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Logo Deutsches Institut für Ernährungsforschung Potsdam-Rehbrücke | © DIfE

Erneutes „Ja“ zu MACH

Ein wichtiger Schritt für das Deutsche Institut für Ernährungsforschung Potsdam-Rehbrücke (DIfE):

Das DIfE ist seit bald 22 Jahren MACH Kunde und hat sich nun für die umfangreiche Modernisierung des produktiven MACH ERP-Systems entschieden. MACH erhielt nach einer öffentlichen Ausschreibung den Zuschlag und damit die Bestätigung der bisherigen Zusammenarbeit. Neben den erweiterten Finanzanwendungen und der komfortableren Oberflächenstruktur setzt das DIfE zukünftig auf einen ganzheitlichen Beschaffungs- und Rechnungsworkflow inkl. Vergabe und E-Rechnung.

MACH Prozessberater begleiten das Projekt von Anfang an. Dabei ist dem DIfE die Einbindung der dezentralen wissenschaftlichen Bereiche in den Beschaffungsprozess sehr wichtig. Optional sollen nach der erfolgten Umstellung auch weitere derzeit im Einsatz befindliche Systeme für das Reisemanagement und die Dokumentenverwaltung sukzessive auf vorhandene MACH Anwendungen umgestellt und konsolidiert werden. Ein integriertes Berichtswesen wird interne und externe Berichtspflichten abdecken. Das Projekt läuft bis ca. Ende 2020.

 

Prozessmanagement im Einsatz bei Ärzteversorung Niedersachsen | © Ärzteversorgung Niedersachsen

Mehr Trans­parenz durch Prozess­manage­ment

Die Ärzteversorgung Niedersachsen (ÄVN) will den zukünftigen Anforderungen insbesondere aus der Digitalisierung begegnen, indem sie vorhandenes Prozesswissen sichert und die Prozesse kontinuierlich verbessert. Das Prozessmanagement-Projekt setzt dabei den Fokus auf die Identifizierung und Erhebung der Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Im Rahmen des Wissensmanagements erfolgt daher eine umfassende Aufnahme der vorliegenden Ist-Prozesse.

Die Ziele: Transparenz für Vertretung und Abläufe erhöhen sowie verbesserte Planbarkeit von Ressourcen sicherstellen, um technische Lösungen später besser implementieren zu können. Die Ärzteversorgung Niedersachsen hat sich für dieses langfristige Projekt entschieden, mit MACH als Beratungspartner zusammenzuarbeiten.

BSI modernisiert in time und in budget

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nutzt bereits seit 1999 MACH. Über die Jahre entwickelte sich die MACH Lösung rasant weiter, einiges an Daten kam zusammen.

Von Juli 2017 bis Mai 2019 modernisierte die nationale Cyber-Sicherheitsbehörde ihre MACH Finanzlösung „in time“ und „in budget".

Mit der Lösung und der neuen Datenbank ist das BSI sehr zufrieden. Bis November wird dort noch die E-Rechnung mit Bestellbezug inklusive Anbindung an das Zentrale Rechnungseingangs Portal (ZRE) des Bundes implementiert.

Kreis Segeberg auf dem Weg zur E-Rechnung

Im Frühjahr 2019 hat sich der Kreis Segeberg entschieden, den Rechnungsbearbeitungsprozess künftig in MACH abzubilden. Segeberg setzt bereits seit 2008 auf die MACH Finanzlösung. Nun wird der Kreis in zwei Schritten auf die neueste Technologie der MACH ERP-Software umstellen.

Zunächst erfolgt die Modernisierung der entsprechenden MACH Finanzanwendungen. Anfang des nächsten Jahres ist die Einführung der MACH E-Rechnung geplant, sodass ab April 2020 auch XRechnungen empfangen und verarbeitet werden können.

Mit der neuen Version der MACH Software profitiert die Verwaltung von herausragender Bedienbarkeit und optimaler Prozessunterstützung. Zudem laufen die Rechnungsprozesse zukünftig wesentlich effizienter und umweltfreundlich.

Bühne frei für  MACH Personal

Das Nationaltheater Mannheim arbeitet seit 2012 mit der Personalabrechnung von MACH. Um den manuellen Aufwand für Prüfungen zu minimieren und Meldungen z. B. an die Rentenversicherungen versenden zu können, entschloss sich das Nationaltheater im Jahr 2012 dafür, die Komplettlösung von MACH einzuführen. Dass Steuerausländer mit MACH viel besser abgerechnet werden können, als mit anderen Lösungen, ist ein maßgeblicher Grund, weshalb sich das Theater einst für die MACH Software entschieden hat.

Vorreiter bei XRechnung

Als eine der ersten Bundesbehörden hat das Statistische Bundesamt die Voraussetzungen für den vollständig digitalisierten Rechnungseingang geschaffen. MACH war an diesem Projekt maßgeblich beteiligt und richtete den sogenannten „Referenzprozess E-Rechnung“ ein. Durch die jahrzehntelange Erfahrung im Bundesbereich und ausgewiesene Prozesskompetenz von MACH verlief die Einführung reibungslos und innerhalb kürzester Zeit.

