Verwaltung macht Zukunft
Kunst- und Ausstellungshalle der Bundesrepublik Deutschland (KAH)

Vision verwirklicht.
Bessere Prozesse

„Auch eine Reise von 1000 Meilen beginnt mit dem ersten Schritt.“

Das chinesische Sprichwort beschreibt den Ausstellungsprozess der Bundeskunsthalle ganz passend. Am Anfang steht die Idee – der Weg danach ist lang. Wenn Ausstellungen wie „Kleopatra – Die ewige Diva“, „Florenz!“ oder „Kasimir Malewitsch und die russische Avantgarde“ die Türen öffnen, sind vorher viele Fragen beantwortet: Was soll gezeigt werden? Wie kommt ein Malewitsch von Russland nach Bonn? Wie soll der Rundgang in den Ausstellungsräumen gestaltet sein, welche Veranstaltungen finden im Rahmenprogramm statt, und welches Motiv nehmen wir für den Titel des Ausstellungskatalogs?

I Die Herausforderung:

Überblick, bitte!

Der gesamte Ausstellungsprozess ist sehr komplex und besteht aus vielen Teilprozessen mit noch mehr Teilaufgaben. Deshalb ist ein guter Überblick enorm wichtig. Denn auch die Bundeskunsthalle muss wirtschaftlich handeln, Kosten einsparen und der Personalverknappung durch fehlende Nachbesetzung entgegenwirken. Nur wenn alle Abläufe klar aufeinander abgestimmt und gut strukturiert sind, ist es möglich, effizient zu arbeiten.

Nach über 20 Jahren des Ausstellungsbetriebs und ca. acht Jahren Betrieb der MACH Software haben sich Prozesse ergeben, eingeschliffen und zum Teil „verselbstständigt“. Transparenz über die bereichsübergreifenden Arbeitsabläufe, Schnittstellen und Optimierungspotenziale ist nicht überall gegeben. Das gilt sowohl für die primären Prozesse – diejenigen, die das Kerngeschäft der Bundeskunsthalle ausmachen, also die Ausstellung und Diskussion relevanter kultureller Themen – als auch für die sekundären Prozesse im Rahmen von Finanz- und Personalmanagement.

II Die Lösung:

Eine gute Basis - langjährige Zusammenarbeit

Um einen klaren Überblick über den zentralen und die angrenzenden Geschäftsprozesse zu gewinnen, untersucht die Bundeskunsthalle die entsprechenden Abläufe. Damit folgt sie auch den Vorgaben des EGovernment- Gesetzes, das eine Optimierung von Prozessen noch vor der IT fordert. Die Bundeskunsthalle nutzt bereits die MACH Software zur Beschaffung, zur Rechnungsabwicklung sowie zur Projektzeiterfassung und lässt sich nun bei der systematischen Prozessanalyse und -optimierung von der MACH AG als externem Beratungsunternehmen unterstützen. Dass die beiden Partner seit mehreren Jahren erfolgreich zusammenarbeiten, ist dabei von Vorteil: „Man kennt sich“ und hat ein gemeinsames Verständnis der Aufgaben. Mit MACH Prozessmanagement wurden bisher über 200 Teilprozesse identifiziert, die zunächst nach Relevanz priorisiert wurden: Dabei stand vor allem die Frage im Zentrum, wie wichtig einzelne Prozesse im Hinblick auf den gesamten Ausstellungsprozess sind und wie dringend sie einer Überprüfung bedürfen. Anschließend begann die Erhebung der wichtigsten Teilprozesse. Das Ergebnis: eine einheitliche Dokumentation der Ist-Prozesse.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Um die Ist-Prozesse zu erheben, bezieht das geschulte Projektteam alle für den Ausstellungsprozess und dessen Teilprozesse relevanten Organisationseinheiten mit ein. Dabei ergänzen Workshops in Kleingruppen frei geführte Einzelinterviews: Sie bieten die Möglichkeit, erste Optimierungspotenziale näher zu betrachten und gegebenenfalls die Prozessbeteiligten direkt in die Konzeption der Soll-Prozesse einzubinden. Die Ergebnisse werden dokumentiert und mit den befragten Organisationseinheiten abgestimmt, um eine solide Grundlage für die weitere Arbeit zu erhalten. Die Prozessmodellierung erfolgt entsprechend den Vorgaben des BMI in BIC Design und mit der Notationssprache BPMN (Business Process Model & Notation).

Sowohl bei der Identifizierung, Erhebung und Dokumentation der Ist-Prozesse als auch bei der Konzeption der Optimierungen ist wichtig, dass die Verbesserungen alle Hierarchieebenen gleichermaßen berücksichtigen – also neben der Leitungsebene auch alle weiteren Beteiligten rund um die Ausstellung. Geplant ist, den gesamten Ausstellungsprozess softwaregestützt abzubilden. Hierfür gilt es zunächst, den Prozess ganzheitlich zu betrachten und Optimierungspotenziale auszuschöpfen.

III Das Ergebnis:

Das kommt davon.

Die Bundeskunsthalle verfolgt mit MACH Prozessmanagement und der angeschlossenen IT-Unterstützung verschiedene Ziele: Zum einen soll die gewonnene Transparenz präzisere Steuerungsmöglichkeiten und vielfältige Entscheidungsgrundlagen schaffen sowie die Kosten des Prozesses besser auswertbar machen. Zum anderen verspricht sich die Bundeskunsthalle eine effizientere Einarbeitung und Vertretung von Mitarbeitern sowie eine gute Vorbereitung von Telearbeit.

Durch die leichtere Identifizierung von Optimierungspotenzialen können schneller und einfacher Maßnahmen ergriffen werden. So wird Handlungsbedarf auf operativer Ebene über eine prozessorientierte Strukturierung des Projekts erkannt: Dazu dient u. a. die Dokumentation von Meetings und Meilensteinen im Rahmen der Ausstellungsvorbereitung und Durchführung. Projektmitarbeiter werden identifiziert und Rollen (intern/extern) einsehbar gemacht, um das Geschehen in der Bundeskunsthalle transparenter und damit steuerbar zu gestalten. Außerdem werden finanzielle Aspekte abgebildet, die unter Umständen noch nicht budgetiert sind.

Um die Vorteile optimierter Prozesse voll auszuschöpfen, hat sich die Bundeskunsthalle entschieden, einige der erhobenen und dokumentierten Prozesse IT-gestützt abzubilden. Dies ermöglicht der Bundeskunsthalle, das Wissen zu Arbeitsabläufen zentral verfügbar zu machen, Dokumentenmanagement zu betreiben und neben der Aufbauorganisation auch die Ablauforganisation zu unterstützen.

Die Methode.
MACH Prozessmanagement

Verwaltungsaufgaben werden komplexer – müssen aber immer schneller und mit immer weniger Personal erledigt werden. Noch dazu unter hohem Kostendruck. Voraussetzung für erfolgreiches Verwaltungshandeln: effiziente Prozesse und strukturierte Abläufe. MACH unterstützt öffentliche Einrichtungen Transparenz über die Prozesse zu schaffen und das Verbesserungspotenzial auszuschöpfen: von der Identifizierung, Aufnahme und Analyse der betreffenden Prozesse über die Entwicklung effizienterer Alternativen bis zur Umsetzung der Maßnahmen. Mit über 30 Jahren Erfahrung im öffentlichen Sektor ist das Unternehmen bestens vertraut mit den organisatorischen, technischen, juristischen und allgemeinen Gegebenheiten in der öffentlichen Verwaltung.

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