Verwaltung macht Zukunft

Einführung:
Rechnungsworkflow

Die Einführung des Rechnungsworkflow gehört zu den Spezialthemen unseres Beratungsangebots. Das Angebot richtet sich an Bestands- und Neukunden von MACH Finanzmanagement, die ihre zahlungsbegründenden Unterlagen elektronisch abbilden möchten.

Fromme Wünsche. Keine Lösung?

Die gute Nachricht: Sie teilen ein Schicksal mit Vielen, falls Sie nicht wissen, wo die Rechnung gerade im Haus unterwegs ist, Ihre Bearbeitungszeiten für Rechnungen zu lang sind oder Skontofristen nicht eingehalten werden können. Und Sie befinden sich in guter Gesellschaft, wenn Sie sich eine strukturierte, vollständig elektronische Bearbeitung des Rechnungseingangs wünschen, um z.B.

  • Liegezeiten von Rechnungen zu minimieren (und Skonti zu erreichen)
  • Suche nach Rechnungen zu optimieren
  • Überblick über alle eingegangenen Rechnungen zu erhalten
  • Transparenz über den Status der Rechnungsbearbeitung zu haben
  • Dritten gegenüber besser nachweisfähig zu sein (z.B. Rechnungsprüfungsamt)

Die passende Lösung für Ihre Herausforderungen

Kurz: Ein Wildwuchs von bestehenden Rechnungsbearbeitungsprozessen soll vereinheitlicht und optimiert sowie eine zentrale Belegerfassung ohne die zeitlichen Verzögerungen und Intransparenzen einer papierbasierten Bearbeitung aufgebaut werden. Dies ist Ihr Einstieg in das Thema E-Akte bzw. die elektronische Beschaffung.

Die MACH Lösung ist voll integriert und umfasst das revisionssichere Handling von Dokumenten und Buchungsbelegen, die durch eine passgenaue Konzeption und Umsetzung zukunftssicher und effektiv eingeführt werden (z.B. E-Akte).

Dokumentierte Praxisfälle belegen: Wir haben eine sinnvolle Lösung für Sie!

Gute Argumente für die Einführung

Sie sparen Zeit, minimieren Fehlerquellen und steigern die Zufriedenheit Ihrer Lieferanten. Denn Sie erhalten

  • neue Steuerungsmöglichkeiten
    » durch verbesserte Datenbasis (z.B. Summe aller Rechnungen im Haus, Liquiditätsübersicht)
  • standardisierte Prozesse als Grundlage für KVP
  • Kostenreduktion
    » dank verkürzter Prozessdurchlaufzeiten (z.B. Suchzeiten, Einhaltung von Skontofristen)
  • Zeitersparnis bei der Dokumentenrecherche (z.B. Prüfungen oder Garantiefälle)
  • Geringere Fehlerquote
    » durch zentralisiertes Belegerfassungs-Know-how
  • gesteigerte Lieferantenzufriedenheit
    » durch pünktliche Zahlungsanweisung und Auskunftsfähigkeit
  • Vermeidung unnötiger „Liegezeiten“ der Rechnungen
    » dank Vertretungsregelungen 

Gut beraten: In wenigen Schritten ans Ziel

So gehen wir vor, damit Sie möglichst schnell vom neuen Rechnungsworkflow profitieren:

  • Konzeption der Geschäftsprozesse zur elektronischen Rechnungsbearbeitung
    » Aufnahme der bestehenden Rechnungsbearbeitungsprozesse (Ist) » Analyse und Optimierungsvorschläge » Beschreibung der Soll-Prozesse und Verankerung in Prozesslandkarte 
  • Realisierung der technischen Umsetzung durch ein standardisiertes Vorgehensmodell (z.B. Mustermappe, iterativer Systemaufbau)
    » Einrichtung » Test » Dokumentation
  • Erstellung eines Anwenderhandbuchs
  • Schulung der Anwender
  • Unterstütung der Anwender im Produktivbetrieb
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