Verwaltung macht Zukunft

Beschaffungs- und Rechnungsworkflow

Wir verstehen den Beschaffungs- und Rechnungsworkflow bruchstellenfrei in einem System, beginnend bei der elektronischen Beschaffung, über den Rechnungsworkflow mit der E-Rechnung, bis hin zur Zahlung.

Beschaffungsworkflow

Für den optimalen Beschaffungsworkflow bietet Ihnen MACH umfassende IT-Unterstützung beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen für beliebig viele Mandanten. Das System steht dem Beschaffer in allen Phasen der Bestellabwicklung zur Seite – von der internen Anforderung über die Anfrage, Bestellung und den Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfung. Dabei können Sie das System flexibel an Ihre zentrale oder dezentrale Struktur anpassen.

Sämtliche Vorgänge und Prozesse lassen sich umfassend elektronisch organisieren. Das senkt die Kosten im Einkauf und verkürzt die Bearbeitungszeiten. Zudem wird die Prozessqualität gesteigert und ein verbessertes Einkaufscontrolling ermöglicht. Die Bedarfsmeldung kann einfacher erfolgen und in die einzelnen Organisationseinheiten übertragen werden. Der zentrale Einkauf wird von operativen Tätigkeiten entlastet.

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Rechnungsworkflow

Kürzere Durchlaufzeiten, höhere Prozess-Sicherheit und papierlose Rechnungsbearbeitung inklusive vollständiger Dokumentation – von diesen Vorteilen profitieren Einrichtungen, die auf den Web-basierten Prozess MACH Rechnungsworkflow setzen. Denn die Rechnungsbearbeitung ist oft komplex: Eingangsrechnungen werden häufig von mehreren Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen bearbeitet, die in unterschiedlichen Standorten tätig sein können. Nicht jeder Mitarbeiter ist berechtigt, Rechnungen in beliebiger Höhe freizuzeichnen. Häufig müssen differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren durchlaufen und spezifische Anforderungen wie das Mehr-Augen-Prinzip oder die Digitale Signatur erfüllt werden. Deshalb bietet MACH Rechnungsworkflow eine zielgerichtete IT-Unterstützung, die für effizientere Prozesse in einem zentralabteilungstypischen Aufgabenfeld sorgt.

MACH E-Rechnung
Sparsamer. Schneller. Sicherer

Höhere Prozessqualität, weniger Kosten: Die neueste Innovation von MACH verheißt durchgängig elektronische Rechnungsbearbeitung ohne Medienbrüche. E-Rechnung spart Zeit, Material und Porto – und somit bares Geld. Die MACH AG und das Bundesverwaltungsamt (BVA) setzen das Verfahren gemeinsam um und ergänzen so den elektronischen Rechnungsworkflow um einen wesentlichen Baustein. Viele Behörden optimieren schon seit Jahren ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse mit der MACH ERP-Lösung, die nun um den neuen Standard ergänzt wird.

Für die Umsetzung der elektronischen Rechnungsbearbeitung haben öffentliche Verwaltung und Wirtschaft das einheitliche Format ZUGFeRD entwickelt. Dahinter verbirgt sich die Verarbeitung elektronischer Rechnungen als PDF mit eingebetteten XML-Informationen. MACH und das BVA sind ZUGFeRD-Unterstützer.

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MACH E-Akte

Das E-Government-Gesetz und das Aktionsprogramm Digitale Verwaltung 2020 lassen keinen Zweifel daran, dass die elektronische Aktenführung zum neuen Standard wird. Mit MACH E-Akte können Sie schon heute effiziente und vorstrukturierte Prozesse gestalten und lückenlos dokumentieren. Denn die E-Akte fasst logisch zusammen, was sachlich zusammen gehört: alle Informationen und Unterlagen, die im Rahmen der Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitung angefallen sind.

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Prozessmanagement

Wir unterstützen Sie gerne bei der Prozessaufnahme, -modellierung und –optimierung ihrer Beschaffungs- und Rechnungsprozesse. Mit über 30 Jahren Erfahrung im öffentlichen Sektor sind wir bestens vertraut mit den organisatorischen, technischen, juristischen und allgemeinen Gegebenheiten in der öffentlichen Verwaltung.

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