Mit Beschaffung & E-Rechnung zur digitalen Ver­wal­tung

Die Fachhochschule Dortmund ist mit MACH an den Start gegangen. Neben einer neuen Finanzierungs- und Kontierungsstruktur werden aktuelle digitale Workflows für Beschaffungen und Rechnungen eingeführt, bei denen der gesamte Prozess von der Antragstellung, über die Bearbeitung bis hin zur Buchung papierlos bleibt. Die neuen Prozesse werden derzeit in drei
Pilotbereichen – dem Fachbereich Wirtschaft
und den Dezernaten Facilitymanagement
und Hochschul-IT – getestet.

Mit Finanzen und Personal auf Kurs

Die Germany Trade & Invest GmbH (GTAI), Wirtschaftsförderungsgesellschaft der Bundesrepublik Deutschland, nutzt seit 2018 MACH Web 2.0 – und das nicht nur an seinen Dienstorten in Bonn und Berlin, sondern an über 50 Standorten weltweit.

Nachdem bereits seit vielen Jahren MACH Finanzen (MACH c/s) und Personalmanagement (MACH Web 1.0) genutzt wurde, startete im Jahr 2017 die Umstellung auf MACH Finanzen sowie MACH Personal Web 2.0.

Weiterhin wird die GTAI im Jahr 2019 mit der Einführung der MACH E-Rechnung beginnen.

Data Warehouse im Landes­betrieb Wald und Holz NRW

Die Kombination von Daten aus verschiedenen Datenquellen in einem Bericht, einfaches Ad-hoc-Reporting, korrekte Auswertungen zur richtigen Zeit – zukünftig kein Problem mehr für den Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen. Dieser hat nun den Aufbau eines Data Warehouse beantragt. Hierzu wurden die Lizenzen für MACH BI Architekt und MACH BI Analyse erworben.

Pünktlich zur E-Rechnung

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) hat bereits erfolgreich die Umstellung auf MACH Web 2.0 durchgeführt. Nun wird das BfJ in diesem Jahr das Thema E-Rechnung angehen. Das gesamte Projekt erstreckt sich bis 2019 – pünktlich zur Einhaltung der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO).

Roll-out E-Rechnung im Ressort

Mit der am 7. September veröffentlichten Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes sind viele Fragen für die Bundesbehörden zur fristgerechten Einführung der E-Rechnung in Deutschland geklärt worden – der Rahmen ist gesetzt. Vor diesem Hintergrund erfolgte nun die Unterzeichnung der erforderlichen Verträge zur Einführung der MACH E-Rechnung im Ressort des Bundesministeriums des Innern (BMI).

Im nächsten Schritt geht es an die Realisierung und den Roll-Out in den Bundesbehörden des BMI. Dabei stehen zwei ambitionierte Ziele im Vordergrund:

  • zum einen die Anbindung des vom IT-Planungsrat initiierten E-Rechnungsstandards XRechnung
  • sowie die Nutzung des zentralen E-Rechnungsportals des Bundes.

Mit neuer HKR-Software in die Zukunft

Die MACH AG hat den Zuschlag für die Einführung einer neuen Software für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen im Land Berlin gewonnen. Gemeinsam mit den Partnern BearingPoint und Computacenter wird MACH das Projekt bis zum 1. Januar 2021 in der Berliner Hauptverwaltung sowie in den 12 Berliner Bezirken umsetzen.

Mehr Komfort mit MACH Reise

Umfassender Self-Service durch Web-Technologie, ortsunabhängiger, dezentraler Zugriff auf alle Reisedaten und -dokumente sowie ein durchgängiges, medienbruchfreies Online-Verfahren – hiervon wird die Hochschule Ostwestfalen-Lippe zukünftig profitieren. Diese hat nun MACH Reise beauftragt. Hierzu wird zunächst die Softwarekomponente im Dezernat Finanzen pilotiert und im Anschluss an der gesamten Hochschule ausgerollt.

Geisteswissen­schaftliche Zentren Berlin e. V. setzen auf MACH

Der Verein Geisteswissenschaftliche Zentren Berlin e. V. (GWZ) umfasst drei Forschungszentren:

  • Das Leibniz-Zentrum Allgemeine Sprachwissenschaft (ZAS),
  • das Leibniz-Zentrum Moderner Orient (ZMO)
  • sowie das Zentrum für Literatur- und Kulturforschung (ZfL).

Durch den Eintritt in die Leibniz-Gemeinschaft ergeben sich neue Anforderungen an das Finanzmanagement der Zentren, die mit der aktuellen Software nicht abbildbar sind. MACH wird daher die bisher genutzte Software in allen drei Zentren durch MACH Finanzen ablösen. Hierbei werden die doppische und kamerale Buchhaltung eingeführt sowie MACH E-Rechnung, Anlagenbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung.

Neue ERP-Software bei der Hochschule Wismar

Mit 8.700 Studierenden bietet die Hochschule Wismar ein breites Angebot von Präsenz- und Fernstudiengängen. Die Hochschule hat sich für den Bereich Finanzen entschieden, ihre Software zu modernisieren und durch Module der MACH AG zu ersetzen. Dafür wurden die Komponenten MACH Finanzen inklusive MACH E-Rechnung sowie MACH BI beauftragt. Der Projektzeitraum ist von 2018 – 2019 geplant.