Verwaltung macht Zukunft
Hansestadt Lübeck

Hansestadt Lübeck veranlagt mit MACH

Die Hansestadt Lübeck modernisiert ihre Verwaltung. 2010 hat sie mit MACH die gesamte Stadtverwaltung sowie alle städtischen Stiftungen auf das Neue Kommunale Finanzmanagement umgestellt, die Eröffnungsbilanz erstellt sowie Schnittstellen zu neun Fachverfahren realisiert. Nun folgt bei der Veranlagung der nächste Schritt: Die Ablösung von Altverfahren und die Integration in das MACH System. Bisher nutzt der Bereich Steuern unterschiedliche Verfahren für verschiedene Abgabenarten: Zurzeit sind das die Gewerbesteuer, Grundsteuer, Zweitwohnungsteuer, die Hunde- und Vergnügungssteuer sowie die Straßenreinigungsgebühr. Seit 2012 ist die Übernachtungssteuer neu zu berücksichtigen. Mit MACH Veranlagung werden diese Verfahren nun vereinheitlicht. Außerdem will die Stadt Synergien nutzen, die sich aus der Integration in das bestehende Finanzsystem ergeben.

Die Datenmigration

Bis es soweit ist, müssen unter anderem die Altverfahren für die bereits bestehenden sechs Abgaben abgelöst und deren Daten migriert werden. Ein erster Meilenstein ist nun erreicht: Die Datenmigration vom Altsystem "STRAREI" für Grundsteuer und Straßenreinigungsgebühren ist abgeschlossen und das neue Verfahren produktiv gegangen. Hierfür galt es zunächst, die Datenstrukturen in den alten Systemen zu analysieren und in die neuen Strukturen zu "mappen" oder überzuleiten. Neben Programmierungsarbeiten waren ausführliche Tests notwendig, um die vollständige Übernahme aller Daten zu gewährleisten. Auch die Übernachtungssteuer wurde eingerichtet – da sie erst ganz neu abgebildet wird, fand die Implementierung sozusagen "nebenbei" statt.

Herausforderungen

Im Laufe des Projektes hatte das Projektteam u. a. zwei spezielle Herausforderungen zu meistern. Zum einen war die Datenabgabe aus dem Produktivsystem STRAREI, einer komplexen Großrechnertechnologie, anspruchsvoll. Zum anderen sollten die Daten in ein laufendes System überführt werden: Die MACH Software ist bereits seit 2009 für den Doppik- Pilotbetrieb in der Stadtverwaltung im Einsatz. Somit waren die Steuer- und Gebührenpflichtigen zum Teil bereits als Partner in der Software hinterlegt und eine Doppelung der Datensätze sollte vermieden werden. Nach dem automatischen Abgleich der Datenbestände war es also notwendig, die Dubletten einzeln manuell zu überprüfen und über jeden einzelnen Fall zu entscheiden. Nach diesen Vorbereitungen stand Mitte Oktober 2012 die Echtmigration an: Das Auslesen der Daten und die Übernahme der Daten in das neue Verfahren.

Für den laufenden Betrieb bedeutete das: Die Mitarbeiter konnten für die betreffenden Steuern keine Veränderungen mehr im Altsystem tätigen und auch noch nicht auf das Zielsystem zugreifen. Änderungen wurden gesammelt und im Nachhinein verarbeitet. Um dieses "Systemloch" so kurz wie möglich zu halten, ist ein straffer und gleichzeitig sehr genauer Zeitplan notwendig – eine Aufgabe, die die Hansestadt Lübeck gut bewältigt hat: Die Migration war bereits in der zweiten Dezemberhälfte abgeschlossen mit ausreichend Zeit für letzte Überprüfungen und wenig "verschenktem Puffer".

Erfolgsfaktoren

Damit ein so umfangreiches und komplexes Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Vor allem, wenn sich – wie bei der Hansestadt Lübeck – die Projektgruppe interdisziplinär zusammensetzt: Die Vertreterinnen und Vertreter aus dem Bereich Steuern, der IT, der Buchhaltung, des Controllings und des Rechnungsprüfungsamtes sowie dem Gesamtprojekt Neues Kommunales Finanzmanagement/ Doppik haben ihre jeweils speziellen Anforderungen. Das macht die Abstimmungsprozesse komplex und mitunter nicht ganz einfach. Gute Organisation und professionelles Projektmanagement sind Grundvoraussetzungen für den Erfolg – so genannte "Softskills" wie Entscheidungsfreude und Pragmatismus tragen jedoch mindestens ebenso stark zum Gelingen bei und verhindern, dass man an bestimmten Punkten hängenbleibt.

Weiter gehts

Nachdem die Migration der Grundsteuer und Straßenreinigungsgebühr abgeschlossen und die Übernachtungssteuer im neuen System eingerichtet ist, geht es weiter: Anfang 2014 folgen die restlichen vier Steuerarten. Die Konzepte für die Datenmigration werden zurzeit erstellt, wobei die Erfahrungen aus der bisherigen Arbeit einfließen. Daneben geht es nun für die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter darum, sich schnell in das neue System einzuarbeiten. Eine Aufgabe, auf die sie sich in Schulungen durch die MACH AG und mit zahlreichen Testeingaben bereits vorbereitet haben. Die Software für die relativ „kleine“ Übernachtungssteuer ist schon seit Oktober 2012 im Einsatz und hat den Praxistest bestanden: Dank der Nutzerfreundlichkeit haben sich die Anwender schnell daran gewöhnt.

Integrationsvorteile nutzen

Der Bereich Steuern der Hansestadt Lübeck verarbeitet mit 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ca. 100.000 Veranlagungsfälle im Jahr mit bisher drei unterschiedlichen Softwareverfahren. Die neue Software zur Veranlagung vereinheitlicht ihre Bearbeitungsprozesse und unterstützt sie in ihrer täglichen Arbeit. So sind sowohl individuelle Bescheide als auch Summen- oder Sammelbescheide möglich. Wegen der Verfahrensumstellung für Grundsteuer und Straßenreinigungsgebühr wurden die ca. 80.000 Bescheide im Stapel verarbeitet und automatisiert gedruckt. Das Verfahren ist – besonders im Vergleich mit weniger spezialisierten Systemen oder Insellösungen wie Excel – sehr exakt. Durch die Integration des Veranlagungsmoduls in das Finanzsystem wird darüber hinaus der ganze Prozess schnittstellenfrei in einem System abgebildet: Von der Steuerberechnung über die Bescheid- Erstellung bis zur Abwicklung der Einnahmen. Alle Daten, Bemessungsgrundlagen, Berechnungsformeln und Adressen sind in diesem System hinterlegt. Durch differenzierte Berechtigungsstrukturen wurde gleichzeitig den gesetzlichen Vorgaben des allgemeinen Datenschutzes und des Steuergeheimnisses Rechnung getragen. Außerdem können Erlöse automatisch mit den richtigen Sach- und Personenkonten verbucht sowie den betreffenden Kostenstellen zugeordnet werden.

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