News · 03.09.19

Gut Holz

Mit 630 Nutzern und 450 Beschaffungsvorgängen pro Monat ist der Beschaffungsprozess ein wichtiger Teil des Finanzwesens beim Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen. Die Prozesse, die noch vor 9 Monaten papierbasiert abgebildet wurden, verlaufen mit der MACH E-Beschaffung jetzt digital und dadurch deutlich schneller und transparenter.

Digitale Beschaffung im Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen

Wald und Holz NRW und die MACH AG verbindet eine langjährige Zusammenarbeit. Die Einführung der MACH Finanzlösung war einer der letzten Bausteine zur Reform der Forstverwaltung in Nordrhein-Westfalen seit 1995. Die damals noch dreistufige Landesforstverwaltung mit 35 Forstämtern nutzte MACH seit 2001 produktiv. Nach 4 Jahren wurde die Forstverwaltung abermals konsolidiert und in eine zweistufige Struktur überführt. Das Ergebnis: Der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen wurde gegründet und auch die MACH Lösung wurde auf neue Beine gestellt.

Die Hürden auf dem Weg bewältigt

Nachdem die Landesregierung NRW mit dem Kabinettsbeschluss 2006 entschied, das Haushalts-, Kassen-, und Rechnungswesen zu modernisieren, sollten alle Behörden im Land das Programm EPOS.NRW einführen. Knapp 10 Jahre später fiel die Entscheidung, dass alle Landesbetriebe von der Verpflichtung zur Umstellung auf EPOS.NRW ausgenommen werden. Damit standen sie vor der Wahl, ihre bestehende Software zu modernisieren oder das neue Programm einzuführen.

David Hölscher, Leiter KLR und Wirtschaftsplanung bei Wald und Holz NRW, verglich daraufhin die Kosten der Modernisierung durch MACH mit der Neueinführung von EPOS.NRW und ermittelte einen deutlichen Kostenunterschied zugunsten der Modernisierung von MACH. Neben diesem finanziellen Argument überzeugten die deutlichen Vorteile einer Modernisierung – schließlich war die ERP-Software von MACH bereits im gesamten Landesbetrieb etabliert.

So startete 2016 das ERP-Modernisierungsprojekt mit MACH. Gleichzeitig erwies sich diese Umstellung als guter Zeitpunkt, den Beschaffungsprozess des Landesbetriebes zu digitalisieren und in der neuen Technologie MACH Web 2.0 auszuführen.

"Die Digitalisierung der Beschaffungs- und Rechnungsprozesse sollte als Ganzes betrachtet werden. Durch die Zusammenführung dieser beiden Prozesse entfaltet sich das gesamte Potenzial eines vollständig digitalisierten Prozesses."

David Hölscher Leiter KLR und Wirtschaftsplanung bei Wald und Holz NRW

Schritt für Schritt zur Produktivsetzung

Zunächst wurde der bestehende Beschaffungsprozess im Landesbetrieb aufgenommen und mithilfe von BPMN dargestellt. Im Zuge mehrerer Workshops ist im Anschluss ein optimierter Standardbeschaffungsprozess erarbeitet worden, nach dem zukünftig Beschaffungen im Landesbetrieb durchgeführt werden sollen. Dieser Prozess wurde mithilfe von MACH als Workflow im Logistikmodul digitalisiert und weiter optimiert. Nach einer längeren Testphase, in der einige Organisationseinheiten des Landesbetriebes diesen Prozess für Beschaffungen verwendet haben, wurde der Prozess abermals optimiert und im Anschluss durch die Umsetzung eines ausgearbeiteten Schulungskonzeptes an die Mitarbeiter:innen vermittelt.

So erfolgte im Februar 2019 die Produktivsetzung der MACH E-Beschaffung.

Zu einer wesentlichen Anforderung im Projekt zählte die Anbindung aller wichtigen Beschaffungsverfahren: die IT-gestützte Vergabeplattform des Landes NRW, die auch unter dem Namen „Kaufhaus des Landes“ bekannt ist, und das Vergabemanagementsystem der cosinex GmbH.

Weitere Projekteinblicke

- E-Beschaffung in der Praxis: Dienstleistungen rund um das Holz
- Herausforderungen und erste Erfolge
- Ausblick sowie die Vorteile der cosinex-Lösung
finden Sie in dem Praxisbericht.
 
 
News
#Digitales Personalwesen #Referenz

Blick hinter die Kulissen: National­theater Mannheim

Jürgen Pottebaum und Birgitta Keul verantworten am Nationaltheater Mannheim die Personalabrechnung. Mit MACH rechnen sie Gastkünstler unterschiedlichster Länder ab.