Verwaltung macht Zukunft
Evangelische Landeskirche Kurhessen-Waldeck

Zeitgemäss.
Neue Antworten auf bekannte Anforderungen

Die Evangelische Kirche von Kurhessen-Waldeck (EKKW) ist nicht die erste öffentliche Einrichtung, die ihr Finanzwesen von der Kameralistik auf die Doppik umstellt. Die fachlichen Fragen, die bei einem Wechsel des Rechnungsstils auftreten, sind den Verantwortlichen in Kassel wohlbekannt. Dennoch gibt es Fallstricke: Vielen Einrichtungen laufen die Projektkosten aus dem Ruder, weil der Organisationsaufwand übermäßig steigt oder die Mitarbeiter das Projekt nicht akzeptieren und mittragen. Daher hat die Kirche ein besonderes Augenmerk auf die Projektarbeit gerichtet und ein beispielhaftes Vorgehen entwickelt: In der Evangelischen Landeskirche von Kurhessen-Waldeck ist Doppik ein Thema für alle. Die Verwaltungsämter steuern, das Projektteam berät und die Landeskirche schafft dort Regeln, wo sie sinnvoll erscheinen. Unterstützt wird die EKKW von ihrem Dienstleister MACH – nicht nur durch die entsprechende Finanzsoftware, sondern auch durch sehr gezielte Beratung.

Nicht neu. Aber aktuell auf breiter Basis

In Hessen ist die öffentliche Hand bereits flächendeckend auf ein Neues Rechnungswesen umgestiegen. Die EKKW ist stark mit den Kommunen und Landesbehörden verflochten. Eine gemeinsame »Sprache« zu sprechen wird daher für alle Beteiligten immer wichtiger, ebenso wie die gesamtheitliche Betrachtung der Finanzsituation auf Basis eines integrierten IT-Systems – ohne separate Nebenbuchhaltungen –, um genauere Informationen über die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage zu erhalten. Außerdem war eine leichtere Verständlichkeit des Zahlenwerks für vorgebildete ehrenamtliche Mitglieder ein wichtiges Ziel. Dabei hat das Projekt beachtliche Dimensionen: Insgesamt geht es um einen Roll-out in siebzehn autonomen Verwaltungsämtern und der Landeskirche mit allen ihren Einrichtungen.

Eckpunkte gemeinsam erarbeiten. Solides Fundament geschaffen

Damit die einzelnen Vorhaben in der Fläche erfolgreich laufen, hat die EKKW im ersten Schritt gemeinsam mit ihren Verwaltungsämtern die Anforderungen an ihre spezifischen Ausprägungen der Doppik erarbeitet. Die Grundlage bildete eine Erhebung mit Fragebögen. Hierbei sind die meisten Rahmenbedingungen, z. B. Bilanzierungs- und Kontierungsrichtlinien, entstanden. Die Botschaft: »Wer sich an der Umstellung beteiligt, kann die Rahmenbedingungen mitgestalten«. So ist beispielsweise der Wunsch nach einem einheitlichen Kontenrahmen direkt aus diesem Dialog hervorgegangen.

Gemeinsam. Schon im Pilotversuch

Um den flächendeckenden Roll-out gut vorbereiten zu können, wurde die Software in drei Pilot-Institutionen unterschiedlicher Größe im Standard vorkonfiguriert und anschließend kirchenspezifisch ausgestaltet. Auch Lösungen zu schwierigen Themen, wie z. B. die Vermögensbewertung, wurden in der frühen Projektphase erarbeitet und anschließend durch das Rechnungsprüfungsamt, weitere Abteilungen und Gremien in der Landeskirche abgenommen und genehmigt. Die Basisarbeit und die breite Beteiligung am Doppikprojekt haben sich bewährt: Alle weiteren Umsteller der Landeskirche setzen heute auf diesen allgemein verbindlichen Richtlinien auf. Das Projekt wird von den Anwendern gemeinsam getragen – in dem Wissen, dass die Modernisierung allen nutzt.

Beteiligung aller Ebenen. Projektteam aus der Mitte

Auch für die Auswahl der Mitarbeiter, die das Doppikprojekt kirchenweit als festes Team begleiten, hat die Kirche das Thema »Beteiligung aller Ebenen« großgeschrieben. Den Verantwortlichen war klar: Eine Umstellung auf die Doppik kann nicht von oben verordnet werden, wenn der Prozess von unten gelebt werden soll. Daher war es wichtig, das Projektteam dort zu verankern, wo die Hauptarbeit geleistet wird – und es überwiegend aus Mitarbeitern der mittleren Ebene zu bilden. Ausgewählt wurden Mitarbeiter aus unterschiedlichen Verwaltungsämtern, Altersgruppen, Qualifizierungs- und Hierarchieebenen, die in ihrer Funktion als IT- und Systembetreuer technisches Interesse und Spaß an Neuerungen mitbrachten und außerdem als lösungsorientiert galten. Das Projektteam steht im Zentrum aller Beteiligten: der Landeskirche, den Verwaltungsämtern – die schlussendlich vor Ort mit der Software arbeiten – und dem Dienstleister MACH . Nach einem umfassenden Know-how-Transfer durch das Software- und Beratungsunternehmen ist das Begleitteam für die Konfigurationsarbeiten und den gesamten Umstellungsprozess in den Verwaltungsämtern verantwortlich.

