News · 03.09.19

Gut Holz

Mit 630 Nutzern und 450 Beschaffungsvorgängen pro Monat ist der Beschaffungsprozess ein wichtiger Teil des Finanzwesens beim Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen. Die Prozesse, die noch vor 9 Monaten papierbasiert abgebildet wurden, verlaufen mit der MACH E-Beschaffung jetzt digital und dadurch deutlich schneller und transparenter.

Digitale Beschaffung im Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen

Wald und Holz NRW und die MACH AG verbindet eine langjährige Zusammenarbeit. Die Einführung der MACH Finanzlösung war einer der letzten Bausteine zur Reform der Forstverwaltung in Nordrhein-Westfalen seit 1995. Die damals noch dreistufige Landesforstverwaltung mit 35 Forstämtern nutzte MACH seit 2001 produktiv. Nach 4 Jahren wurde die Forstverwaltung abermals konsolidiert und in eine zweistufige Struktur überführt. Das Ergebnis: Der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen wurde gegründet und auch die MACH Lösung wurde auf neue Beine gestellt.

Die Hürden auf dem Weg bewältigt

Nachdem die Landesregierung NRW mit dem Kabinettsbeschluss 2006 entschied, das Haushalts-, Kassen-, und Rechnungswesen zu modernisieren, sollten alle Behörden im Land das Programm EPOS.NRW einführen. Knapp 10 Jahre später fiel die Entscheidung, dass alle Landesbetriebe von der Verpflichtung zur Umstellung auf EPOS.NRW ausgenommen werden. Damit standen sie vor der Wahl, ihre bestehende Software zu modernisieren oder das neue Programm einzuführen.

David Hölscher, Leiter KLR und Wirtschaftsplanung bei Wald und Holz NRW, verglich daraufhin die Kosten der Modernisierung durch MACH mit der Neueinführung von EPOS.NRW und ermittelte einen deutlichen Kostenunterschied zugunsten der Modernisierung von MACH. Neben diesem finanziellen Argument überzeugten die deutlichen Vorteile einer Modernisierung – schließlich war die ERP-Software von MACH bereits im gesamten Landesbetrieb etabliert.

So startete 2016 das ERP-Modernisierungsprojekt mit MACH. Gleichzeitig erwies sich diese Umstellung als guter Zeitpunkt, den Beschaffungsprozess des Landesbetriebes zu digitalisieren und in der neuen Technologie MACH Web 2.0 auszuführen.

"Die Digitalisierung der Beschaffungs- und Rechnungsprozesse sollte als Ganzes betrachtet werden. Durch die Zusammenführung dieser beiden Prozesse entfaltet sich das gesamte Potenzial eines vollständig digitalisierten Prozesses."

David Hölscher Leiter KLR und Wirtschaftsplanung bei Wald und Holz NRW

Schritt für Schritt zur Produktivsetzung

Zunächst wurde der bestehende Beschaffungsprozess im Landesbetrieb aufgenommen und mithilfe von BPMN dargestellt. Im Zuge mehrerer Workshops ist im Anschluss ein optimierter Standardbeschaffungsprozess erarbeitet worden, nach dem zukünftig Beschaffungen im Landesbetrieb durchgeführt werden sollen. Dieser Prozess wurde mithilfe von MACH als Workflow im Logistikmodul digitalisiert und weiter optimiert. Nach einer längeren Testphase, in der einige Organisationseinheiten des Landesbetriebes diesen Prozess für Beschaffungen verwendet haben, wurde der Prozess abermals optimiert und im Anschluss durch die Umsetzung eines ausgearbeiteten Schulungskonzeptes an die Mitarbeiter:innen vermittelt.

So erfolgte im Februar 2019 die Produktivsetzung der MACH E-Beschaffung.

Zu einer wesentlichen Anforderung im Projekt zählte die Anbindung aller wichtigen Beschaffungsverfahren: die IT-gestützte Vergabeplattform des Landes NRW, die auch unter dem Namen „Kaufhaus des Landes“ bekannt ist, und das Vergabemanagementsystem der cosinex GmbH.

E-Beschaffung in der Praxis: Dienstleistungen rund um das Holz

Dezentrale Beschaffung

Der Beschaffungsprozess des Landesbetriebes weist eine Besonderheit auf: Es gibt keine zentrale Beschaffungseinheit. Die Einrichtung ist als Flächenverwaltung mit diversen Untereinheiten organisiert, die trotzdem im gesamten Prozess miteinander kooperieren. Deswegen besteht eine wesentliche Herausforderung darin, die verschiedenen Organisationseinheiten in den Prozess zu integrieren.

