Verwaltung macht Zukunft

Informiert.
Damit Wissen sich bezahlt macht

Steigender Wettbewerb und sinkende Mittel im Bereich Lehre und Forschung erfordern ein Rechnungswesen, das modernen Informations- und Steuerungsanforderungen entspricht. Das gewährleistet nur die Doppik. Doch die Umstellung ist eine Herausforderung für jede Einrichtung. Die TU Kaiserslautern hat es geschafft – und zwar in Rekordzeit: Zwischen Projektauftakt und dem Start des Produktivbetriebs im Januar 2007 lagen lediglich vier Monate. Ein Bericht aus der Praxis.

MACH an der TU Kaiserslautern

I Die Herausforderung:

Im Spring zur Doppik

Als erste Universität Deutschlands ist die Johannes Gutenberg-Universität Mainz auf den Globalhaushalt mit kaufmännischer Buchführung umgestiegen. Denn nur die Doppik ermöglicht nationale und internationale Vergleiche und liefert – ohne erheblichen Abgrenzungsaufwand – eine fundierte Datenbasis für die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Die TU Kaiserslautern hat sich bewusst entschieden, dem Schritt der Mainzer zu folgen und in der Frage der Globalsteuerung als „Fast Follower“ aufzutreten. Mit Betonung auf "schnell" ...

Aus ersten Erfahrungen lernen. Schnellstmöglich folgen

Die mittelgroße Universität wartete zunächst den „Stapellauf“ des „First Movers“ ab und nutzte die gemachten Erfahrungen für die Planung des eigenen Umstiegs. Im August 2006 kam die Zusage der Landesregierung: Die TU Kaiserslautern erhielt die Möglichkeit, zum Doppelhaushalt 2007/2008 einen Globalhaushalt in Verbindung mit der Doppik einzuführen. Einziges Manko: ein extrem enger Zeitrahmen bis zum Produktivstart.

II Die Lösung:

Ein ambitionierter Fahrplan

Der kurze Einführungszeitraum von nur vier Monaten erscheint auf den ersten Blick nahezu utopisch. Doch für die Realisierung des Termins wurde ein genauer Fahrplan festgelegt: Nach dem Kick-off Ende August bauten die Projektteams im September und Oktober zunächst den Modellmandanten auf und durchliefen damit den Test. Parallel ging es an die Arbeiten zur Datenmigration und zur Anbindung der Vorsysteme. Im November und Dezember wurden die Erfahrungen mit dem Modellmandanten auf den Echtmandanten übertragen. Mit der Einrichtung begann die Anwenderschulung. Und pünktlich zum Jahresbeginn 2007 startete der Produktivbetrieb.

Klare Kaufkriterien: Kaufmännische Expertise und höchste Flexibilität

Das bewährte und testierte Buchungssystem der MACH Software fürdie Finanzbuchhaltung bietet auch systemseitig die Doppik als führendeBuchungslogik an. Ein besonderer Vorteil: Die Kameralistik ist sehrvariabel und kann mit nur geringem Mehraufwand parallel betriebenwerden. Und noch weitere Faktoren sprachen für die Auswahl derMACH Software: Die Hochschule suchte eine Standard-Software, diean Lehr- und Forschungseinrichtungen erprobt ist und dennoch einenhohen Individualisierungsgrad besitzt. Denn gerade angesichts desknappen Zeitrahmens sollte die Software umfassende Flexibilität mitbringen,um die etablierten Prozesse der Kaiserslauterner Universitätabzubilden und kurzfristig umzusetzen.

Wichtiger Erfolgsfaktor: Fundierte Vorarbeit

Die Umsetzung des Projekts profitierte von der Fülle der Vorarbeiten: Bereits seit Ende der 90er-Jahre setzte sich die Hochschule konzeptionell mit der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der erweiterten Kameralistik auseinander. Vorausschauend wurden bereits bei Neueinstellungen die zukünftig notwendigen kaufmännischen Qualifikationen berücksichtigt. Beobachtungen und Erkenntnisse aus vergleichbaren Projekten an anderen Hochschulen flossen in die Planung für Kaiserslautern ein.

Organisatorischer Wandel. Bereits im Vorfeld

Auch organisatorische Weichen in der Verwaltung wurden früh gestellt und die Rechnungsprüfung zentralisiert. Seither werden alle Rechnungen vor Weitergabe an die Fachbereiche in der zentralen Verwaltung auf Vollständigkeit geprüft. Um die Arbeit der Buchhaltung zu erleichtern, übernehmen die Know-how-Träger in der Abteilung Controlling die Vorkontierung und Inventarisierung. In den vergangenen Jahren wurden zudem die Vorsysteme konsolidiert – eine gute Voraussetzung für die Datenmigration.

III Das Ergebnis:

Praxibericht herunterladen. Mit allen Details

Diese Website verwendet Cookies. weiterlesen