Verwaltung macht Zukunft

Prozessmanagement an der Vietnamese-German University (VGU)

Von Dr. Mathias Neukirchen, Vizepräsident Administration Vietnamese-German University und Linda Oldenburg, Expertin Prozessmanagement MACH AG

Die 2008 gegründete Vietnamese-German University (VGU) in Ho Chi Minh City, Vietnam, soll zu einer der führenden Forschungsuniversitäten in Südostasien ausgebaut werden. Der ehrgeizige Plan sieht vor, die Anzahl der Studierenden in den nächsten 15 Jahren zu verzehnfachen. Damit dieser Ausbau gelingt und zukunftsfähig ist, braucht es effiziente Strukturen und eine Verwaltung, die die vorhandenen Ressourcen bestmöglich nutzt.

Derzeit werden sieben Masterstudiengänge und drei Bachelorstudiengänge angeboten, die von rund 1.200 Studenten belegt werden. Aber die Ausbaupläne sind ambitioniert: bis 2020 sollen es rund 5.000 sein, bis 2030 sogar 12.000 Studenten. Das geplante Wachstum gilt auch für den Campus, der zurzeit noch für 1.500 Studierende ausgelegt ist. Grundlage für das erfolgreiche Wachstum ist auch eine effiziente, leistungsfähige und zukunftsorientierte Verwaltung.

Wissenstransfer

Das Anliegen der Uni ist also zunächst, eine solide Basis zu schaffen, um für zukünftige Aufgaben und Anforderungen gut gerüstet zu sein. Konkret heißt das: Die Prozesse der universitären Verwaltung sollen in allen Bereichen standardisiert werden, um ein höheres Qualitätsniveau zu erreichen. Die ersten Jahre sind bislang geprägt von Aufbau und Wachstum, Veränderung und Inselwissen. Zudem sind die Prozesse noch nicht dokumentiert. Vorrangiges Ziel war daher der grundlegende und systematische Aufbau von Wissen rund um Prozessmanagement und -implementierung.

Mit der MACH AG hat die VGU einen Projektpartner gefunden, der über viel Erfahrung in der Verwaltung sowie umfangreiches Prozesswissen verfügt. Der Schwerpunkt der Zusammenarbeit lag dabei vorrangig in der Wissensvermittlung und dem praktischen Training des Erlernten. Gefördert wurde dieses Engagement durch die Deutsche Investitions- und Entwicklungsgesellschaft (DEG) im Rahmen des develoPPP-Programms.

Das Rad nicht neu erfinden

Deutsche Lehr- und Forschungseinrichtungen organisieren ihre Verwaltungen gut und haben bereits weitreichende Erfahrungen mit der Optimierung von Prozessen. Die MACH AG begleitet diese Modernisierungsprojekte seit vielen Jahren mit professionellem Prozessmanagement und gab das Wissen, die Erfahrungen sowie Best-Practice-Ansätze an die VGU weiter.

Hierfür wurde ein achtköpfiges Team aus unterschiedlichen Verwaltungsabteilungen gebildet und in den Prozessmanagement-Methoden geschult. Die Teammitglieder lernten, die Prozesse der VGU eigenständig zu identifizieren, zu erheben und in BPMN 2.0 zu modellieren. Ein weiterer Schwerpunkt der Schulungen war, die Prozesse zu analysieren, Optimierungspotenziale zu erkennen und diese in die Konzeption zukünftiger Prozesse einfließen zu lassen.

Dabei fungierten die MACH Experten vor Ort nicht nur als Trainer, sondern gaben in Workshops kollegiale Hilfe und waren während der gesamten sieben Wochen Projektlaufzeit Ansprech- und Sparringspartner auf Augenhöhe. Auch für Reviews bei praktischen Übungen konnte sich das Team jederzeit an die MACH Experten wenden.

Schnelles Lernen auf beiden Seiten

Der Wissenstransfer von Deutschland nach Vietnam bedeutete für beide Seiten im Projektteam eine ungewohnte Situation – sprachliche, kulturelle und mentale Unterschiede mussten überbrückt werden. Trotz dieser Herausforderungen haben alle Beteiligten einen sehr guten Weg zur partnerschaftlichen und ergebnisorientierten Zusammenarbeit gefunden und schnell voneinander gelernt.

Auch fachlich galt es, eine gute Balance zu halten zwischen in Deutschland bewährten Prozessen und den spezifischen Besonderheiten in Vietnam – bei der Konzeption der Soll-Prozesse konnten die in deutschen Hochschulen etablierten Abläufe nicht 1:1 übernommen werden. Die Empfehlungen berücksichtigten daher die speziellen Gegebenheiten und die gewünschte Flexibilität ebenso wie die notwendige Strukturierung der Prozesse und internationale Standards.

Aus Mitarbeitern werden Prozessmanager

Während der drei Besuche von insgesamt sieben Wochen, die sich über ein gutes halbes Jahr verteilten, wurden aus acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der VGU acht VGU-Prozessmanager. Das erlernte Wissen hilft ihnen, auch in Zukunft die Verwaltungsprozesse zu strukturieren und standardisieren – und damit zu verbessern: Perspektivisch kann die Nutzung der bewährten Standards Zeit und Kosten einsparen. Dank der Unterstützung durch einen Experten mit profundem Wissen um Prozessmanagement und universitäre Verwaltungsprozesse konnten diese Ergebnisse in kurzer Zeit erreicht werden. Die VGU ist damit in Vietnam ein Vorreiter in Sachen Prozessmanagement im universitären Bereich und wird als Multiplikator hoffentlich dafür mitverantwortlich sein, dass das Wissen um die Wichtigkeit eines fundierten Prozessmanagements nicht an den Türen der VGU stehen bleibt. Ein erster Austausch zu diesem Thema wischen verschiedenen Universitäten wurde bereits 2015 angestoßen.

MACH hat bei dem internationalen Einsatz ebenfalls neue Erfahrungen gesammelt und die Methoden des Prozessmanagements intensiv im fremdsprachigen Ausland eingesetzt bzw. vermittelt. Auch wenn sich die kulturellen Hintergründe sehr unterscheiden – unterm Strich gilt auch für die asiatische Universität: Ganzheitliches Prozessmanagement bringt eine Struktur in die Geschäftsprozesse, die unabdingbar ist für eine erfolgreiche und effiziente Verwaltung.

Die Vietnamese-German University (VGU) ist ein von der vietnamesischen Regierung und dem Land Hessen initiiertes Hochschulprojekt. Auf deutscher Seite wird es zusätzlich vom Bundesministerium für Bildung und Forschung getragen.

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