Blick hinter die Kulissen: National­theater Mannheim

Bühne frei für die MACH Personalabrechnung

Welche spezifischen Anforderungen hat ein Theater an die Personalabrechnung?  Wie haben das Nationaltheater Mannheim und MACH zueinander gefunden?

Das Nationaltheater Mannheim arbeitete schon früh mit einer Software für die Personalabrechnung. Allerdings war diese Lösung auf eine bestimmte Fallzahl limitiert. Im Laufe der Zeit kam das System dann an seine Grenzen. Aus diesem Grund machte sich das Nationaltheater im Jahr 2009 auf die Suche nach einer neuen Kleinstlösung. Die Wahl fiel letztlich auf die Firma MECOM, die ja inzwischen zur MACH AG gehört.

Nun ist das Nationaltheater Mannheim nicht gerade klein. Sie beschäftigen circa 650 Festangestellte, 150 Gastkünstler und durchschnittlich 500 Honorarkräfte. Ihr Jahresetat liegt bei insgesamt 65 Millionen Euro – was meinen Sie, wenn Sie von einer Kleinstlösung sprechen?

Im Grunde wurde die Software zunächst als eine bessere Druckvorlage genutzt. Das heißt, wir haben 2009 noch nicht mit der Lösung gerechnet, sondern lediglich die Stamm- und Bewegungsdaten eingegeben, um eine formal korrekte Abrechnung ausdrucken zu können. Wir schöpften die Möglichkeiten der Personalabrechnungs-Software zum damaligen Zeitpunkt also keineswegs aus.

Um selbst abrechnen zu können, den manuellen Aufwand für Prüfungen zu minimieren und Meldungen z. B. an die Rentenversicherungen versenden zu können, entschlossen wir uns im Jahr 2012 schließlich dafür, die Komplettlösung von MACH einzuführen, die damals noch mecos ® Lohn- und Gehaltsabrechnung hieß.

Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag seit der Einführung der MACH Personalabrechnung verändert?

Ganz entscheidend. Vor 2012 erstellten wir Buchungs- und Steuerbelege sowie Sozialversicherungsmeldungen noch mühsam per Hand. Ich versichere Ihnen, dass es keine Freude bereitet, 400 Steuerbelege innerhalb einer bestimmten Frist händisch auszufüllen. Es war ein immenser Aufwand.

Wie viel Zeit nahm die Einführung der vollständigen Abrechnungslösung in Anspruch?

Das Projekt verlief reibungslos. Unsere größte Herausforderung als Eigenbetrieb bestand rückblickend darin, das Budget von der Stadt Mannheim freigegeben zu bekommen. Als das Budget bereitstand, ging alles ganz schnell. Die Berater führten die Lösung innerhalb von zwei Tagen bei uns ein und dann lief sie auch. Wir standen nach der erfolgreichen Einführung noch einige Male telefonisch in Kontakt, um zum Beispiel die Bearbeitung von Sonderfällen zu klären.

Sie bringen also viel Erfahrung im Umgang mit einer IT-gestützten Personalabrechnung mit. Welche spezifischen Anforderungen haben aus Ihrer Sicht Theater an die digitale Personalabrechnung?

Theater rechnen anders ab, als „gewöhnliche“ Einrichtungen. Es fängt damit an, dass wir den Jahresabschluss zum Ende des Wirtschaftsjahres vornehmen. Die Herausforderungen für die Software liegen aber an anderen Stellen. Bei uns im Nationaltheater finden Zahlläufe beispielsweise nicht monatlich, sondern täglich statt. Die Lohnabrechnung wird durchgeführt, sobald der Vorhang buchstäblich fällt. Aus diesem Grund kann ein Mitarbeiter auch gut und gerne drei Gehaltsabrechnungen im Monat erhalten. Wenn diese Mitarbeiter dann auch noch Bescheinigungen aus dem Ausland vorlegen, wird es kompliziert.

Inwiefern stellt Sie die Abrechnung von Künstlern aus dem Ausland vor Herausforderungen?

Circa 80 Prozent unserer Gastkünstler kommen aus dem Ausland. Oft handelt es sich um selbstständige Künstler, die weder der deutschen Sozialversicherung noch der Lohnsteuer unterliegen. Hier kommen Einkommens- und Umsatzsteuer ins Spiel. Meines Wissens nach gibt es nur sehr, sehr wenige Anbieter, die sowohl Steuerinländer als auch Steuerausländer abrechnen können.

Welche Besonderheiten gehen mit der Abrechnung von Gastkünstlern einher?

