Verwaltung macht Zukunft

Die Otto Benecke Stiftung arbeitet produktiv mit der MACH E-Akte

10:03 24.07.2017

OBS e.V.

Die Otto Benecke Stiftung e. V. bearbeitet Förderanträge für Bildungsmaßnahmen von jungen Migrantinnen und Migranten seit April 2017 produktiv mit der MACH E-Akte.

Durch die Förderung der Otto Benecke Stiftung e. V. durch das Förderprogramm Garantiefonds-Hochschule wurden seit 1965 mehr als 400.000 Zuwanderinnen und Zuwanderer bei der Fortsetzung und Ergänzung ihrer Ausbildung in Deutschland unterstützt. Steigende Antragszahlen veranlassten die OBS e. V. dazu, sich mit ihren Prozessen auseinanderzusetzen und sie mit einer modernen E-Akte Lösung zu digitalisieren.

Seit April 2017 bearbeitet der Verein nun neue Förderanträge vollständig digital mit der MACH E-Akte. Dabei werden nicht nur die Dokumente und Daten voll digital geführt, sondern der gesamte Vorgang mit dem System gemanaged. Dank der flexiblen Prozesssteuerung im Hintergrund können so alle Antragsvarianten bearbeitet werden – auch unterwegs oder im Homeoffice.

Da die OBS e. V. die Bedeutung von Organisation und Prozessen früh erkannt hat, verlief die Einführung schnell und reibungslos. Diese Faktoren waren für den Projekterfolg besonders wichtig:

  • Durch eine intensive Beschäftigung mit den Antragsprozessen vor der Softwareeinführung konnten die Prozesse vor der Digitalisierung optimiert werden.
  • Eine Umstrukturierung von Aufgaben und Zuständigkeiten führte anschließend zu einer besseren und effizienteren Bearbeitung der Fälle. Im Zuge dessen wurden auch Teams und Büros neu gemischt.
  • Die neuen Teams bestehen immer aus erfahrenen und neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. So können alle Beteiligten schnell voneinander lernen und die Arbeit gegenseitig bereichern.

Aus unserer Sicht ist dieses Vorgehen ideal geeignet, um auch bei komplexen Anforderungen schnell zu sehr guten Ergebnissen zu kommen. Die Projektleiterin der OBS e. V. Helene Schurz (Fachbereichsleiterin Informationstechnik und Organisation) war an diesem Erfolg ganz wesentlich beteiligt und fasst das Projekt noch einmal zusammen:

„In den ersten drei Monaten seit April 2017 wurden in rund 1.800 E-Akten bereits über 2.700 Vorgänge bearbeitet. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich in kurzer Zeit intensiv und flächendeckend in die MACH E-Akte eingearbeitet und die Prozessarbeit der OBS revolutioniert. Ich freue mich auf die kommenden Versionen und neuen Features, die unsere Arbeit noch besser unterstützen werden.“

Hier finden Sie weitere Informationen zur MACH E-Akte

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