Verwaltung macht Zukunft

XRechnung & Co: Wege zur E-Rechnung

10:57 03.05.2018

Jakub Buraczewski, Produktmanager E-Rechnung, MACH AG

Interview mit Jakub Buraczewski, Produktmanager bei der MACH AG

Viel ist zu hören und zu lesen von der sogenannten „XRechnung“. Als neues Format der E-Rechnung scheint sie das bisher in Deutschland gängige Format ZUGFeRD zunehmend abzulösen. Was es mit der XRechnung genau auf sich hat und ob ZUGFeRD gar vom Aussterben bedroht ist, erläutert Jakub Buraczewski, Produktmanager bei der MACH AG.

 

Ein Großteil der öffentlichen Einrichtungen setzte bei der E-Rechnung bisher auf ZUGFeRD und auch MACH unterstützte das Format bisher, was sind die Gründe?

Wir haben uns bei MACH sehr frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung beschäftigt. Denn uns war klar, dass die E-Rechnung gesetzlich auf europäischer und nachfolgend auch auf nationaler Ebene verankert wird. Und damit wird sie dann auch bindend für unsere Kunden. Wir haben uns daraufhin bei unseren Kunden, insbesondere im Bundesbereich umgehört und nach Partnern gesucht, die das Thema gemeinsam mit uns vorantreiben wollen.

Gleichzeitig gab es auch schon viele Jahre vorher Bemühungen um Standardisierungen für das Format der E-Rechnung. Wir haben uns die verschiedenen Formate angeschaut und dabei erschien uns der Lösungsansatz des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland, kurz „FeRD“, als erfolgsversprechend. Das Forum hat schließlich auch das Format ZUGFeRD als E-Rechnungsstandard entwickelt – aus heutiger Sicht muss man genauer definieren: die Version ZUGFeRD 1.0.

Und so entstand schließlich eine Dreiecksbeziehung zwischen MACH, dem Bundesverwaltungsamt als Entwicklungs- und Implementierungspartner für die E-Rechnung und FeRD. Wir waren hier wirklich sehr früh unterwegs mit dem Thema, da wir, genauso wie unsere Kunden, von den Potenzialen überzeugt waren, und nicht nur die gesetzliche Pflicht im Blick behalten wollten!

 

Was genau verbirgt sich hinter ZUGFeRD?

ZUGFeRD wurde als Standardformat des Forums elektronischer Rechnungen Deutschland erarbeitet. Das Format legt fest, in welcher Form und Art eine E-Rechnung menschen- und maschinenlesbar erstellt und somit dann von einem System, wie z. B. der MACH Software, empfangen werden kann. Auch wenn für den Bearbeiter in der Verwaltung die E-Rechnung als vermeintlich klassische PDF-Datei hilfreich erscheint, so befindet sich, eingebettet im selbigen PDF, die echte, maschinenlesbare Rechnung in einer sogenannten XML-Datei. Die XML-Datei enthält schließlich die Informationen der Rechnung und kann automatisiert im System weiterverarbeitet werden.

 

Gibt es Alternativen zu ZUGFeRD?

Ja, Alternativen hat es immer gegeben und wird es meiner Meinung nach auch immer geben. Ich glaube auch nicht, dass man so enge Spielregeln aufstellen kann, dass es nur noch ein einziges Format für eine Rechnung geben wird. Letztendlich ist die Grundlage für die Gestaltung eines Formats wie ZUGFeRD eine EU-Norm, die gewisse Eckdaten vorgibt. Wie so oft gibt es auch zu der hier relevanten Norm EN-16931 die Möglichkeit nationaler Ausgestaltungen. Ein sehr greifbares Beispiel ist z. B. Skonto – das kennen wir in Deutschland und damit arbeiten wir regelmäßig. In anderen Ländern ist das eher unbekannt – womit dort ein Feld in einer Rechnung für Skonto nicht notwendig ist.

 

Und an welcher Stelle kommt dann die XRechnung ins Spiel?

Mit einigen Monaten Verzögerung zu den Aktivitäten von FeRD hat der IT-Planungsrat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KOSIT) beauftragt, eine nationale Ausgestaltung für die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung zu entwickeln, denn das Thema wird 2018 zumindest für die obersten Bundesverwaltungen ernst. Es gab initial einen Austausch mit Vertretern der entsprechenden Arbeitskreise von FeRD. Schlussendlich hat man sich aber doch für einen anderen Ansatz entschieden als ZUGFeRD. Damit wurde von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland eine zweite Ausgestaltung der europäischen Norm ins Leben gerufen.

Eine Besonderheit der XRechnung ist, dass hier auf die PDF-Datei als menschenlesbares Abbild der Rechnung verzichtet wird. Das ist letztendlich der größte Unterschied zu ZUGFeRD. In der XRechnung werden rechnungsbegründende Unterlagen z. B. als PDF im XML eingebettet – diese müssen dann von Systemen menschenlesbar gemacht werden.

 

Das heißt, eine XRechnung ist für Menschen nicht ohne Weiteres lesbar?