Hoher Nutzen. Für alle Beteiligten

Unterstützung statt Steuerung – so definiert das Projektteam seine Aufgabe. Die Teammitglieder agieren als »landeskirchliche Consultants« und geben ihr erarbeitetes Fachwissen an die Kollegen vor Ort weiter. Die Projektgruppe hat in diesem Koordinatensystem zwar noch die strategische Verantwortung, letztendlich muss das Projekt aber vor Ort getragen und vorangetrieben werden. Operative Projektsteuerer sind die Kirchenkreisämter selbst. Ausgewählte und für das Doppikprojekt verantwortliche Mitarbeiter in den Verwaltungsämtern (Doppik-Beauftragte) übernehmen koordinierende Aufgaben und leisten den ersten Anwendersupport, z. B. bei einfachen Bedienfragen. So ist jedes Verwaltungsamt für zeitnahe Buchungen und die Buchungsqualität verantwortlich.

Fachliches Know-How. Hohes Vertrauen

Führungs- und Organisationsaufgaben verbleiben vor Ort. Das Vertrauen in das fachliche Know-how der Projektmitarbeiter und die persönliche Bindung zu den Kollegen ist hoch. Auch die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister ist geprägt von gegenseitigem Verständnis, Beratung wird sehr zielgerichtet für fest definierte Aufgaben und Problemfelder beauftragt. Das spart Nerven, Zeit und vor allem Kosten.

Bewährte Praxis. Sicherheit durch Geleitzüge

Die EKKW hat sich bei ihrem Vorgehen an einer bewährten kommunalen Praxis orientiert: der Einführung in Geleitzügen. Hierfür werden mehrere Verwaltungseinheiten unter Beteiligung der Landeskirche ausgewählt und steigen binnen eines Jahres gemeinsam auf die Doppik um. Dazu hat die Kirche alle Beteiligten an einen Tisch geholt und die Umstellung über ein internes Bewerbungsverfahren genau vorgeplant. So haben beispielsweise die Amtsleiter kommuniziert, welches Buchungsvolumen durch ihre Verwaltung bearbeitet wird, welche Qualifikationen ihre Mitarbeiter für das Projekt beisteuern können und wo sie Chancen und Risiken sehen.

Richtiger Zeitpunkt. Erfolgreiche Umstellung

Wichtig war auch die Abfrage des für die jeweiligen Ämter geeigneten Umstellungszeitpunkts. Die EKKW hat ihrerseits insgesamt fünf Geleitzüge zwischen 2009 und 2014 angeboten. Organisationsstrukturen, regionale Schwerpunkte und individuelle Stärken flossen in die Planung ein und ermöglichten ein ebenso effizientes wie praktikables Konzept. Seit dem 1. Januar 2011 sind acht Verwaltungsämter mit über 450 Mandanten umgestellt worden. Folgen werden noch größere Einheiten, darunter die Landeskirche und das Stadtkirchenamt Kassel.

Gesunde Konkurrenz. Gesundes Tempo

Eine wesentliche Erkenntnis: Die Einführung in Geleitzügen spornt die beteiligten Ämter zu hoher Qualität an, da es eine gesunde Konkurrenz zwischen den Einheiten gibt. Die sichtbaren Erfolge steigern zusätzlich die Motivation. Gleichzeitig nimmt ein dreistufiges Einführungsmodell den Druck von den Mitarbeitern, bereits nach kurzer Zeit in allen Bereichen fit zu sein. So müssen die Benutzer im ersten doppischen Jahr lediglich die Grundlagen beherrschen, im zweiten Buchungsjahr funktionale Zusammenhänge erkennen und erst nach drei Jahren Praxiseinsatz sollen die Mitarbeiter so weit qualifiziert sein, dass sie doppische Informationen auch fachgerecht interpretieren können. Diese Zeitplanung ist für alle Beteiligten transparent und realistisch.

Erfolgreiche Teams. Gute Bilanz

Als wesentlicher Erfolgsfaktor hat sich außerdem der Teambuilding- Prozess erwiesen. Es ist gelungen, Standards der klassischen Projektarbeit tatsächlich mit Leben zu füllen – auch aufgrund der engagierten Mitarbeit in den Verwaltungsämtern. Denn nicht allein das Projektteam der EKKW, sondern alle Beteiligten in den jeweiligen Geleitzügen haben durch ihren Einsatz wesentlich zum Erfolg beigetragen. Das Fazit daraus ist einfach: Ist der Teamprozess erfolgreich, funktioniert es auch mit der Doppik.

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