Verwaltung macht Zukunft

MACH Bestellwesen

Thumbs up Ihre Vorteile im Überblick

  • Durchgängiger Belegfluss von Anforderung, Anfrage, Angebot, Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung
  • 100 % online-aktuelle Mittelbindung
  • Lückenlose Beleghistorie mit Steuerung und Konsistenzprüfungen der Belege
  • Individuelle Strukturierung von Artikeln durch Konfiguration beliebig vieler Warengruppenbereiche und Warengruppen
  • Dokumentenerstellung mit der Office-Familie
  • Automatisierung von Routinearbeiten (z. B. automatischer Bestellvorschlag, Rahmenverträge, Kontierungstypen)
  • Flexibler Ausbau zu einem integrierten Beschaffungsmanagement (Marktplatz, Vergabemanagement)

MACH Bestellwesen bietet Ihnen umfassende IT-Unterstützung beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen für beliebig viele Mandanten. Das System steht dem Beschaffer in allen Phasen der Bestellabwicklung zur Seite – von der internen Anforderung über die Anfrage, Bestellung und den Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfung. Dabei können Sie das System flexibel an Ihre zentrale oder dezentrale Struktur anpassen.

Grunddaten flexibel einrichten. Arbeitsalltag erleichtern

Die Software erleichtert die tägliche Arbeit der Beschaffer mit einer ganzen Reihe von Funktionen:

  • Automatisierung von Routinearbeiten
  • lediglich einmaliges Erfassen von Artikelgrunddaten
  • Bilden von Artikelpaketen
  • komfortable Einrichtung und Strukturierung der Artikel nach den jeweiligen organisatorischen Anforderungen
  • schnelle und zielgerichtete Erfassung durch
    • Artikelkennung/-nummer
    • Artikelkurz- und -langbezeichnung
    • Beschreibungstexte
    • Artikelbeschreibungen /-abbildungen mithilfe unterschiedlicher Dateiformate (z. B. als PDF oder JPEG)
    • Lieferantenkonditionen
  • Einrichtung von Warengruppen und Warengruppenbereichen

Kontierungen automatisieren. Beschaffer entlasten

Auch die Kontierungsabläufe werden deutlich vereinfacht durch:

  • Festlegung von Kontierungstypen, um
    • Buchungen mit minimalem Aufwand zu erfassen
    • Beschaffer von finanzbuchhalterischen Daten zu entlasten
  • nähere Charakterisierung des Beschaffungsvorgangs durch verschiedene Positionsarten
  • systemseitige Steuerung der weiteren Verarbeitung
    • Beispiel: Positionsart „Beschaffung Lager“ – automatische Fortschreibung des Lagerbestands für den jeweiligen Artikel

Bei der Nutzung von MACH Finanzbuchhaltung bietet das Bestellwesen weitere Vorteile:

  • automatische Bedienung paralleler Rechnungssysteme, z. B. Kosten- und Leistungsrechnung
  • automatische Mittelbindung auf einer Haushaltsstelle, Kostenstelle oder einem Kostenträger bei Freigabe einer Anforderung oder Bestellung

Belegerfassung. Sicher und bequem

Alle Belege des Einkaufs können mit Unterstützung der Software erstellt und in einem durchgängigen Belegfluss bearbeitet werden. Beschaffungsprozesse lassen sich deutlich effizienter organisieren – allein mithilfe der Dateneingabe für eine Anforderung erzeugt die Software:

  • Anfragen an Lieferanten
  • Bestellungen
  • Wareneingangsbelege
  • Rechnungen

Der Arbeitsaufwand reduziert sich auf ein Minimum, da Belege einfach kopiert oder in Folgebelege umgewandelt werden können. Pflichtfelder machen die Dateneingabe besonders einfach und sicher.

  • komfortable Auswahl der zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen über einen eingerichteten Artikelkatalog
  • Zugriff auf den Katalog über eine Selektionsmaske oder aus einer übersichtlichen, warengruppenorientierten Artikelaufstellung
  • Chargenführung für Artikel
  • Artikelbeschreibung in einem Textfeld zur Auslösung der Beschaffung möglich
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