News · 29.05.19

Blick hinter die Kulissen: National­theater Mannheim

Das Nationaltheater Mannheim arbeitet seit 2012 mit der Personalabrechnung von MACH. Jürgen Pottebaum (Leiter der Abteilung Personal und Recht) und Birgitta Keul (Verantwortliche für die Abrechnung von Gastkünstlern) erläutern die Besonderheiten der Personalabrechnung in Theatern und zeigen, wie die Lösung von MACH diese abbildet.

Bühne frei für die MACH Personalabrechnung

Welche spezifischen Anforderungen hat ein Theater an die Personalabrechnung?  Wie haben das Nationaltheater Mannheim und MACH zueinander gefunden?

Das Nationaltheater Mannheim arbeitete schon früh mit einer Software für die Personalabrechnung. Allerdings war diese Lösung auf eine bestimmte Fallzahl limitiert. Im Laufe der Zeit kam das System dann an seine Grenzen. Aus diesem Grund machte sich das Nationaltheater im Jahr 2009 auf die Suche nach einer neuen Kleinstlösung. Die Wahl fiel letztlich auf die Firma MECOM, die ja inzwischen zur MACH AG gehört.

Nun ist das Nationaltheater Mannheim nicht gerade klein. Sie beschäftigen circa 650 Festangestellte, 150 Gastkünstler und durchschnittlich 500 Honorarkräfte. Ihr Jahresetat liegt bei insgesamt 65 Millionen Euro – was meinen Sie, wenn Sie von einer Kleinstlösung sprechen?

Im Grunde wurde die Software zunächst als eine bessere Druckvorlage genutzt. Das heißt, wir haben 2009 noch nicht mit der Lösung gerechnet, sondern lediglich die Stamm- und Bewegungsdaten eingegeben, um eine formal korrekte Abrechnung ausdrucken zu können. Wir schöpften die Möglichkeiten der Personalabrechnungs-Software zum damaligen Zeitpunkt also keineswegs aus.

Um selbst abrechnen zu können, den manuellen Aufwand für Prüfungen zu minimieren und Meldungen z. B. an die Rentenversicherungen versenden zu können, entschlossen wir uns im Jahr 2012 schließlich dafür, die Komplettlösung von MACH einzuführen, die damals noch mecos ® Lohn- und Gehaltsabrechnung hieß.

 

Das National­theater Mannheim

Das Nationaltheater wurde von der Bevölkerung als erstes kommunales Theater der Welt ins Leben gerufen. Aufgrund dieser stolzen Historie ist das Theater tief in der Region verwurzelt. Zugleich genießt es heute auch überregionale Anerkennung. Bekanntheit erlangte das Nationaltheater zum Beispiel für das Mannheimer Repertoire. Damit sind Inszenierungen gemeint, die teilweise seit 50 Jahren auf dem Spielplan stehen.

Nationaltheater Mannheim

Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag seit der Einführung der MACH Personalabrechnung verändert?

Ganz entscheidend. Vor 2012 erstellten wir Buchungs- und Steuerbelege sowie Sozialversicherungsmeldungen noch mühsam per Hand. Ich versichere Ihnen, dass es keine Freude bereitet, 400 Steuerbelege innerhalb einer bestimmten Frist händisch auszufüllen. Es war ein immenser Aufwand.

Wie viel Zeit nahm die Einführung der vollständigen Abrechnungslösung in Anspruch?

Das Projekt verlief reibungslos. Unsere größte Herausforderung als Eigenbetrieb bestand rückblickend darin, das Budget von der Stadt Mannheim freigegeben zu bekommen. Als das Budget bereitstand, ging alles ganz schnell. Die Berater führten die Lösung innerhalb von zwei Tagen bei uns ein und dann lief sie auch. Wir standen nach der erfolgreichen Einführung noch einige Male telefonisch in Kontakt, um zum Beispiel die Bearbeitung von Sonderfällen zu klären.

"Heute kommt der Steuerbeleg per Knopfdruck aus der MACH Personalabrechnung – ganz einfach."

Jürgen Pottebaum (Abteilungsleiter Personal und Recht) & Birgitta Keul (Verantwortliche für die Abrechnung von Gastkünstlern) nutzen die Lösung MACH Personalabrechnung

Sie bringen also viel Erfahrung im Umgang mit einer IT-gestützten Personalabrechnung mit. Welche spezifischen Anforderungen haben aus Ihrer Sicht Theater an die digitale Personalabrechnung?

Theater rechnen anders ab, als „gewöhnliche“ Einrichtungen. Es fängt damit an, dass wir den Jahresabschluss zum Ende des Wirtschaftsjahres vornehmen. Die Herausforderungen für die Software liegen aber an anderen Stellen. Bei uns im Nationaltheater finden Zahlläufe beispielsweise nicht monatlich, sondern täglich statt. Die Lohnabrechnung wird durchgeführt, sobald der Vorhang buchstäblich fällt. Aus diesem Grund kann ein Mitarbeiter auch gut und gerne drei Gehaltsabrechnungen im Monat erhalten. Wenn diese Mitarbeiter dann auch noch Bescheinigungen aus dem Ausland vorlegen, wird es kompliziert.

Inwiefern stellt Sie die Abrechnung von Künstlern aus dem Ausland vor Herausforderungen?

Circa 80 Prozent unserer Gastkünstler kommen aus dem Ausland. Oft handelt es sich um selbstständige Künstler, die weder der deutschen Sozialversicherung noch der Lohnsteuer unterliegen. Hier kommen Einkommens- und Umsatzsteuer ins Spiel. Meines Wissens nach gibt es nur sehr, sehr wenige Anbieter, die sowohl Steuerinländer als auch Steuerausländer abrechnen können.

Lesen Sie jetzt den vollständigen Praxisbericht

Im vollständigen Praxisbericht erhalten Sie noch tiefere Einblicke in die Personalprozesse des Nationaltheaters Mannheim.

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