Verwaltung macht Zukunft

MACH Spendenverwaltung

Thumbs up Ihre Vorteile im Überblick

  • Benennung und Nachweis von Spendengegen über dem Finanzamt
  • Flexible Erstellung von Spendenquittungen gemäß gesetzlicher Anforderungen
  • Komfortable Verarbeitung von dezentralen Spenderlisten
  • Unterscheidung von Spenden als Eigenmittel und weiterzuleitender Spenden und getrennte Verarbeitung möglich
  • Ausweisung von Spenden gemäß Datenschutzvorgaben im integrierten System
  • Auswertungen und Analysefunktionen hinsichtlich des Spendenvolumens und der Spendenentwicklung

MACH Spendenverwaltung ist ein Zusatzmodul der integrierten MACH Software. Es wurde insbesondere für Kirchenverwaltungen und karitative Organisationen entwickelt, da gerade dort die Erfassung von Spenden oder Kollekten in der Regel ein erhebliches Buchungsaufkommen verursacht. Die feststehenden Basisdaten für die erforderlichen Belege (Ausgangsrechnung und Bank- bzw. Kassenbeleg) können mithilfe der Software einfach erfasst und automatisiert weiterverarbeitet werden. Direkt aus der Anwendung heraus lassen sich Spendenquittungen, Dankschreiben oder Überweisungsträger erzeugen und ausdrucken.

Komfortable Schnellerfassung. Geringer Buchungsaufwand

Um den Buchungsaufwand gering zu halten, verfügt die Spendenverwaltung über eine Schnellerfassungsmaske. Damit werden folgende Ziele erreicht:

  • weitgehende Automatisierung des Buchungsprozesses
  • manuelle Eingabe lediglich der variablen Daten notwendig
  • automatische Erzeugung von offenen Posten als Ausgangsrechnung
  • anschließender automatischer Ausgleich als Bank- oder Kassenbeleg
  • unterschiedliche Optionen zur Auswahl:

A) Abwicklung beider Teilschritte in einem Arbeitsschritt

  • Aufwandminimierung, z. B. bei bereits eingegangenen Zahlungen (sofortige Buchung im System)

B) getrennte Durchführung und Zahlungseingang zu einem späteren Zeitpunkt

  • Erfassung ausstehender Zahlungseingänge » Auswertung
  • bei Bedarf Erinnerung, ggf. Mahnung
  • Einrichtung von Dauerbuchungen möglich, z. B. für periodisch durchzuführende Buchungen von Zahlungseingängen
  • Erzeugung von Ausgangsrechnungen im Register Termine
  • schnelle Buchungsnavigation bei Zahlungseingang
  • automatischer Ausgleich des offenen Postens durch Erstellung eines Bank- oder Kassenbelegs

Eine Frage des Ausdrucks: Formulare und Briefe

Bequem und effizient Quittungen, Dankschreiben und Überweisungsträger in hoher Stückzahl drucken zu können, erleichtert den Alltag. Deshalb bietet MACH Spendenverwaltung eine durchdachte Seriendruckfunktion:

  • Ausdruck des gewünschten Formulars zu den jeweils zuvor selektierten Belegen
  • Kluge Benutzerführung durch einfaches Aktivieren von Selektionsvoreinstellungen
  • beim Ausdruck Auswahl nach Quittungsart möglich
  • systemseitige Unterscheidung zwischen Einzelquittungen, Sammelquittungen und ohne Quittungsdruck
  • Nachweis mehrerer Einzelspenden in Sammelquittungen, Erstellung jeweils zum Jahresende
  • Nachdruck zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt möglich
  • Unterstützung beim Ausdruck offizieller Formulare bzw. von Formularen gemäß gesetzlichen Vorgaben
  • freie Gestaltungsmöglichkeit durch den Anwender
  • automatische Übernahme aller relevanten Daten des Zuwendenden bei Bedarf (Name, Adresse, Kontotitel, Kontobezeichnung, Belegbetrag u. a.)

Auswerten und abrufen. Ganz zielgerichtet

MACH Spendenverwaltung bietet Auswertungen in verschiedenen Sichtweisen an und stellt sämtliche Spendeninformationen detailliert und übersichtlich dar:

  • Auswertung des Spendenaufkommens nach Abrechnungsobjekten
    • individuelle Einrichtung von Abrechnungsobjekten als Einheiten der unteren Buchungsebene
    • Buchung eingehender Zuwendungen z. B. auf konkrete Veranstaltungen oder Spendenprojekte
  • Auswertung des Spendenaufkommens nach Partnern und Konten
  • weitere Eingrenzungskriterien verfügbar, z. B. Spendenart, Belegdatum, Konto, Kostenrechnung

Je nach Bedarf kann der Anwender bei der Darstellung einzelner Auswertungen zwischen den Varianten "Gesamtsummen" und "Gesamtsummen mit Ausweis von Einzelbelegen" wählen.

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