Verwaltung macht Zukunft

Eine gute E-Akte-Lösung passt sich flexibel in bestehende Infrastrukturen ein

Als Denkfabrik erarbeitet das Kompetenzzentrum ÖFIT unter Leitung von Jens Fromm Konzepte und Strategien für eine zukunftsfähige öffentliche IT und unterstützt damit die öffentliche Hand.

Herr Fromm, Sie beschäftigen sich seit vielen Jahren mit der E-Akte und machen sich für eine Offenheit in der Verfahrenslandschaft stark. Auf welchen Erfahrungen beruht diese Empfehlung?

Wir forschen und arbeiten seit über 10 Jahren für die öffentliche Verwaltung und haben gelernt, dass es ohne Veränderungsmanagement und damit verbundene Offenheit nicht geht. Ein Beispiel: Wir haben Ende 2015 ein Gutachten über den Zustand von E-Government in Deutschland für den Nationalen Normenkontrollrat erstellt. Die ernüchternde Bilanz: E-Government in Deutschland gibt es so gut wie gar nicht. Es sind zwar viele IT-Systeme im Einsatz, aber oft voneinander abgeschottet. So entlasten sie weder die Mitarbeiter noch die Finanztöpfe.

Welchen Einfluss hat die Architektur einer E-Akte-Lösung für den tatsächlichen Einsatz?

Eine gute E-Akte-Lösung passt sich flexibel in bestehende Infrastrukturen ein, berücksichtigt individuelle Anforderungen und zukünftige Entwicklungen, wie bspw. mobiles Arbeiten. Eine Kommune mit vielen Fachverfahren benötigt ein klar strukturiertes System mit Schnittstellen zu den Fachverfahren. In Behörden, wo es um Adhoc-Vorgänge geht und die interne Kommunikation an erster Stelle steht, ist es wichtig, Schnittstellen zu Kollaborationssystemen zu haben und aus E-Mail-Clients heraus Prozesse anzustoßen. Wie unterschiedlich die E-Akte-Produkte am Markt sind, zeigt unsere Anbieter-Befragung.

Welche Fragen sollten sich die Entscheider vor der Auswahl einer Lösung stellen?

Entscheider sollten wissen, dass sie selbst aktiv werden müssen. Der Prozess muss Chefsache sein. Danach erst folgt die Anforderungserhebung. Hier bin ich ein Freund von kleinen Schritten. Suchen Sie sich einen überschaubaren Aufgabenbereich aus und sammeln Sie erste Erfahrungen. Nutzen Sie auch Erfahrungen anderer, schauen Sie sich Lösungen in der Praxis an, z. B. im Schaufenster E-Akte von Fraunhofer FOKUS. Und binden Sie betroffene Personen frühzeitig in den Veränderungsprozess ein. Das fördert die Akzeptanz der Lösung.

Werden alle Verwaltungen bis 2020 die Umstellung bewältigt haben?

Das halte ich für unrealistisch. Aber ich bin dennoch sicher, dass wir bis dahin einen deutlichen Schritt vorangekommen sind.

Diese Website verwendet Cookies. weiterlesen