Verwaltung macht Zukunft

Von besonderem Wert: Die Bilanz

Kreis Herzogtum Lauenburg

I Die Herausforderung:

Noch Fragen? Sehr viele!

„Nur“ ein Wechsel des Rechnungsstils? Mit dem Umstieg von der Kameralistik auf die Doppik stellten sich dem Kreis Herzogtum Lauenburg viele Fragen: Wie erhalten die Mitarbeiter das nötige Rüstzeug für den Umgang mit der neuen Rechnungswesenmethode? Welche Auswirkungen hat der Umstieg auf die interne Struktur? Gibt es Chancen, die Geschäftsprozesse sinnvoll anzupassen? Besonders wichtig war die Frage nach der Organisation von Buchungsgeschäft und Belegfluss: Ist die Umstellung auf eine zentrale Buchhaltung sinnvoll oder sollen die Geschäftsvorfälle weiter dezentral an der Stelle gebucht werden, wo auch die Produktverantwortung liegt?

Schlankere Prozesse. Mehr Transparenz

Mithilfe der integrierten Software sollte die neue Rechnungsart zudem Informationen, die bisher in Nebenrechnungen geführt wurden, schneller abrufbar machen, u. a. den Bestand an durchlaufenden Mitteln. Bisher wurden beispielsweise die Zuschüsse aus der Feuerschutzsteuer lediglich jahresbezogen aufgeführt; es war erkennbar, dass Geld einging und verteilt wurde. Verschiebungen zwischen der Einnahme- und Ausgabephase wurden in der Kameralistik jedoch nicht berücksichtigt. Stattdessen führten die Mitarbeiter der Fachämter parallel Excel-Listen über den aktuellen Status des Bestands. Ähnliches galt für die Landesmittel zur Deckenerneuerung für die Fahrbahnen der Kreisstraßen: Entsprechende Maßnahmen werden vom Land genehmigt und mitfinanziert. Die Finanzübersicht behielt der Fachdienst per Nebenbuchhaltung.

II Die Lösung:

Praktische Anwendungen. Passend zum Anwender

Keine Lösung ohne Anwender! Für eine hohe Akzeptanz muss die IT-Lösung vor allem zu den Anforderungen passen, benutzerfreundlich und effizient sein. Bei der MACH Software sorgt die Verzahnung der verschiedenen Kontierungsdimensionen für automatisierte Buchungsflüsse zwischen Ergebnis-, Finanz-, Vermögens- sowie Kosten- und Leistungsrechnung. Die erfassten Belege können im Dialog verbucht werden. So erfolgt die sofortige Fortschreibung des Belegjournals und der Konten von Haupt- und Nebenbuchhaltungen. Die Daten stimmen stets überein und sind für alle Auswertungen sofort verfügbar. Zusätzlich minimiert ein automatischer Zahlungsabgleich den Buchungsaufwand und reduziert Fehlbuchungen.

Ganz neu organisiert. Und gut geschult

Das neue Rechnungswesen bedeutet auch strukturelle Veränderungen. So hat sich der Kreis Herzogtum Lauenburg im Zuge der Umstellung für eine zentrale Buchhaltung entschieden, um Strukturen zu verschlanken, Aufgaben zusammenzufassen und effizienter zu gestalten. Die hohen fachlichen Anforderungen verlangten nach einer entsprechenden Neuorientierung bei den Buchungskräften. Ausgewählte Fachkräfte wurden eingehend geschult und sind nun für die Buchhaltung zuständig. Dank des hohen Spezialisierungsgrads verantworten sie den richtigen Buchungsfall – z. B. Aufwand oder Anlagevermögen, Zuschuss für laufende Zwecke oder für Investitionen. Individuell gestaltbare Belegmasken unterstützen diesen Prozess und reduzieren Eingabefehler.

Von historischer Bedeutung: Die Vermögensbewertung

Die Umstellung des Rechnungswesens auf die Doppik erforderte die Darstellung der tatsächlichen Vermögenssituation des Kreises zum Stichtag der Eröffnungsbilanz. Dazu waren das gesamte Vermögen, die Forderungen und die Verbindlichkeiten zu erfassen und zu bewerten. Dass der Kreis in der Eröffnungsbilanz ein Eigenkapital von knapp 50 Millionen Euro ausweisen kann, liegt unter anderem an einer spezifischen Besonderheit: dem historischen Domanialvermögen. Dieses wurde 1872 per Rezess dem Lauenburgischen Landeskommunalverband, dem Rechtsvorgänger des heutigen Kreises Herzogtum Lauenburg, ohne Geldzahlung übertragen.

III Das Ergebnis:

Praxibericht herunterladen. Mit allen Details

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