Wertgrenzen

Von Anfang an definierte der Landesbetrieb für die Nutzung von der Beschaffungsworkflows eine Wertgrenze von 150 Euro. Der Nutzen durch die Dokumentation von Beschaffungen unterhalb dieses Wertes wurde im Vergleich zu dem erhöhten Aufwand als zu gering erachtet. Für Beschaffungen oberhalb von 1.000 Euro des Nettowaren- bzw. Leistungswertes muss zusätzlich ein ausgefüllter Beschaffungsantrag als PDF-Dokument in den Prozess geladen werden. Beschaffungen unter diesem Wert werden in der Regel durch einen formlosen Antrag gestellt.

Beschaffungs­prozess

Ein typischer Beschaffungsprozess beim Landesbetrieb sieht wie folgt aus: beispielsweise wird eine Motorsäge für die Fällarbeiten im Wald benötigt. Zunächst erfolgt eine Bedarfsmeldung der Bedarfsstelle im Beschaffungsworkflow. Diese wird durch den Budgetverantwortlichen geprüft und bei berechtigtem Bedarf und vorhandenen Mitteln freigegeben. Im Workflow wird der Vorgang direkt an die Mitarbeiter:innen, die die Bestellungen durchführen weitergeleitet, die wiederrum die Bestellung ausführen. Der Beschaffungsprozess wird beendet, indem die Bedarfsstelle den Erhalt der Motorsäge im MACH-System bestätigt.

Beschaffungs­artikel

Auf solche Weise werden neben Standardartikeln für den Bürobedarf, IT-Technik und typische Forstartikel wie Sprühfarbe, Motorsägen, etc. hauptsächlich Fremdleistungen für die Bewirtschaftung des Staatswaldes des Landes Nordrhein-Westfalen beschafft. Dazu gehören besonders die umsatzstarken Dienstleistungen rund um den Holzeinschlag (die Fällung der Bäume) und das Holzrücken (der Transport von gefällten Bäumen).

Herausforderungen und erste Erfolge

Die Einbindung der 500 Gelegenheitsnutzer:innen aus 16 Forstämtern und der Zentrale in die neu definierten Workflows fordert das Projektteam. Durch die geplante Einführung von Selfservices werden solche Gelegenheitsnutzer:innen das Programm zukünftig hoffentlich intuitiv bedienen können.

Bereits kurz nach der Produktivsetzung erlebte der Wald und Holz NRW folgende Verbesserungen:

  • Durch die standardisierten Beschaffungsanträge erfolgt die Bearbeitung schneller und komfortabler.
  • Der Beschaffungsprozess verläuft geordneter und übersichtlicher.
  • Ein intelligentes Dokumentenmanagement hinter dem Beschaffungsprozess sichert eine Beweiskette zur jeweiligen Vergabe.

 

Ausblick

Die Schnittstelle zur cosinex-Lösung wurde im Sommer 2019 getestet – die Produktivsetzung ist noch 2019 geplant. Dies bedeutet weitere Prozessverbesserungen, da in Zukunft auch das Vergabeverfahren digital durchgeführt wird und Daten zwischen den beiden Softwarelösungen über diese Schnittstelle ausgetauscht werden. Und zwar: Wenn eine neue Vergabeakte angelegt wird, erhält die Vergabestelle eine Benachrichtigung. Dies birgt einen wesentlichen Rationalisierungs- und Transparenzeffekt im Beschaffungswesens des Landesbetriebes. 

Vorteile der cosinex Schnittstelle

Durch die zusätzliche Einführung der MACH Schnittstelle zum Vergabemanagementsystem von cosinex wird der Beschaffungsprozess inklusive Vergabe zukünftig integriert und damit noch effizienter umgesetzt.
Zusammenfassend bieten sich folgende Vorteile durch die Schnittstelle:
 
•  Keine Unterbrechung des Arbeitsflusses
•  Effizienteres Arbeiten
•  Keine Doppelerfassung mehr
•  Vermeiden von Fehlern bei der Datenübertragung
•  Nachvollziehbarkeit, welche Vergabeverfahren und Beschaffungsprozesse zusammengehören
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#Digitales Personalwesen #Referenz

Blick hinter die Kulissen: National­theater Mannheim

Jürgen Pottebaum und Birgitta Keul verantworten am Nationaltheater Mannheim die Personalabrechnung. Mit MACH rechnen sie Gastkünstler unterschiedlichster Länder ab.