Verwaltung macht Zukunft
Der Integrationsserver an der FH Kärnten
Foto: Helge Bauer

Neue Wege im Schnittstellenmanagement

von Gerald Plessnitzer, IT-Leiter FH Kärnten

Die Fachhochschule Kärnten, eine Fachhochschule für angewandte Wissenschaften mit internationaler Ausrichtung, bietet in vier Studienbereichen rund 30 Bachelor- bzw. Masterstudiengänge an – und das an fünf verschiedenen Standorten. Diese dezentrale Struktur erfordert von der zentralen IT in Spittal besondere Lösungen – so sind die Standorte angeschlossen und der Großteil der 125 Server ist virtualisiert. Die zurzeit 15 IT-MitarbeiterInnen sorgen dafür, dass – salopp formuliert – „alles funktioniert“: vom gesicherten Betrieb an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr über den Anwendersupport bis zur Software-Entwicklung an bestehenden und neuen Systemen bzw. Schnittstellen.

Komplexe IT-Struktur

Diese Anforderung zu erfüllen wird umso schwieriger, je komplexer die IT-Landschaft wird. Eine Rolle spielt auch, wie etabliert die Systeme bereits sind: An der FH Kärnten sind an die 20 Programme in der Verwaltung im Einsatz, die sich seit ihrer Einführung vor 10 oder 15 Jahren parallel weiterentwickelt haben. Bei deren Pflege und Entwicklung standen eher fachliche Kriterien im Vordergrund, nicht unbedingt die Kommunikation der Systeme untereinander. Unterm Strich bedeutet das, dass die IT die Arbeitsprozesse nicht immer bestmöglich unterstützt.


Konkret macht sich der Optimierungsbedarf rund um das führende Personalmanagementsystem bemerkbar: Von hier aus müssten Daten unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen verschiedensten Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Aber nicht alle benötigten Schnittstellen können realisiert werden, da der zeitliche und finanzielle Aufwand zu hoch sind. So findet oftmals kein automatischer Datenabgleich statt. Das Resultat: Mehrfacheingaben und unterschiedliche Datenstände – und letztendlich eine hohe Belastung der Mitarbeiter.


Aus IT-Sicht gibt es noch weitere Nachteile: Aufgrund der vielen einzelnen und hochspezifischen Schnittstellen ist ein Austausch einzelner Anwendungen unter Umständen nur schwer möglich. Zusätzlich führen Versionswechsel, Updates oder Konfigurationsänderungen immer wieder zu Problemen – zumal die erforderlichen Tests aufgrund von Zeitmangel nicht in der nötigen Intensität durchgeführt werden können. Nicht zuletzt gibt es auch in Sachen Übersicht und Transparenz Verbesserungsbedarf: Statt einer einheitlichen Struktur existierten viele Ablageorte und Verzeichnisse für die Dokumentationen.

"Der neue Integrationsbeauftragte"

Die Verantwortlichen in der FH Kärnten haben die bisherige Schnittstellenstrategie überdacht und waren bereit, neue Wege zu gehen. Ziel ist eine zukunftsfähige Lösung, die die Schwachstellen der Punkt-zu-Punkt-Verbindungen langfristig umgeht und eine sehr viel größere Flexibilität in der Anbindung von Drittsystemen ermöglicht. Der MACH Integrationsserver ist eine Art „Datendrehscheibe“, die die Systeme voneinander entkoppelt. Konkret bedeutet das, dass sich die zu verbindenden Systeme nicht mehr „kennen“ müssen, um miteinander zu kommunizieren – der Server macht verschiedene Datenformate miteinander kompatibel.