Genau. Aktuell handelt es sich um eine rein maschinenlesbare Datei im XML-Format. In der Planung durch die KOSIT befindet sich aber eine Aussage zu einem sogenannten Viewer bzw. der Art und Weise, wie die Informationen der XRechnung für Menschen lesbar dargestellt werden. Wir hoffen hier stark, dass die KOSIT die gewünschten Informationen alsbald veröffentlicht. Aktuell ist auf der Homepage lediglich der Hinweis zu sehen, dass daran gearbeitet wird. Ich halte diese Aufgabe für einen der größten Knackpunkte bzw. Akzeptanzherausforderungen bei der XRechnung, die von der KOSIT noch gelöst werden muss.

 

Ist XRechnung also das neue ZUGFeRD? Und wird es ZUGFeRD bald nicht mehr geben?

Nein. XRechnung ist genauso wie ein potenzielles ZUGFeRD 2.0 eine sogenannte CIUS. CIUS steht für Core Invoice Usage Specification, also die eben erwähnte nationale Ausgestaltung der europäischen Norm. ZUGFeRD 1.0 ist übrigens keine CIUS, da einige Anforderungen der europäischen Norm in der frühen ZUGFeRD Variante eben noch nicht berücksichtigt werden konnten. Deswegen wird gerade ein Nachfolgeformat für ZUGFeRD entwickelt, so dass wir zukünftig mit ZUGFeRD 2.0 zwei CIUS-Formate in Deutschland haben werden.

 

Das heißt, man hat zukünftig die Wahl zwischen ZUGFeRD 2.0 und XRechnung?

Genau, da beide Formate die Anforderungen der europäischen Norm erfüllen bzw. erfüllen werden, sind beide Varianten aus Sicht des europäischen Gesetzgebers zulässig.

 

Und wird ZUGFeRD 1.0 dann zukünftig „aussterben“?

Ja, ZUGFeRD 1.0 könnte irgendwann „tot“ sein. Das Format hat aber bereits im Vergleich zur XRechnung und der Nachfolgeversion ZUGFeRD 2.0 einige produktive Referenzen vorzuweisen. Wenn man bereits seit einiger Zeit auf ZUGFeRD 1.0 setzt, wird man so schnell nicht umsteigen wollen. Interessanterweise sind aus gesetzlicher Sicht individuelle Vereinbarungen zwischen Lieferanten und Kunden möglich – und somit auch eine Zusammenarbeit auf ZUGFeRD 1.0-Basis. Das wäre aber nichts anderes als eine individuelle Vereinbarung, die man sich auf breiter Basis mit all seinen Lieferanten gar nicht leisten kann. Ich gehe deshalb davon aus, dass die meisten Kunden mittel- bis langfristig ZUGFeRD 2.0 und die XRechnung als Eingangskanal zur Verfügung stellen werden. Gesetzeskonformität und Standard werden dann wohl bereits investierte Ressourcen schlagen.

 

Wie groß ist der Aufwand für einen Umstieg von ZUGFeRD 1.0 auf ZUGFeRD 2.0?

Das ist schwer einzuschätzen. Das Mapping muss auf jeden Fall angepasst werden. Im besten Fall hat man einen Partner an der Seite, der beim Umstieg unterstützt.

 

Und welches Format wird die MACH Software zukünftig unterstützen?

Wir werden logischerweise die XRechnung als den Standard für die öffentliche Verwaltung unterstützen, weil die öffentliche Verwaltung nun mal im Fokus unserer Geschäftsbeziehungen steht. Andererseits haben wir auch ein Interesse daran, Formate abzubilden, die unsere Kunden einsetzen wollen. Wenn also ZUGFeRD 2.0 von unseren Kunden genutzt wird, dann ist es auch das Ziel von MACH, diesen Standard anzubieten.

Und dann gibt es ja noch europaweit viele weitere Formate, die zu berücksichtigen sind. Wenn unsere Kunden also die Anforderung haben, diese Formate zu nutzen, dann sollte man eine Lösung zur Hand haben, die auch damit umgehen kann. Wenn also z. B. ein Professor einer deutschen Hochschule in Spanien eine Konferenz besucht und dort übernachtet, wird die Rechnung sehr wahrscheinlich ein spanisches Rechnungsformat haben, das eine CIUS der europäischen Norm ist.

 

Unterstützt die MACH E-Rechnung bereits die neuen Formate?

Als Produktmanager für diesen Bereich kann ich sagen, dass wir daran aktuell sehr intensiv arbeiten. Das ist natürlich auch davon abhängig, wann welches Format veröffentlicht wird. ZUGFeRD 2.0 gibt es z. B. noch gar nicht – insofern können wir dazu noch nicht viel entwickeln. Als kritisch betrachte ich dabei die Tendenz in einigen landesspezifischen E-Government Gesetzen, die die XRechnung oder ggf. noch ZUGFeRD als einzigen zulässigen Kanal definieren. Damit schließt man andere europäische CIUS aus, was man laut europäischer Gesetzeslage gar nicht darf. Ich bin gespannt, wie es da weiter geht.

 

Wir werden das Thema auf jeden Fall weiterverfolgen. Vielen Dank für das Interview!

Weitere Informationen zur E-Rechnung sowie Einblicke in das Projekt zur Einführung der E-Rechnung im Ressort des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat erhalten Sie auf diesen Veranstaltungen:

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