Verwaltung macht Zukunft

Haushaltsplanaufstellung in Thüringen

Von Carsten Ziegenbalg, Projektleiter HAMASYS im Thüringer Finanzministerium und Henning Kettner, Senior-Vertriebsberater, MACH AG

Der Freistaat Thüringen hat in den letzten Jahren ein umfassendes IT-System für das gesamte Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Landesverwaltung aufgebaut. 2015 ist die Haushaltsplanaufstellung landesweit produktiv gegangen: Der Landeshaushalt 2015/2016 wurde erstmals mit dem neuen Verfahren aufgestellt und die Daten für die Bewirtschaftung freigegeben. Damit wurde der letzte entscheidende Schritt vollzogen, alle Prozesse des Haushaltskreislaufs – von der Planaufstellung, über die Mittelbewirtschaftung bis zur Haushaltsrechnung – komplett und medienbruchfrei in einem einheitlichen IT-System abzubilden.

Der Thüringer Haushalt besteht aus 15 Einzelplänen und dem Gesamtplan und enthält über 6.000 Titel, die während der Planungsphase im Fokus stehen. Zur Planung des Haushalts arbeiten alle Zuständigen zentral mit dem ITSystem und geben hier ihre Ansätze und Planungsdaten ein – einschließlich der Stellenplanung, Vermerke und Erläuterungen. Dabei werden verschiedene Planversionen erstellt: Vom Voranschlag über den Entwurf und die Phase des parlamentarischen Verfahrens – hier erhält jede Fraktion eine Planversion für Änderungsanträge – bis hin zum endgültigen Haushaltsplan. Die aktuellen Planungsdaten lassen sich nun jederzeit ortsunabhängig abrufen und bearbeiten. Daneben stehen den Nutzerinnen und Nutzern auch Informationen aus den vergangenen Haushaltsjahren bzw. die Vorgaben der mittelfristigen Finanzplanung zur Verfügung – so können sie sich schnell orientieren. Durch das umfassende Berichtswesen können die Verantwortlichen den Fluss der Finanzen besser als zuvor verfolgen und bereits im Haushaltsvollzug wichtige Informationen für die künftige Entscheidungsfindung in der Finanzpolitik erhalten. Als weitere Herausforderung wurde ein komplett neues Druckmanagementsystem für den Haushaltsplandruck integriert, um die Druckdateien des vollständigen Haushaltsplans erzeugen zu können.

Die Ausgangslage

Die Haushaltsplanaufstellung lässt sich auch unabhängig von anderen Komponenten abbilden. Im Freistaat Thüringen war sie ein Teil des Gesamtprojekts HAMASYS (HAushaltsMAnagementSYStem) konzipiert und damit als Teil des Haushaltskreislaufs: Planung, Bewirtschaftung und Rechnungslegung bzw. Haushaltsrechnung erfolgen in Thüringen elektronisch auf Basis einer einheitlichen Datenhaltung. Die Komplexität des Vorhabens setzte eine gründlicheVorarbeit und langfristige Planung voraus: Nach dem grundlegenden Kabinettsbeschluss in 2003 und einer europaweiten Ausschreibung wurde das Verfahren der Mittelbewirtschaftung und Kasse ab 2006 Schritt für Schritt eingeführt.

Bis dahin organisierte das Thüringer Finanzministerium die Mittelbewirtschaftung vorrangig papierbasiert. So erfolgte die Mittelverteilung formlos oder schriftlich mit Anordnungen per Formblatt, für das Controlling wurden Überwachungslisten geführt. Auch für die Haushaltsrechnung, den Jahresabschluss und diverse Statistiken gab es eine Zusammenstellung von Textdokumenten und Tabellen.

Das Projekt

Neben den fachlichen Kriterien war die wesentliche Anforderung an die neue IT-Lösung, alle Prozesse in einem integrierten System abzubilden – reibungslos, transparent und nachvollziehbar. Die Haushaltsplanaufstellung, Mittelbewirtschaftung und Haushaltsrechnung sowie Anwendungen zum webbasierten Berichtswesen wurden ohne Schnittstellen auf einer Datenbasis realisiert. Das bedeutete, dass ein großer Schritt von der Papierwelt zu einer IT-Lösung vollzogen werden konnte. Nicht zuletzt galt es, die Nutzerinnen und Nutzer „mitzunehmen“ und sie bei den gravierenden Umstellungen optimal zu unterstützen.

Das Gesamtprojekt wurde in zwei Teilprojekten durchgeführt. Zunächst Mittelbewirtschaftung/Kasse, anschließend ab 2009 die Haushaltsplanaufstellung, der Roll-out für die Mittelbewirtschaftung über die landesweit insgesamt 242 Behörden und Dienststellen wurde über einen Zeitraum von vier Jahren vollzogen. Parallel dazu wurde die Kassenorganisation geändert: Aus ehemals drei Staatskassen ist eine zentrale Landeshauptkasse hervorgegangen, die „produktiv pilotiert“ wurde.

Fazit und Ausblick

Fast jeder Euro, den das Land Thüringen plant, ausgibt und darüber Rechenschaft abgibt, läuft über das Verfahren – für die Haushaltsjahre 2016 und 2017 sind das jeweils knapp bzw. gut 10 Mrd. Euro. Mittlerweile sind 37 Vorverfahren mit Schnittstellen angeschlossen und rund 4.000 Nutzerinnen und Nutzer bearbeiten landesweit jährlich 2 Millionen Belege im System.

Dass Haushaltsplanung, Mittelbewirtschaftung und Rechnungslegung in einem Verfahren integriert sind und auf einer Datenbasis aufsetzen, hat verschiedene Vorteile. Eine einheitliche Benutzeroberfläche erleichtert die Arbeit mit dem System und durch die enge Verzahnung der einzelnen Komponenten finden viele Prozesse bzw. Datenübertragungen automatisiert statt. Darüber hinauswird mit HAMASYS das Haushaltswesen zunehmend zu einem Informationssystem, das die Steuerung des Haushalts unterstützt: Der Bedarf von Ressourcen kann besser überblickt und gestaltet werden und gezielte Berichte liefern taggenaue, wertvolle Informationen für Entscheidungen.

Dank der konstruktiven Zusammenarbeit der Partner im Projekt konnte das komplexe Vorhaben erfolgreich realisiert werden. So wurde z. B. bei der Vorbereitung für das Planaufstellungsverfahren ein HPA-Team aus Verwaltung und Dienstleister gebildet, das Hand in Hand die wichtigsten Probleme gelöst hat. Die intensive Kommunikation und die Unterstützung auch auf Entscheidungsebene werden auch bei nächsten Schritten wichtig sein.

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