Verwaltung macht Zukunft

Innovative Software für Thüringens Haushaltskreislauf

Der Freistaat Thüringen hat in den letzten Jahren systematisch ein Datenverarbeitungssystem für die Kernaufgaben der Finanzverwaltung aufgebaut. Das ambitionierte Vorhaben hatte die Einführung eines integrierten IT-Verfahrens zur Abbildung des gesamten Haushaltskreislaufes zum Ziel. Das komplexe Projekt mit dem Titel HAMASYS (HAushaltsMAnagementSYStem) realisiert der Freistaat gemeinsam mit der MACH AG.

Innovative Software für Thüringens Haushaltskreislauf

Ziel: Ein integriertes IT-Verfahren

Bis 2006 organisierte das Finanzministerium die Mittelbewirtschaftung vorrangig papierbasiert. So erfolgte die Mittelverteilung formlos oder schriftlich mit Anordnungen per Formblatt. Das Controlling leisteten Überwachungslisten. Auch für die Haushaltsrechnung, den Jahresabschluss und diverse Statistiken musste eine Zusammenstellung von Textdokumenten und Tabellen herhalten.

Vor dem Einstieg in das IT-basierte Verfahren gab es in Thüringen drei Staatskassen mit dezentraler Datenhaltung an drei Standorten. Um diese zum Monatsende zu konsolidieren, diente ein viertes System – die zentrale Landeshauptkasse. In der Praxis bedeutete dies, dass es während eines Monats nicht möglich war, einen aktuellen Überblick über die gesamte Haushaltslage zu erhalten. Doch der Bedarf an einer besseren Transparenz sowie verlässlichen Controlling- und Auswertungsmöglichkeiten stieg zunehmend.

Eine große Herausforderung für die Umstellung auf neue Technologien stellte der Umfang des Vorhabens dar: In den landesweit über 240 Einrichtungen gibt es viele Benutzer und verschiedene Geschäftsvorfälle. Besonderheiten finden sich zum Beispiel in der Justiz mit Zwangsversteigerungen oder Hinterlegungen. Damit war klar: Die einzuführende Software musste einen komplexen Funktionsumfang haben und sich mit wenig Aufwand an die speziellen Erfordernisse anpassen lassen.

Herausforderung: Viele Benutzer und komplexe Funktionen

Neben den fachlichen Kriterien war eine wesentliche Anforderung, alles in einem integrierten System abzubilden. Die Mittelbewirtschaftung und Haushaltsplanaufstellung, aber auch Anwendungen zum Controlling sollten ohne Schnittstellen auf einer Datenbasis möglich sein. Das bedeutete, dass der große Schritt von der Papierwelt zu einer modernen Softwarelösung nötig wurde. Wichtig war dabei auch der wirtschaftliche Aspekt: Einführungs-, Wartungs- und Pflegekosten sollten möglichst gering ausfallen. Nicht zuletzt galt es, die Nutzer „mitzunehmen“ und sie bei den gravierenden Umstellungen optimal zu unterstützen.

Zu Beginn hat die Thüringer Landesregierung das Gesamtprojekt HAMASYS in vier Teilprojekte gegliedert: Mittelbewirtschaftung/Kasse, Haushaltsplanaufstellung, die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in geeigneten Bereichen und schließlich die Modernisierung des Controllings. Bei der europaweiten Ausschreibung ließ sich die gegründete Projektgruppe von einem Beratungsunternehmen begleiten.

Roll-Out über vier Jahre

Der Roll-out des neuen Haushaltmanagementsystems über die landesweit insgesamt 242 Behörden und Dienststellen wurde über einen Zeitraum von vier Jahren vollzogen. Parallel dazu wurde die Kassenorganisation geändert: Aus ehemals drei Staatskassen ist eine zentrale Landeshauptkasse hervorgegangen, die „produktiv pilotiert“ wurde – das heißt, die Einrichtung fand im Produktivbetrieb neben den drei bestehenden Kassen statt.

Bei derart umfassenden Modernisierungsmaßnahmen ergeben sich auch immer wieder größere Projekte, die „nebenbei“ bearbeitet werden müssen. So galt es, eine neue Reportinglösung umzusetzen. Für die Umsetzung kommt inzwischen MACH BI zum Einsatz. Auch ein komplett neues Druckmanagementsystems musste integriert werden.

Anfang 2009 gründete das Finanzministerium das Kompetenzzentrum (KTZ) HAMASYS bei der Landesfinanzdirektion, das für die Verfahrensbetreuung und -entwicklung zuständig ist. Es fungiert als zentrale Prüfinstanz und stellt den Betrieb des Verfahrens sicher, sodass sich die Landeseinrichtungen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Das KTZ betreut außerdem die Thüringer Behörden bei Fragen zur Mittelbewirtschaftung. Als zentraler Ansprechpartner bündelt und bewertet es alle Anforderungen und diskutiert sie mit der MACH AG. Das schafft Synergien und effiziente Kommunikationswege. Im angeschlossenen Bildungszentrum Gotha finden Schulungen statt, werden Lehrpläne und -materialien erstellt und Sachbearbeiter fortgebildet.

Als nächstes: Die HPA

Das zweite Teilprojekt, die Haushaltsplanaufstellung, ist bereits in fortgeschrittenem Stadium. Vor der landesweiten Anwendung wurde das neue Verfahren zunächst für vier Einzelpläne pilotiert. In naher Zukunft sollen alle Ministerien in den Planungs- und Verhandlungsprozess eingebunden werden. Perspektivisch ist die Einbindung weiterer Landeseinrichtungen in die Haushaltsplanaufstellung vorgesehen. Alle Planungsschritte in verschiedenen Planversionen – von der Mittelanmeldung in der Dienststelle über die Vorschläge der Ressorts bis hin zur Verhandlung mit dem Finanzministerium und der Entscheidung im Parlament – werden somit zukünftig vollständig IT-gestützt abgebildet.

Der Freistaat Thüringen hat eine hochfunktionale Lösung realisiert, die auch im Betrieb wirtschaftlich ist. Bereits nach der Umsetzung der ersten Stufen im HAMASYS-Projekt sind zudem grundlegende Strukturen neu geschaffen und Effizienzgewinne sichtbar: Die gesamte Mittelbewirtschaftung einschließlich der kassentechnischen Abwicklung findet IT-gestützt statt. Medienbrüche konnten durch die Einbindung der digitalen Signatur auf ein Minimum reduziert werden. Zusätzlich werden die Rechnungslegung und der Jahresabschluss IT-gestützt abgebildet. Mittlerweile sind 37 Vorverfahren mit Schnittstellen angeschlossen. Rund 3.800 Nutzer bearbeiten landesweit jährlich 2 Millionen Belege in dem neuen System.

3.800 Nutzer und 2 Millionen Belege

Zudem kann nun zu jeder Zeit eine aktuelle Übersicht über die verbrauchten, festgelegten und zur Verfügung stehenden Mittel abgerufen werden – und zwar heruntergebrochen auf jeden einzelnen Haushaltstitel. Das erleichtert auch die Haushaltsrechnung, die zukünftig ebenfalls auf Basis dieser Software automatisiert erstellt werden soll. Dass „HAMASYS“ bereits jetzt als erfolgreiches E-Government-Projekt Thüringens bezeichnet werden kann, liegt nicht zuletzt an der guten und konstruktiven Zusammenarbeit der Partner im Projekt und der Bereitschaft, Herausforderungen gemeinsam zu meistern. Derzeit steht der Roll-out der Haushaltsplanaufstellung einschließlich der neu programmierten Stellenplanung an.

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