Verwaltung macht Zukunft

Das Bundesamt für Kartographie und Geodäsie

Elektronische Beschaffung.
Vom Absolutgravimeter bis zur Büroklammer

Ob Außenstelle Leipzig, Geodätisches Observatorium in Wettzell oder Zentrale in Frankfurt: Das Bundesamt für Kartographie und Geodäsie (BKG) bildet des Beschaffungswesen durchgängig IT-gestützt ab. Dezentrale Bedarfsmelder und zentrale Besteller profitieren von effizienten Prozessen und hoher Transparenz.

Das BKG ist eine Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern. Es stellt ein einheitliches räumliches Bezugssystem (Koordinatensystem) für das gesamte Bundesgebiet sowie vielfältige Geobasisdaten für Bundeseinrichtungen, öffentliche Verwaltung, Wirtschaft, Wissenschaft und Bürger bereit. Hierfür unterhält es ein GeoDatenZentrum und geodätische Observatorien, auf denen mit verschiedenen Techniken die Bewegungen der Erdsatelliten beobachtet werden.

Das Bundesamt für Kartographie und Geodäsie (BKG)

I Die Herausforderung

DREI ZENTRALE PUNKTE: TRANSPARENT, STRUKTURIERT, EFFIZIENT

Eine angespannte Personalsituation und die Bestrebungen der Bundesregierung nach einer Modernisierung des Beschaffungswesens machten es auch im BKG dringend notwendig, einen modernen Beschaffungsprozess aufzubauen. Bei der Formulierung der Anforderungen kristallisierten sich schnell drei Kernpunkte heraus.

Erstens: Vollständige elektronische Umsetzung des Beschaffungsprozesses, um Zeit zu sparen und die Transparenz zu erhöhen.

Zweitens: Zentralisierung des Beschaffungswesens, um das nötige Fachwissen nur in der Zentralabteilung vorhalten zu müssen und alle anderen Mitarbeiter hiervon zu entlasten.

Drittens: Einbindung des Kaufhauses des Bundes in den integrierten Beschaffungsprozess – inklusive elektronischem Datenaustausch. Durch die dezentrale Struktur des Bundesamts – Hauptsitz in Frankfurt, Außenstelle in Leipzig, Observatorium in Wettzell (Bayern) und eine Forschungsstation in Chile – war es besonders wichtig, den neuen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten. Den knapp 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sollte es leicht möglich sein, ihre Bestellanforderung auf den Weg zu schicken und Details zu Bestellungen im System zu hinterlegen. Denn gerade bei hochspeziellen Anforderungen an z. B. Teleskope oder Laser ist es notwendig, zusätzlich detaillierte Informationen oder Bilder an die Bestellung anzuhängen.

II Die Lösung

GENAUE ANALYSE IM VORFELD. PASSGENAUE PLANUNG DER LÖSUNG

Um diese spezifischen Anforderungen zu erfüllen, bildet das BKG den Beschaffungsworkflow mit MACH Marktplatz ab. Die standardisierte Lösung kann individuell angepasst werden und unterstützt die ortsunabhängige Bedarfsmeldung. Durch eine sorgfältige und systematische Vorarbeit vor der Einführung  wurde Transparenz in den Prozessen geschaffen: Die Projektbeteiligten analysierten alle Beschaffungsfälle und -arten, die im Bundesamt vorkommen. Wie sind die Laufwege, wer muss im Workflow eingebunden werden – und was nicht? Welche Schritte lassen sich zusammenfassen, welche einsparen?

VIER FORMULARE. EIN AUTOMATISCHER WEG

Um das übergeordnete Ziel – den Prozess einfach zu gestalten – im Blick zu behalten, hat das BKG lediglich vier Formulare für die Bedarfsmeldung eingerichtet: für Bücher/Zeitschriften, Fortbildungen, IT-Bestellungen und Standard-Bestellungen wie z. B. Büromöbel.

Für diese vier Formulare sind die jeweiligen Laufwege bereits vorkonfiguriert. Das heißt, sie leiten den Nutzer automatisch durch den Geschäftsprozess, ohne dass die Bedarfsmelder sich Gedanken über den weiteren Weg machen müssen. Hier ist zum Beispiel geregelt, dass IT-Bestellungen zunächst das IT-Referat durchlaufen und alle Aufträge über 8.000 Euro an das Beschaffungsamt des BMI abgegeben werden.

III Das Ergebnis

Praxibericht herunterladen. Mit allen Details

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