Verwaltung macht Zukunft
MACH BI an der FH Münster
Foto: Tom Roelecke, FH Münster

I Die Herausforderung:

In Führung gehen. Und mit der Aufgabe wachsen

261 Professoren unterrichten mehr als 13.000 Studenten, die in 76 Studiengängen eingeschrieben sind. Damit gehört die Fachhochschule Münster zu den größten Fachhochschulen Deutschlands. Zwei interdisziplinäre Einrichtungen und neun Forschungsinstitute ergänzen das akademische Angebot. Neben den Professoren und Professorinnen sind über 750 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den zwei FH-Standorten im Münsterland tätig. Seit November 2011 ist die FH Münster außerdem als erste Fachhochschule Deutschlands systemakkreditiert. Sie hat eine in Deutschland führende Drittmittelquote und belegt in Nordrhein-Westfalen einen Spitzenplatz bei der leistungsorientierten Mittelvergabe.

Kontrolle der Finanzen. Bei stark steigendem Volumen

Diese erfolgreiche Arbeit führt zu einem immer stärker wachsenden Finanzvolumen. So gab es im Jahr 2013 Einzahlungen von rund118 Millionen Euro, wovon rund 15,2 Millionen Euro aus Drittmitteln und rund 54,8 Millionen Euro aus dem Landeszuschuss stammten. Die Auszahlungen beliefen sich auf rund 94,9 Millionen Euro. Dies machte es notwendig, den einzelnen Kostenstellenverantwortlichen ein einfaches Werkzeug zur Steuerung und Kontrolle ihres Budgets an die Hand zu geben. Zwar konnten die Budget-/Kostenstellenverantwortlichen bis dahin bereits selbstständig in „MACH Finanzen“ Informationen abrufen. Doch die bisher genutzte Auswertung über das Standard-Modul ist für gelegentliche Anwender nicht selbsterklärend. Außerdem steht hier der einzelne Beleg im Fokus, die Möglichkeit eines einfachen Gesamtüberblicks dagegen fehlt.

II Die Lösung:

Einfaches Werkzeug für die Kostenstellenverantwortlichen

Ziel des Projekts sollte es sein, den Kostenstellenverantwortlichen ein besseres Tool zur Steuerung und Kontrolle ihres Budgets und ihrer Projekte zur Verfügung zu stellen. Webbasierte Auswertungen und Standard-Finanzberichte sollten einfach und schnell möglich sein.

Hohe Kontinuität. Schnelle Einarbeitung

Um das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen umsetzen zu können, arbeiteten Mitglieder der Kommission für Hochschulplanung und Finanzen (KHF), der Datenverarbeitung, des Dezernats Finanzen und externe MACH-Berater eng zusammen. Die einzelnen Projektbeteiligten — von den wissenschaftlichen Mitarbeitern über die Professoren bis hin zu den Verwaltungsmitarbeitern — waren wichtige Multiplikatoren zur Akzeptanzsteigerung des Vorhabens. Für die vier verschiedenen Phasen hatte das Implementierungsteam unterschiedliche Schwerpunkte definiert.

 

Phase 1: Analyse
In der ersten Projektphase wurden die allgemeinen und erste berichtsspezifische Anforderungen aufgenommen, analysiert und dokumentiert sowie der MACH BI-Server installiert.

Phase 2: Konzeption
Hier setzte sich die Bedarfsaufnahme für die Berichte fort. Schwerpunkt dieser Phase war die Grundlagenschulung mit einer Einführung in MACH BI sowie die Ausarbeitung einer Rechtestruktur und eines Zugriffskonzepts für die Mitarbeiter der FH.

Phase 3: Implementierung
Diese Phase bestand aus der Priorisierung der definierten Berichtsanforderungen, der Erstellung der Berichte und der Erweiterung des Nutzerhandbuchs.

Phase 4: Rollout
Letztendlich gab es Tests durch die beteiligten Projektmitglieder, eine Überarbeitung der Berichte und Produktivsetzung durch zwei Informationsveranstaltungen an den Standorten Münster und Steinfurt.

III Das Ergebnis:

Praxibericht herunterladen. Mit allen Details

Diese Website verwendet Cookies. weiterlesen