Verwaltung macht Zukunft

MACH Rechnungsworkflow und E-Rechnung

Thumbs up Ihre Vorteile im Überblick

  • Zeitersparnis dank Reduzierung der Durchlaufzeiten
  • Qualitätssteigerung durch automatisierte Einhaltung der Geschäftsregeln
  • Hohe Flexibilität durch bedarfsgerechte Anpassung der Prozessdefinitionen
  • Prozess-Sicherheit dank vordefinierter Laufwege
  • Möglichkeit zur sukzessiven Vervollständigung des Rechnungsbelegs
  • Erhöhte Transparenz durch jederzeit verfügbaren Prozess-Status bei durchgängig elektronischer Bearbeitung
  • Kostenersparnis durch automatisierte Berücksichtigung von Zahlungsfristen für besseres Erreichen von Zahlungszielen
  • Investitionssicherheit durch Nutzung von Prozess-Standards (BPMN 2.0)

Kürzere Durchlaufzeiten, höhere Prozess-Sicherheit und papierlose Rechnungsbearbeitung inklusive vollständiger Dokumentation – von diesen Vorteilen profitieren Einrichtungen, die auf den MACH Rechnungsworkflow setzen.

Denn die Rechnungsbearbeitung ist oft komplex: Eingangsrechnungen werden häufig von mehreren Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen bearbeitet, die in unterschiedlichen Standorten tätig sein können. Nicht jeder Mitarbeiter ist berechtigt, Rechnungen in beliebiger Höhe freizugeben. Häufig müssen differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren durchlaufen werden. Auf diesen vordefinierten Wegen werden die Belege vervollständigt und freigegeben.

MACH Rechnungsworkflow und E-Rechnung bieten eine zielgerichtete IT-Unterstützung zur Effizienzsteigerung bei der Rechnungsbearbeitung.

Rechnungsbearbeitung. Ganz ohne Papier

Der Dreh- und Angelpunkt der Rechnungsbearbeitung sind die einrichtungsspezifischen Prozesse, über die die Belegerfassung, Prüfung und Buchung gesteuert werden. Alle Prozess-Schritte werden protokolliert und zusammen mit den Entscheidungen in der Prozesshistorie aufgelistet. Somit erhöhen sich Transparenz und Prozess-Sicherheit im Rahmen der Rechnungsfreigabe.

  • automatische Einbindung der Beteiligten in den Prozess via Aufgabenliste und EMail-Benachrichtigung
  • systemseitige, fristgerechte Bereitstellung notwendiger Informationen
  • individuelle Laufwege für Entscheidungen, Verzweigungen und Schleifen inklusive Systemunterstützung (z. B. Berücksichtigung von Wertgrenzen)
  • Splitscreen zur Anzeige des Rechnungsdokuments innerhalb der Beleganwendung
  • spezialisierte Sichten zur Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie zur Rechnungsfreigabe
  • automatische Buchung bei Rechnungsfreigabe (Dunkelverarbeitung)
  • Einbindung beliebig vieler Personen oder Fachebenen (Mehr-Augen-Prinzip)
  • revisionssichere Dokumentation und Archivierung durch Überführung der Rechnungsdokumente in die elektronische Akte

E-Rechnung. ZUGFeRD integriert

Die MACH Software unterstützt den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU.

  • Anbindung verschiedener Eingangskanäle: E-Mail, Portale, Rechnungsnetzwerke automatisches Auslesen der Rechnungsdaten (z. B. ZUGFeRD)
  • Abgleich und Validierung mit offenen Bestelldaten im System
  • Übernahme der Informationen in die Belegerfassung
  • automatisierte Eröffnung eines Prozesses und Zuordnung der digitalisierten Rechnung

Scannen. OCR und Validierung

  • Digitalisierung der Eingangsrechnungen zur papierlosen Bearbeitung
  • OCR-Volltexterkennung im Scan-Prozess
  • Auslesen von Textbestandteilen der Eingangsrechnungen über eine Feld-Indexierung (z. B. Rechnungsnummer, Bestellnummer, Positionsdaten)

Dokumentenmanagement. Von Anfang an umfassend

MACH Rechnungsworkflow ist eine leistungsfähige Anwendung innerhalb der voll integrierten MACH Software. Funktionen aus MACH InformationManager und dem Finanzwesen sind ohne Schnittstellen eng miteinander verknüpft. So bietet MACH Rechnungsworkflow als "Prozessoptimierer" einen guten Einstieg in weitere Modernisierungsfelder.

  • zügige Nutzung neuer Handlungsspielräume
  • schnelle Erschließung der Produktvorteile
  • gesteigerte Arbeitsqualität
  • vielfältiger Einsatz von MACH InformationManager, z. B. für
    • Dokumentenmanagement und Vorgangsbearbeitung
    • Optimierung von Prozessen im E-Government, E-Procurement oder Archivierung
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