Verwaltung macht Zukunft

In 7 Schritten zur E-Rechnung

Sinkende Budgets und immer mehr Anforderungen – öffentliche Verwaltungen bewegen sich auf einem schmalen Grat zwischen Erledigung aktueller Aufgaben und Bearbeitung strategischer Zukunftsthemen. Mehr denn je ist es erforderlich, geeignete Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Einführung der E-Rechnung hat zum Ziel, den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung sparsamer, schneller und sicherer zu machen. Je sorgfältiger die Einführung der E-Rechnung vorbereitet wird, desto erfolgreicher wird Ihr Projekt. Die folgenden sieben Punkte geben eine gute Orientierung:

Rahmenbedingungen erarbeiten

Einführung der E-Rechnung bis zum 27. November 2018 oder 2019? Zwischen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, dem E-Rechnungs-Gesetz Bund sowie der dazugehörigen Rechtsverordnung und einer wachsenden Anzahl an Landesgesetzen ist eine Rechtslage entstanden, die nicht immer ganz einfach zu durchschauen ist. Analysieren Sie im Vorfeld, was dies für Ihre Organisation bedeutet und wie der damit verbundene Zeitrahmen zur Umsetzung aussieht.

Vorteile erkennen

Die E-Rechnung bietet eine Vielzahl von Einsparpotenzialen. Die Erleichterung des Rechnungseingangs ist dabei nur ein kleiner Teil: Die eigentlichen Effekte werden durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung erzielt.

Ziele definieren

Eine genaue Betrachtung des gesamten Prozesses ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches E-Rechnungsprojekt. Wer die Prozesse einmal strukturiert aufnimmt, gewinnt Klarheit darüber, wie die Abläufe verändert werden können oder sollten.

Entscheidungsträger überzeugen

Mit einem konkreten Zielbild und dem Wissen über die Potenziale der E-Rechnung können nun alle relevanten Entscheidungsträger einbezogen werden. Die bisherigen Schritte liefern die Grundlage und die Argumente für das weitere Vorgehen.

Organisation ausrichten

Um die Potenziale der digitalen Rechnungsbearbeitung umfassend auszuschöpfen, empfiehlt es sich, bestehende Prozesse zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. Für die Umsetzung der notwendigen Neuerungen sollte Einigkeit über das Ziel und die Vorgehensweise herrschen.

Mitarbeiter einbinden

Zufriedene Mitarbeiter erhöhen die Akzeptanz und geben dem Projekt die notwendige Unterstützung! Binden Sie daher frühzeitig alle Beteiligten ein, und überzeugen Sie das Team von den Vorteilen.

Projektstart vorbereiten

Bevor das Projekt startet, müssen noch ein paar Dinge geschehen: die Bildung eines Projektteams zum Beispiel oder die Erstellung eines Projektplans mit der Definition von Meilensteinen und einem realistischen Timing.

Fit mit dem Starterpaket E-Rechnung

Bei der Rechnungsbearbeitung gelten individuelle Rahmenbedingungen. Jede Einrichtung steht vor eigenen Herausforderungen und verfolgt unterschiedliche Ziele. Die zentrale Frage lautet daher: Was soll mit der elektronischen Rechnungsbe­arbeitung erreicht werden? Zeit- und Kostenersparnis? Prozesssicher­heit und -qualität? Oder nur die reine Gesetzes- bzw. Richtlinien-Konformität?

Um die Rahmenbedingungen für Ihre E-Rechnungseinführung abzustecken, Ihre Ziele abzubilden und Ihre Prozesse passgenau zu digitalisieren, bietet MACH eine besondere Vorgehensweise, die sich sehr bewährt hat. In einem gemeinsamen Workshop zur E-Rechnung wird das Thema eingeführt, und alle Prozessbeteiligten werden involviert, so dass für die Umsetzung klarer Ziele eine breite Unterstützung etabliert ist.

Alle Informationen dazu finden Sie im Flyer

Gute Ergebnisse mit MACH

MACH ist seit über 30 Jahren erfahrener Partner von Bundes- und Landesbehörden, Kommunen, Kirchen, Wohlfahrt, Nicht-Regierungsorganisationen und vielen Hochschulen. Die MACH E-Rechnung gehört zu den am besten erprobten E-Rechnungsanwendungen speziell für die öffentliche Verwaltung. Aktuell sind wir mit unseren Kunden der Vorreiter bei der Entwicklung und Implementierung der E-Rechnung.

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