Verwaltung macht Zukunft

Daten im Fokus: Wie MACH BI Auswertungen an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg erleichtert

14:16 08.03.2019

Quelle: Frau Eva Tritschler

Die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg hat drei Standorte mit gut 9.000 Studierenden und 1.000 Beschäftigten. Pro Jahr verbucht die Hochschule 12 Millionen Euro Drittmittel und bewegt damit große Datensätze im Finanzbereich. In den letzten Jahren wuchsen nicht nur die Datenmengen, sondern auch die Anforderungen an entsprechende Auswertungen. Besondere Herausforderungen ergaben sich bis zuletzt bei der Auswertung und Kontrolle bestehender Datensätze. Denn so viel stand fest: Durch die sinnvolle Zusammenführung von Zahlen und Daten können Handlungsempfehlungen für den jeweiligen Bereich abgeleitet und die Budgets besser kontrolliert und gesteuert werden.


Das Berichtswesen als wichtige Basis von Entscheidungen

Vor 2016 standen der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg zwei Möglichkeiten für die Datenauswertung zur Verfügung:

1. manuelle Aufbereitung in Excel-Tabellen
2. standardisierte Berichte aus einem Vorgängermodul der MACH Software.

In den vergangenen Jahren stieg an der Hochschule der Informationsbedarf und damit die Anforderungen an die Berichte des Finanzwesens. So benötigten Professoren beispielsweise regelmäßige Auskunft über die laufenden Projekte. Organisationseinheiten fragten tagesaktuelle Reporte über Ausgaben, Einnahmen und die zur Verfügung stehenden Gelder an. Auch auf Basis von gesetzlichen Vorgaben müssen Verwendungsnachweise oder Statistiken regelmäßig aufbereitet werden. Aufgrund der Komplexität der Anforderungen lieferten die Standardberichte der MACH Software nicht alle Informationen, so dass diese aus unterschiedlichen Einzelauswertungen zusammengetragen werden mussten. Die häufig und notwendigerweise manuell erstellten Aufbereitungen erwiesen sich zunehmend als fehleranfällig und zeitaufwändig.

Auf Initiative von Clemens Hasni, Dezernent Finanzen bei der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, wurde MACH Business Intelligence (BI) als ein umfassenderes Berichtswerkzeug eingeführt. Um die Einführung konsequent und mit der benötigten fachlichen Kompetenz umzusetzen, genehmigte die Hochschulleitung eine eigene Stelle für den Aufbau des Finanzberichtswesens, die mit Anita Kloos besetzt wurde.

60 Standardberichte und mehr – ab jetzt mit wenigen Klicks

Nach Analyse der Ausgangssituation und Definition von Zielen erfolgte die Ausstattung des Bereichs mit der notwendigen Hard- und Software. In einer dreitägigen Schulung lernten die Anwender, wie sie Berichte mit MACH BI konfigurieren, Reporte anlegen und visuell aufbereiten. Dabei zeigt die kurze Schulungsdauer, wie schnell Anwender mit Vorkenntnissen in die MACH BI Lösung eingearbeitet werden können. 

Nach der Einführungs- und Einarbeitungsphase wurden zunächst die am häufigsten angefragten Berichte fokussiert. Darauf basierend erfolgte die Erstellung von Standardberichten. Aus nur einem Standardbericht werden bspw. monatlich 60 und mehr Berichte automatisiert per E-Mail an die jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen – wie Dekane, Professoren oder Projektleiter – verschickt. Gleichzeitig können jederzeit Ad-hoc-Berichte und Berichte mit spezifischeren Anforderungen gezogen werden.


Wie MACH BI das Berichtswesen verbessert

  • Bessere Information aus dem Finanzbereich

MACH BI wurde hauptsächlich für den zahlenlastigen Finanzbereich eingeführt. Den Kostenstellenverantwortlichen liegen jederzeit aktuelle Budget-, Kostenstellen- und Kostenartenübersichten zur Verfügung. Beleglisten, angepasst auf die Anforderung von Drittmittelgeldgebern, erleichtern die Aufbereitung der Verwendungsnachweise.

Quelle: Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

 

  • Erleichterung des Tagesgeschäftes

MACH BI verringert vor allem den manuellen Aufwand bei der Berichterstellung. Dadurch können sich die Mitarbeiter nun z. B. intensiver um individuelle, kurzfristige Anfragen kümmern. Der ganze Prozess kann mit ein paar Klicks beschleunigt werden. Ein Beispiel: Ein Professor meldet sich an und zieht seinen Bericht und erhält tagesaktuell alle Kostenstellen auf einen Blick. Früher haben die Professoren manchmal mehrere Tage auf eine Rückmeldung zur Datenanfrage gewartet. Dadurch verzögerten sich unter Umständen Entscheidungen zur Freigabe von Geldern.

