Verwaltung macht Zukunft

E-Rechnung und elektronischer Rechnungsworkflow – wie fängt man an?

Der Kreis Rendsburg-Eckernförde beginnt mit einem zweitägigen Workshop „Starterpaket E-Rechnung“. Und macht damit gute Erfahrungen.

Vom Empfang einer Rechnung bis zu ihrer Anordnung kann es schon mal dauern. Gerade wenn beteiligte Personen abwesend sind oder es Rückfragen oder Korrekturen gibt, verzögert sich die weitere Rechnungsbearbeitung. Auch im Kreis Rendsburg-Eckernförde kennt man diese Herausforderung: „Wir brauchen manchmal unnötig viel Zeit“, so der Eindruck von Sabine Groeper, Leiterin der Stabsstelle Finanzen im Kreis. „Und mit der bisherigen Vorgehensweise wissen wir auch oftmals nicht genau, wo und in welchem Status sich eine Rechnung befindet. Das kostet nicht nur die Nerven der Kolleginnen und Kollegen, sondern führt unter anderem dazu, dass wir nicht alle Skonti nutzen können.“

Hier kann IT helfen: Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist nachweislich schneller, sparsamer und sicherer. Im Kreis Rendsburg-Eckernförde ist zwar bereits ein Finanzmanagementsystem (MACH Finanzen) im Einsatz – das wird bisher allerdings parallel zum papierbasierten Prozess genutzt. Bei ca. 26.000 Eingangs- und 40.000 Ausgangsrechnungen bzw. Gebührenbescheiden im Jahr 2014 würden mit kürzeren Laufzeiten, komfortablerer Bearbeitung und mehr Transparenz die Vorteile deutlich zu spüren sein.

Mit der Integration der E-Rechnung werden außerdem die Vorgaben der EURichtlinie 2014/55/EU erfüllt: Diese verpflichtet öffentliche Auftraggeber künftig zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Der Rechnungsbearbeitungsprozess wird damit vollständig elektronisch und medienbruchfrei erfolgen. Allerdings ist die Umstellung auf einen elektronischen Rechnungsworkflow und die Einführung der E-Rechnung ein komplexes Projekt – nicht wegen der Implementierung der technischen Lösung, sondern weil sich Arbeitsabläufe und gegebenenfalls Organisationsstrukturen ändern.

Sorgfältige Vorbereitung

Um das Thema sorgfältig und strukturiert anzugehen, lassen sich die Verantwortlichen von Anfang an durch die MACH AG unterstützen. Zu Beginn stand ein zweitägiger Workshop „Starterpaket E-Rechnung“. Beteiligt waren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus folgenden Bereichen der Kreisverwaltung: der Stabsstelle Finanzen, der Kasse, dem Liegenschaftsmanagement sowie der IT.

Ziel des Workshops war, das Thema gut einschätzen zu können, generelle Fragen zu klären und das weitere Vorgehen abzustimmen. Folgende Punkte standen auf der Agenda: Was sind die konkreten Modernisierungsziele? Wie genau sieht der Ist-Prozess momentan aus? Welche Vorteile bietet die E-Rechnung? Und wie soll – und kann – die Bearbeitung in Zukunft laufen? Praxisorientierte Erläuterungen und Hintergrundinformationen zur E-Rechnung und der EU-Vorgabe rundeten den Workshop ab.

Die Aufnahme des Ist-Prozesses am ersten Tag veranschaulichte den aktuellen Ablauf und machte deutlich, dass der papierbasierte Prozess langkettig und anfällig für Verzögerungen ist. Um sich keinen Standard-Prozess „überzustülpen“, sondern die eigenen Besonderheiten abzubilden, diskutierte man am zweiten Workshop-Tag den Soll-Prozess besonders intensiv. Vier verschiedene Varianten wurden erarbeitet: für dezentrale Anordnungen, zentrale Anordnungen mit und ohne Kenntnisnahmen und Fälle, in denen die Belege erst kontiert und dann erfasst werden. Auch Sonderfälle wurden aufgenommen, die speziell berücksichtigt werden müssen, z. B. Projektrechnungen mit externer Vorprüfung im Bereich Bau oder fehlerhafte Rechnungen.

Die nächsten Schritte

Der Kreis Rendsburg-Eckernförde hat in verschiedener Hinsicht von den zwei Workshop-Tagen profitiert. Die Dokumentation des Ist-Zustandes hat für Klarheit gesorgt. Auch, dass die Soll-Prozesse von Grund auf selber erarbeitet wurden und man sich nicht in einen Standard-Prozess „von der Stange“ einpassen muss, empfanden die Beteiligten als sehr sinnvoll.

„Wir haben einen Überblick über unsere Prozesse bekommen und wissen, was an Arbeit auf uns zu kommt“, so Sabine Groeper. „Die Modernisierung der Rechnungsbearbeitung nimmt Gestalt an, und wir haben jetzt eine gute Vorstellung, wie es zukünftig aussehen soll und kann.“ Die ersten Fragen sind beantwortet bzw. konkretisiert und zu klärende Themenfelder wurden identifiziert – unter anderem die fachlichen und rechtlichen Vorgaben für den Kreis, die für die  E-Rechnung relevanten Geschäftsfälle, Regelungen rund um das Thema Scannen, die Zentralisierung des E-Mail-Eingangs oder die revisionssichere elektronische Archivierung.

Im Nachgang des Workshops hat MACH den Ist-Prozess und die vier Soll-Prozesse in BPMN 2.0 modelliert – einer Sprache, mit der Geschäftsprozesse grafisch dargestellt werden. Damit hat der Kreis eine gute Grundlage, um die skizzierten Soll-Prozesse konkret mit den Beteiligten zu besprechen. Hierfür werden alle Fachdienste, die mit Eingangsoder Ausgangsrechnungen zu tun haben, befragt, ob die entworfenen Soll-Prozesse so realisierbar oder ob noch Anpassungen nötig sind.

„Natürlich haben wir noch einen großen Berg Arbeit vor uns“, sagt Sabine Groeper. „Aber nach dem Starter-Workshop sehen wir uns auf einem guten Weg und fühlen uns gut gerüstet.“

Weitere Informationen zum Starterpaket E-Rechnung

Alle Informationen dazu finden Sie auf
www.mach.de/starterpaket-erechnung

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