Verwaltung macht Zukunft

Marktgerecht.
Ermittlungen auf hohem Niveau

In der öffentlichen Beschaffung liegen hohe Optimierungspotenziale – das belegen viele Studien. Eine größere Wirtschaftlichkeit, einheitliche, verbandsübergreifende und effiziente Abläufe sowie eine benutzerfreundliche Unterstützung aller Mitarbeiter – das waren die Motive der Bayerischen Polizei für die Einführung eines integrierten Warenwirtschafts- und Finanzmanagementsystems. Die Entscheidung fiel auf die Marktplatzlösung von MACH Software. Ein Bericht aus der Praxis.

Die Bayerische Landespolizei, MACH AG

I Die Herausforderung:

Dezentrale Strukturen - ein zentraler Workflow

Eine große Herausforderung waren die Ablaufprozesse der bayerischen Polizeiverbände. Sie galt es zu vereinheitlichen und den problemlosen Austausch von Informationen und Ausrüstungsgegenständen sicherzustellen. Da jeder Verband sein eigenes Budget bewirtschaftet, musste auch die jeweilige wirtschaftliche Selbstständigkeit gewährleistet werden. Vor allem in der Beschaffung wollte die Bayerische Polizei Optimierungspotenziale nutzen und alle Bestell- und Genehmigungsprozesse bis hin zur Wareneingangsbuchung durchgängig elektronisch organisieren.

13 Verbände. Ein Prozess

Dabei zeigt ein Blick auf das Mengengerüst, dass die organisatorischen Dimensionen, mit denen es die Bayerische Polizei zu tun hat, alles andere als einfach und übersichtlich sind: Insgesamt dreizehn Polizeiverbände mit mehr als 500 Dienststellen sollten das Warenwirtschaftssystem und die Marktplatzlösung nutzen. In der Software werden rund 320.000 verschiedene Anlagen geführt. Die Bedarfsträger können aus mehr als 200.000 Katalogartikeln wählen und melden jährlich rund 250.000 Bestellpositionen. Von den etwa 38.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern arbeiten ca. 7.000 als Bedarfsträger, Genehmiger oder Einkäufer direkt mit der Marktplatzlösung. Rund die Hälfte von ihnen führt als »Power-User« diese Tätigkeiten häufig aus.

II Die Lösung:

Einfache Eingaben. Einfache Bedarfsmeldung

Eine der wichtigsten Anforderungen war die einfache Bedienung für die Bedarfsträger – also jene Benutzer, die ihre Anforderungen an den Einkauf melden. Ihr oberstes Ziel: so zügig wie möglich ihre Bestellung abzusetzen. Das leistet die Web-basierte MACH Software ohne Einschränkungen. Nur wenige Dateneingaben sind hierfür erforderlich. Dabei unterstützt das System die Auswahl eines bestimmten Artikels über einen Artikelkatalog und eine Artikelschnellsuche. Das gewünschte Produkt lässt sich so flexibel über die Artikelbezeichnung, ein Schlagwort oder die Warengruppennummer recherchieren. Aufgrund der Voreinstellungen in den Basisdaten verknüpft das System anschließend alle zusätzlichen Angaben zu Haushaltsstellen, Lieferort und Lieferant automatisch mit der Bedarfsposition.

Sicherer Workflow. Sichere Budgetkontrolle

Für die Steuerung der Bedarfsmeldungen wurde ein Genehmigungsworkflow etabliert. Dabei wird der Freigabeprozess einer Bedarfsmeldung im Vier-Augen-Prinzip elektronisch umgesetzt. Die Software steuert warengruppenbezogen, welchen Weg die Bestellung nehmen soll. Geht es beispielsweise um neue Polizeiuniformen, so wandert der Warenkorb mit der Bestellung im zweiten Schritt direkt ins Sachgebiet Bekleidung zur fachlichen Freigabe und anschließend zum für das Budget verantwortlichen Dienstvorgesetzten. Danach steuert das System über einen Orderfilter, ob die Bestellung direkt vom Lager, per E-Mail oder über den verantwortlichen Zentraleinkauf an einen Lieferanten geht. Die durchgängige elektronische Unterstützung sorgt für einen zügigen und sicheren Ablauf der Bestellungen. Und der vorgegebene Bestellweg wird eingehalten.

Zentraler Katalog. Dezentrale Abwicklung

Obwohl die Beschaffungsstruktur dezentral in den Polizeiverbänden organisiert ist, können die Bedarfsträger heute auch auf das zentrale Sortiment zugreifen. Auch Sonderartikel, z. B. Verkehrsmesstechnik oder Informationstechnologie, werden auf diese Weise effizient beschafft. Hierfür gibt es, genau wie für die Beschaffung von Kraftfahrzeugen, so genannte zentrale Beschaffungsfelder. Im Unterschied zu den täglichen Verbrauchs- und Einsatzmaterialien gehen hier die Bedarfsmeldungen über den Zentraleinkauf des jeweiligen regionalen Polizeiverbandes direkt an den hierfür zuständigen Verband, der die Anforderungen bündelt und ggf. Mengeneffekte erzielen kann. Das spart Zeit und Kosten, jeder Zentraleinkauf ist zudem quasi "spezialisiert".

III Das Ergebnis:

Praxibericht herunterladen. Mit allen Details

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