Gute Vorbereitung: Schlanke Einführung

Nach einem Analyseworkshop, in dem das Projektteam Anforderungen aufgenommen und die Machbarkeit überprüft hat, entschied sich die FH im Oktober 2012 für die Implementierung des Integrationsservers. Zunächst sollten drei zentrale Systeme miteinander verbunden werden: Das Personalmanagementsystem, das von der FH selbst entwickelte Campusmanagementsystem sowie das MACH ERP-System. Im Dezember 2012 startete das Projekt mit einem weiteren Workshop und der detaillierten Aufnahme der Anforderungen sowie der Prozesse in den jeweiligen Fachabteilungen. Hier war Genauigkeit gefragt: Je spezifischer die FH die einzelnen Arbeitsschritte im Prozess aufgenommen und dokumentiert hat, umso besser konnten sie im Pflichtenheft berücksichtigt und später abgebildet werden. Dabei gab es für beide Seiten durchaus eine Lernkurve, wobei die Zusammenarbeit im Laufe des Projekts enger und effizienter wurde.

Die Implementierung selber erforderte eine gute Kommunikation zwischen der FH und MACH, die trotz der relativ großen räumlichen Distanz gegeben war: Es gab einen kurzen Draht zum MACH-Team und das Projekt profitierte von dem externen Prozess- und Schnittstellen-Know-how – und nicht zuletzt auch von der partnerschaftlichen Zusammenarbeit „auf Augenhöhe“. Mithilfe von WebEx-Sitzungen wurde der Server effizient implementiert: Inklusive Schulungen waren nur wenige Vor-Ort-Termine notwendig. Ein weiterer Vorteil der Lösung: Für die Verbindung des Campusmanagements und des ERP-Systems mit der Personalsoftware war keine Rücksprache mit dem Personalmanagement-Hersteller nötig.

Vorteile schnell deutlich

Um den Integrationsserver einzuführen, mussten Ressourcen aufgewendet werden, ohne Frage. Aber unterm Strich war die Realisierung nicht viel aufwändiger als die von Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen, und die Vorteile wiegen die Investition schon nach kurzer Zeit deutlich auf. Für die IT ist das gesamte Handling der Schnittstellen vereinfacht: die bestehenden können wesentlich leichter angepasst und neue zügig realisiert werden – mittelfristig auch ohne Unterstützung von MACH. Auch Programmupdates verlieren ihren „Schrecken“, weil nur noch geringfügige Anpassungen am Integrationsserver notwendig sind.

Weitere Vorteile sind die bessere Austauschbarkeit von Drittsystemen sowie die zentrale Verwaltung, die einen sehr guten Überblick über die diversen Schnittstellen ermöglicht. Auch das Monitoring ist verbessert: Die Buchhaltung oder die Personalabteilung erhalten in Echtzeit Informationen über die Funktionstüchtigkeit. So kann bei Bedarf sofort eingegriffen werden.

Den Anwendern kommt der automatische Datenabgleich zugute – bereits nach kurzer Zeit haben sie festgestellt, dass ihre Arbeit erleichtert ist. Damit hat die IT-Abteilung ein wichtiges Anliegen umgesetzt: Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Insgesamt lösen an der FH Kärnten Prozess-orientierte Themen reine Infrastrukturthemen ab. Nicht Bits und Bytes stehen im Vordergrund, sondern die effiziente Unterstützung von Prozessen. Hierzu will sich die FH in Zukunft mithilfe von Prozesslandkarten Transparenz verschaffen, um die Anwender noch zielgerichteter zu entlasten und Geschäftsprozesse zu verschlanken.

Die nächsten Themen

Dem entsprechend sind weitere Themen für die Zukunft unter anderem der Ausbau des Integrationsservers sowie die Einführung der neuen MACH ERP-Software in Web-Technologie. Auch eine Bring-Your-Own-Device-Strategie für die Studierenden wird erarbeitet und die interne Software-Entwicklung soll auf Scrum umgestellt werden. Herausforderungen, bei der sich die Verantwortlichen auf ein gutes IT-Team verlassen können und auch von den Erfahrungen anderer – Hochschulen oder Hersteller – profitieren.

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