Gastkünstler sind nicht gleich Gastkünstler. Einige Gastkünstler werden für ganze Produktionen engagiert, andere, wie die Doppelbesetzung, kommen nur sporadisch zum Einsatz. Bei Gastkünstlern, die selten eingesetzt werden, stellt sich die Frage, ob sie als abhängige, als unselbstständige oder doch als selbstständige Beschäftigte abgerechnet werden. Wenn wir als abrechnende Mitarbeiter diese Antwort kennen, dann liefert uns die Software auch das richtige Ergebnis. Es braucht also weiterhin Grips vor dem Bildschirm. Die Software unterstützt uns aber natürlich, indem sie die korrekten Grunddaten, aktuelle Steuerrichtlinien und Krankenkassenbeiträge sowie Schnittstellen zu Meldeverfahren, wie der Versorgungskammer oder Elster, bereitstellt.

Sie sprechen das Meldewesen an. Melden Sie Ihre Gastkünstler auch im Ausland?

Noch arbeiten wir in diesen Fällen mit Bescheinigungen. Doch unsere Kollegen vom Friedrichstadt-Palast in Berlin arbeiten zusammen mit MACH in einem Pilotprojekt am Meldewesen für das Ausland. Wir freuen uns bereits auf die Lösung.

Wir haben bereits viel über Gastkünstler gesprochen. Welche Personalfälle rechnet das Nationaltheater Mannheim darüber hinaus noch ab?

Wir rechnen im Grund alles ab, was nur vorstellbar ist. Also sowohl Lohn- und Sozialversicherungspflichtige, darunter auch geringfügig und kurzfristig Beschäftigte, als auch Selbstständige, die dem Einkommens- und Umsatzsteuerrecht unterliegen. Wir steuern das unkompliziert über die Lohnarten in der Software.

Welche spezifischen Anforderungen erfüllt die MACH Personalabrechnung noch?

Wir am Nationaltheater rechnen natürlich nach Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht ab, aber eben auch Selbstständige und Honorarkräfte. Wir unterscheiden dabei zwischen darbietenden und nicht-darbietenden Selbstständigen beziehungsweise Honorarkräften. Die Krux an der Sache ist, dass es durchaus Selbstständige gibt, auf deren Abrechnung sich drei unterschiedliche Abrechnungsformen finden.

Können Sie ein Beispiel beschreiben?

Wenn wir zum Beispiel einen Choreografen engagieren, der in seiner Vorführung gleichzeitig auch tanzt, dann unterliegen diese Tätigkeiten gleich drei verschiedenen Steuerrichtlinien. Als Tänzer rechnen wir ihm die Darbietung ab und als Choreografen, also nicht-darbietenden Künstler, sein Werk sowie die Nutzung-/Aufführungsrechte am Werk. So landen wir letztlich bei drei Abrechnungsformen auf einer Rechnung, die alle unterschiedlich besteuert werden. In vielen Personalabrechnungstools müssten wir in diesem Fall drei einzelne Stammdatensätze anlegen; mit MACH können wir alle drei Fälle in einem Vorgang abrechnen.

Was sind aus Ihrer Sicht die Stärken der MACH Personalabrechnung?

Zu den großen Vorteilen der MACH Personalabrechnung zählt mit Sicherheit neben der übersichtlichen und komfortablen Abrechnung auch die Rückrechnung. Wenn zum Beispiel gesetzliche Änderungen rückwirkend in Kraft treten, dann müssen die Korrekturen laut dem Sozialversicherungsrecht in den Entstehungsmonat zurückgebucht werden. Die Software verschafft uns dank der Mehrfachauswahl die Möglichkeit, gleichzeitig alle betroffenen Fälle rückwirkend abzurechnen. Bei Honorarkräften aus dem Steuerausland gilt allerdings das Zuflussprinzip und somit der aktuelle Monat.

Was sind die nächsten Schritte des Nationaltheaters Mannheim auf dem Weg zum digitalen Personalwesen?

Zum einen denken wir darüber nach, die Schnittstelle von MACH zu thea.perso dafür zu nutzen, um unsere erfassten Zeiten in MACH einzuspeisen. Zum anderen wollen wir unsere Personalprozesse ganzheitlicher gestalten. Als Eigenbetrieb, der nicht die gleiche Lösung wie die Stadt Mannheim nutzt, überschneiden sich momentan noch viele Prozesse. Der MACH Integrationsserver könnte perspektivisch als eine Art Datendrehscheibe zwischen den unterschiedlichen Systemen fungieren. Und wenn wir noch ein Stück weiter in die Zukunft blicken, wird sicher auch die digitale Personalakte zu einem Thema für uns.