Verwaltung macht Zukunft

MACH Reise

Thumbs up Ihre Vorteile im Überblick

  • Umfassender Self-Service durch Web-Technologie
  • Kundenindividuelle Pflege von Reisekostenrichtlinien
  • Einmalige Dateneingabe
  • Automatische Verbuchung auf Konten / Kostenstellen
  • Durchgängiges, medienbruchfreies Online-Verfahren
  • Einfache, Workflow-gestützte Benutzerführung
  • Ortsunabhängiger, dezentraler Zugriff auf alle Reisedaten und -dokumente
  • Kostenersparnis durch Prozessoptimierung

Dienstreisen organisieren ist ein vermeintlich einfacher Prozess. Hinter den Schritten Beantragen, Koordinieren und Abrechnen verbirgt sich jedoch oft ein hoher Aufwand: Der Reisende muss viel telefonieren, umständliche Excel-Tabellen ausfüllen und Dienstreiseanträge auf Papier einreichen. Die elektronische Bearbeitung hilft, die Abläufe besser zu strukturieren und wirtschaftlicher zu organisieren. MACH Reise, eine integrierte Zusatzkomponente der MACH Software, unterstützt sowohl den Reisenden als auch die Abrechnungsstelle und entlastet damit die Beteiligten von zahlreichen administrativen Tätigkeiten.

Web-Technologie. Mobiler geht's nicht

Die Lösung ist vollständig Web-basiert. Das macht den Einsatz in Flächenorganisationen besonders kostengünstig:

  • ortsunabhängiges Erfassen des Reiseantrags, aller Planungsinformationen und der Reisekostenabrechnung durch den Mitarbeiter
  • mobiler Zugriff auf das System über gesicherte Internetverbindung via VPN-Client (Virtual Private Network)
  • Bearbeitung des Dienstreiseantrags oder der Reisekostenabrechnung durch Vielreisende bereits unterwegs möglich
  • Entlastung für technische Administration aufgrund geringer Systemanforderungen (Browser)

So einfach. So gut geplant

Vom Reiseantrag bis zum Start – so schnell kann es losgehen:

  • Eingabe weniger Reisedaten in einer übersichtlichen Bedienmaske (Reisebeginn und-ende, Abfahrtsort, Reiseziel und -zweck)
  • komfortable systemseitige Unterstützung bei mehreren auswärtigen Terminen in einer Woche oder einer "Rundreise"
  • pro Antragsposition je ein Textfeld für freie Eingaben, z. B. für Begründungen
  • bei abgeschlossenen Reservierungswünschen Freigabe des Antrags durch den Reisenden
  • Vollständigkeitsüberprüfung durch Eingabepflichtfelder

Workflow-gestützte Abwicklung. Bestens organisiert

Für den weiteren Bearbeitungsweg kann die Software flexibel auf die jeweiligen Prozesse einer Einrichtung abgestimmt werden:

  • automatisches Auslösen eines Vorgangs mit allen getätigten Eingaben nach Freigabe des Reiseantrags
  • Ablage aller Buchungsnachweise in elektronischer Akte, z. B. Reservierungsbestätigungen, Online-Flugtickets etc.
  • digitale Weiterleitung der Reisedokumente
  • praxisgerechte systemseitige Unterstützung bei Umbuchungen oder Stornierungen (insbesondere bei Zusammenarbeit mit festen Anbietern im Massengeschäft)
  • Markierung betreffender Reisepositionen als Gutschrift möglich
  • anschließende Verrechnung der Beträgedurch die Software
  • separate Korrektur einzelner Positionen möglich
  • hohe Prozess-Sicherheit dank Realisierbarkeit mit Mehr-Augen-Prinzip
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