  • Kontrollberichte

Diese Berichte sorgen zum einen dafür, dass die Auswertungen am Ende die korrekten Daten enthalten. Automatisiert werden Berichte versendet, die auf ein fehlendes Merkmal, Feld oder Eintrag hinweisen, dass bei der Dateneingabe vergessen wurde und bei späteren Prozessen zu Fehlern führen würde. Zum anderen können auch Anwenderfehler identifiziert werden. Verwendet ein Anwender beispielsweise bei der Budgetumbuchung unterschiedliche Sachkonten, weist der Kontrollbericht darauf hin. 

  • Visualisierung

Um die ausgewerteten Daten anschaulicher zu machen, kommt MACH BI Architekt zum Einsatz. Ein wichtiger Bestandteil ist das Dashboard, das die wichtigsten Berichte zu Kennzahlen-Cockpits zusammenfasst. Dabei können Vergleiche vorgenommen werden und Ausreißer leichter identifiziert werden. Diagramme stellen dies auf anschauliche Weise dar.

Quelle: Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Quelle: Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Service und Eigenverantwortung – Erfolgsfaktoren im Berichtswesen

Laut der Projektbeteiligten war die Aneignung von Grundkenntnissen in der Datenbanksprache SQL und von MACH BI Architekt während der Einführung wichtiger Erfolgsfaktor. Nach der Schulung erfolgte je nach Bedarf weitere Unterstützung durch die MACH-Beratung. Als hilfreich erwies sich ein im Laufe der Einarbeitungsphase erstelltes Protokoll, das unter anderem entscheidende Parameter für die Berichtserstellung dokumentierte und so neben der Beraterunterstützung wertvolle Antworten lieferte. Zu einem guten Start und zur Weiterentwicklung des Projektes beigetragen haben auch die gute interne Aufstellung der Finanzabteilung sowie die enge Zusammenarbeit mit den Kollegen aus der IT. 


Was sich für die Mitarbeiter verändert hat

Für Anita Kloos resultieren durch die Einführung von MACH BI an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg folgende Änderungen:

  • Verringerung des manuellen Aufwands bei der Datenauswertung
  • Zeitnahe und erhöhte Informationsversorgung
  • Deutliche Aufwertung der Informationen und damit verlässliche Entscheidungsgrundlagen für Hochschulsteuerung und -controlling
  • Erhebliche Erleichterung des Tagesgeschäfts in der Berichtserstellung
  • Uneingeschränkte Verfügbarkeit tagesaktueller Daten


Empfehlungen für Einsteiger

Ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Nutzung der Lösung liegt im Aufbau von interner Fachkompetenz. Programmierkenntnisse sind keine zwingende Voraussetzung, aber von Vorteil. Empfehlenswert ist, eine Testumgebung als „Spielwiese“ für die Anwender zu Projektbeginn zu schaffen, um Sicherheit bei der Berichtserstellung zu gewinnen.

Es lohnt, sich mit anderen Anwendern zum Berichtswesen auszutauschen z. B. zu Erfahrungen und Berichtsvorlagen. In der Hochschullandschaft wird der Austausch zum Berichtswesen über das MACH-Kompetenzzentrum an der Heinrich-Heine-Universität koordiniert. Projektneulinge haben es anhand der Erfahrungen anderer Nutzer bei ihrem Start bei der Einführung von MACH BI leichter.  


Ein Blick in die Zukunft

Mit der Einführung von MACH BI ist das Entwicklungspotenzial für die Hochschule noch nicht erschöpft. Im nächsten Schritt steht die Einführung der MACH E-Akte an. Wird diese mit MACH BI verknüpft, ergeben sich weitere Möglichkeiten der Datenauswertung. So lässt sich zukünftig beispielsweise die Frage beantworten, wie viele Projekte beantragt und wie viele genehmigt wurden. Genehmigungsquoten und neue Kennzahlen zur Drittmittelsteuerung sollen sich daraus ableiten lassen.

Aus einem Interview mit Anita Kloos, Sachbearbeiterin Finanzberichtswesen, Hochschule Bonn-Rhein-Sieg

Zurück

Einen Kommentar schreiben

Diese Website verwendet Cookies. weiterlesen