Verwaltung macht Zukunft

MACH Vertragsmanagement

Pacta sunt servanda. Zu deutsch: „Verträge sind einzuhalten“. Dieser kurze Satz beschreibt einen elementaren Grundsatz des Vertragsrechts – dass nämlich die Vertragsparteien an geschlossene Verträge grundsätzlich gebunden sind. Aber sind die komplexen Inhalte einzelner Verträge auch immer allen Mitarbeitern klar? Werden alle Rahmenverträge wirklich optimal ausgeschöpft? Und bleiben alle Fristen gewahrt?

Um in Zeiten knapper Kassen vorhandene Handlungsspielräume voll zu nutzen und auch das „Kleingedruckte“ nicht zu übersehen, sollte das Vertragswissen strukturiert und transparent aufbereitet und abgelegt werden. MACH Vertragsmanagement bietet öffentlichen Einrichtungen die Möglichkeit, Vereinbarungen und Verträge digital so zu hinterlegen, dass sie für die tägliche Arbeit optimal erfassbar und nutzbar sind. Einmal gespeicherte Dokumente sind für alle Beteiligten auf Knopfdruck zu finden, die Informationen sind stets aktuell. Umfangreiche Funktionen unterstützen selbst komplexe Verhandlungs- und Genehmigungsprozesse.

Thumbs up Ihre Vorteile im Überblick

  • Qualitätssteigerung dank Erinnerung an vertragliche Fristen und übersichtliche Anzeige aller vertragsrelevanten Informationen
  • Hohe Flexibilität durch mögliche Konfiguration unterschiedlicher Vertragstypen für unterschiedliche Vertragsarten
  • Hoher Sicherheitsstandard dank differenzierter Berechtigungsstruktur für jeden Vertrag
  • Zeitersparnis durch Reduzierung der Recherchezeiten
  • Erhöhte Transparenz durch jederzeit verfügbaren Vertragsstatus bei durchgängig elektronischer Bearbeitung
  • Kostenersparnis dank skalierbarer und schnittstellenfreier Zusammenführung von Finanzen und Vertrag
  • Investitionssicherheit eines bewährten Produkts

Schneller. Und übersichtlicher

  • Einsicht aller notwendigen Informationen am Bildschirm bei entsprechender Berechtigung
  • zentraler Zugriff von mehreren Mitarbeitern auf einen Vertrag möglich
    • Ersparnis von Kopien notwendiger Dokumente
    • Vermeidung von Lauf- und Liegezeiten, z. B. aufgrund von Postverteilung dank durchgängiger elektronischer Bearbeitung

Vertragsverwaltung. Umfassend und vielseitig

MACH Vertragsmanagement unterstützt sowohl die Vertragserstellung im Haus als auch externe Abstimmungen.

  • Anlegen von Vertragstypen
  • Strukturierung der Eingaben über Kombination aus übergreifenden Standarddaten und frei definierbaren Informationen
  • verbesserte Auswertung
  • übersichtliche Darstellung der wichtigsten Vertragsinhalte
  • Übernahme eingehender Dokumente ins System über leistungsfähige Scan-Funktion inkl. OCR-Volltexterkennung
  • vollständige Einbindung von Papierdokumenten über Verweise auf Standort oder Aktenzeichen
  • optional: Abbildung von Hybridakten, z. B. bei Altverträgen oder umfangreichen Produktinformationen
  • Erstellen beliebiger Vorlagen für unterschiedliche Vertragsarten
  • Integration gängiger Bürokommunikationsprogramme (MS Office® und OpenOffice®)
  • individuelle Vertragsgestaltung und Anpassung der Vorlagen an die Erfordernisse der jeweiligen Einrichtung

Vorgangsbearbeitung. Flexibel und transparent

  • Einrichtung unterschiedlicher Laufwegvorlagen gemäß interner Abläufe, z. B. für Genehmigungsstufen
  • Erfassung aller steuerungsrelevanten Informationen im Vorgang, z. B. Termine, Wiedervorlagen, Fristen und Verantwortlichkeiten
  • systemseitige Information zum Bearbeitungsstand
  • Anzeige der anstehenden Aufgaben
  • Hinweis auf Dringlichkeiten
  • flexible Veränderung der Laufwege in der Vorgangsbearbeitung, z. B. bei inhaltlicher Überprüfung von Verträgen durch weitere Mitarbeiter oder Fachabteilungen
  • Organisation durch Vertretungsregeln: unterstützt zeitnahe Bearbeitung
  • höhere Verlässlichkeit interner Abläufe dank durchgängiger elektronischer Bearbeitung
  • Bearbeitungsstand jederzeit transparent
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