Verwaltung macht Zukunft

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin

Valide.
Datenbasis für Managemententscheidungen

Ein verlässliches Zahlenwerk ist die wesentliche Grundlage für alle darauf aufsetzenden Instrumente des Berichtswesens, des Controllings und der Verwaltungssteuerung. Deswegen setzt die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) auf ein integriertes Verwaltungsmanagement.

An die Stelle unterschiedlicher Systeme und vieler Nebenbuchhaltungen ist die integrierte MACH Software als führendes System getreten. Und das bedeutet konkret: Alle Buchungen laufen über diese Software. Die F15Z-Schnittstelle zum HKR-Verfahren des Bundes, die über das Haushaltsmodul angesprochen wird, ermöglicht einen zügigen Zahlungsverkehr. Alle verbindlichen Listen, z. B. die Haushaltsüberwachungsliste (HÜL), werden über die Software bereit gestellt. Und vor allem: Die verschiedenen Verwaltungsprozesse also Haushalt, Beschaffung, Vergabemanagement, Logistik, Anlagenbuchhaltung und Vermögensverwaltung laufen integriert, bei einmaliger Belegerfassung und auf einer Datenbank. Folglich werden die Daten und Datenverknüpfungen aus einem einheitlichen Datenbestand abgerufen.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin in Dortmund

Integration. Und eine einheitliche Datenbasis

Die Vorteile des integrierten Verwaltungsmanagements erschließen sich auf den ersten Blick nicht immer sofort und unmittelbar an den einzelnen Erfassungsarbeitsplätzen. Aber spätestens beim Blick auf das gewonnene Zahlenmaterial erschließt sich der Nutzen schnell, wenn man zum Beispiel die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) betrachtet. Wobei die „Rohdaten“ alleine keinen ausreichenden Nutzen stiften, sie müssen vielmehr im Berichtswesen entscheidungsorientiert aufbereitet werden. Denn erst ein funktionierendes Reporting mit bedarfsgerechten, auf die jeweiligen Zielgruppen abgestimmten Auswertungen bietet die richtigen Voraussetzungen für zielorientiertes, wirtschaftliches Handeln.

Heute etabliert: Betriebswirtschaftliche Instrumente

Die BAuA hat in den zurückliegenden Jahren einige Erfahrungen sammeln können, was den Einsatz betriebswirtschaftlicher Methoden anbelangt. Das gilt insbesondere für die KLR mit einer produktorientierten Zeitaufschreibung sowie die Budgetierung. Die Fachbereichsleiter bewirtschaften die verhandelten und zugewiesenen Budgets im Rahmen der vereinbarten Ziele eigenverantwortlich und kontrollieren bzw. überwachen diese auch. Dafür hat die Stabsstelle operatives Controlling der BAuA zum Jahresbeginn 2008 die Möglichkeit geschaffen, über die integrierte Software jederzeit aktuelle Online-Berichte zum eigenen Budget aufzurufen. Die Berichtsvorlagen wurden über den MACH Reportgenerator zentral erstellt. Sie greifen stets auf den aktuellen Datenbestand zu und geben den Fachbereichs- und Gruppenleitern deswegen einen aktuellen Überblick über die verbrauchten, vorgebundenen und verfügbaren Mittel. Damit erhalten Hausleitung sowie Fachbereichs- und Gruppenleiter wichtige Informationen für den Führungsprozess, denn sie können Entscheidungen zu bestimmten Projekten und Vorhaben stets auf einer aktuellen, validen Zahlenbasis treffen. Außerdem können sie Abweichungen von der Planung schnell erkennen und bei Bedarf sofort gegensteuern.

Spekulationen. Durch belastbare Zahlen ersetzt

Diese und andere Berichte werden von den Führungskräften der BAuA intensiv genutzt, weil sich der Nutzen schnell erschließt. Bevor die BAuA eine KLR mit produktorientierter Zeitaufschreibung eingeführt hatte, konnten die finanziellen Dimensionen und damit die benötigten Haushaltsmittel für neue Vorhaben und Projekte in der Regel nur geschätzt werden. Und das war umso schwieriger, je weniger Erfahrungswerte es hierfür gab. Damit bestand die latente Gefahr, sich bei neuen Projekten zu verkalkulieren. Das kann gravierende Auswirkungen haben, etwa wenn ein Projekt im Vergleich zur ursprünglichen Schätzung in der Realisierung finanziell aus dem Ruder läuft. Der Nutzen valider Daten hat sich jedem Fachbereichsleiter auch schnell erschlossen, wenn Begründungen für Maßnahmen gefordert werden, z. B. bei Etatverhandlungen. Heute kann sich der Fachbereichsleiter auf belastbare Zahlen stützen. So lässt sich fundiert belegen, warum für ein bestimmtes Vorhaben Haushaltsmittel in welcher Höhe erforderlich sind. Und: Auch Personalbedarfsplanungen können aus den Zahlen der KLR solide abgeleitet und begründet werden.

Ermittelt: Kostendeckende Gebühren

Dass die Berichte im Alltag genutzt werden, zeigt sich nicht nur bei der Kalkulation neuer Projekte, bei Entscheidungen zu neuen Vorhaben oder der Personalbedarfsplanung. Auch für die Kalkulation von Gebühren und Entgelten werden die Zahlen herangezogen. Als einen ersten Bereich hat die BAuA die Entgelte überprüft, die sie für die Nutzung ihrer Räume durch Dritte erhebt. Über die KLR konnten die relevanten Größen, wie z. B. Personalaufwand, Energieverbrauch sowie benötigtes technisches Equipment, erfasst und für eine kostendeckende Entgeltordnung herangezogen werden. Grundsätzlich soll dieses auf alle Leistungen der Bundesanstalt ausgeweitet werden, für die Gebühren bzw. Entgelte erhoben werden. Denn erst wenn der konkrete Aufwand ermittelt wurde, zum Beispiel für die Anmeldung neuer Biozid-Produkte, lassen sich kostendeckende Gebühren ermitteln.

Zeiterfassung: Plausibilisierung der Daten

Aktuell arbeitet die BAuA daran, die Plausibilität der Zeiterfassungsdaten zu verbessern, also die korrekte Zuordnung der erfassten Zeiten zum Produkt sicher zu stellen. Das ist keine leichte Aufgabe, denn hierbei dürfen die berechtigten Interessen der Personalräte in Bezug auf die Anonymisierung der Daten nicht verletzt werden. Wichtig dabei ist es, dass es keinen Rückschluss auf den Einzelnen geben darf in Bezug auf Zeiten und Leistungen. Deswegen sehen die Kostenstellenverantwortlichen nur den Zeitaufwand pro Produkt. Nach der Freigabe der erfassten Zeiten ist nicht mehr ersichtlich, welcher Mitarbeiter welche Zeiten und Mengen auf welches Produkt erfasst hat. Hier werden den Gesamtzeiten die Gesamtmengen gegenüber gestellt, eine individuelle Leistungskontrolle wird damit ausgeschlossen.

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