Verwaltung macht Zukunft

Doppik-Umstellung, neues Finanzverfahren und Abbildung der Kassengemeinschaften: Die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau hat viel vor – und ist auf gutem Weg

Von Karsten Schmitz (Teilprojektleiter IT für die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau), Dr. Daniel Fritsch und Julian Grothe (MACH AG)

Die Evangelische Kirche in Hessen und Nassau (EKHN) stellt derzeit den Rechnungsstil in ihren Organisationen um: Die doppische Buchhaltung löst die erweiterte Kameralistik ab. Parallel zu dieser Umstellung führt die EKHN die Finanzsoftware der MACH AG ein, welche die kaufmännische Buchhaltung unterstützt. Das Gesamtprojekt hat 2013 mit einer umfassenden Ausschreibung begonnen und wird voraussichtlich bis 2019 laufen. Ein ambitioniertes Ziel, denn es gilt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeskirche mit ihren 1.151 Kirchengemeinden, 36 Dekanaten, 10 Regionalverwaltungen und anderen kirchlichen Körperschaften des öffentlichen Rechts in dem Veränderungsprozess mitzunehmen. Neben den betroffenen haupt- und nebenamtlichen Mitarbeitern sind auch die mehr als 9.000 Ehrenamtlichen in Leitungsfunktion im Blick – allein quantitativ eine Herausforderung.

Reformen bedeuten Veränderungen und Neuerungen. Dies trifft insbesondere auf die notwendigen Veränderungen verschiedener kameral gewachsener Arbeitsprozesse und Aufgabenzuordnungen in der kirchlichen Verwaltung zu. Die Doppik-Einführung stellt alle betroffenen Mitarbeitenden vor neue Aufgaben mit zusätzlichen Anforderungen an Kenntnisse und Kompetenzen. Deshalb spielt beim Change Management die Personalqualifizierung für die haupt- und nebenamtlichen Mitarbeitenden sowie Ehrenamtliche auf allen Ebenen eine besondere Rolle.

Die EKHN verfolgt mit der Änderung auf die Doppik mehrere Absichten: In erster Linie soll Transparenz über die Ziele und Inhalte kirchlichen Handelns und die dafür eingesetzten Ressourcen geschaffen werden, um auf dieser Basis strategische Zukunftsentscheidungen zu treffen. Dazu soll in der Finanzplanung der Werteverzehr und somit der Substanzerhalt im Sinne einer intergenerativen Gerechtigkeit berücksichtigt werden. Die EKHN orientiert sich deshalb an den Bilanzierungsregeln des Handelsgesetzbuches (HGB) und ergänzt sie um kirchenspezifische Aspekte. Parallel sollen die Prozesse in der Finanzverwaltung effizienter gestaltet und weitgehend einheitlich organisiert werden.

Projekt-Vorgehen

Die Kirchenverwaltung sowie die zehn regionalen Verwaltungen nehmen die Aufgaben der Finanzverwaltung und Buchhaltung gebündelt für alle Einrichtungen der EKHN wahr. Die EKHN hat ein sukzessives Projektvorgehen je Verwaltungsregion gewählt, bei dem die Landeskirche und die einzelnen Regionalverwaltungen mit ihren jeweilig zugeordneten Einrichtungen in drei Schritten nacheinander eingebunden werden. Dies ist einerseits notwendig, um mit den bestehenden begrenzten Projektressourcen eine gute Unterstützung aller Beteiligten gewährleisten zu können. Anderseits soll hierdurch eine wachsende Mitarbeitenden-Basis im Sinne einer lernenden Organisation geschaffen werden, um die Umstellungsprozesse in den Verwaltungsregionen zu unterstützen.

Mit Einführung der neuen Software werden zugleich die Prozesse und IT-Verfahren im Rahmen der bestehenden IT-Strategie weiter konsolidiert. Waren bisher mehrere technische Instanzen eines kameralen IT-Verfahrens und ein weiteres kaufmännisches System im Einsatz, findet nun eine Vereinheitlichung in den kirchlich verfassten Einrichtungen auf nur ein Finanzsystem mit einer einheitlichen Datenbank statt. Dadurch lassen sich technisch administrative Aufgaben standardisieren und bündeln, was zu einer möglichst einheitlichen Handhabung innerhalb des Systems führt und Aufwand und Kosten reduziert. Zugleich führen die Standardisierungen zu einer Erhöhung der Datensicherheit.

Die Kassengemeinschaften als Umsetzung eines kirchlichen Solidaritätsgedankens

Das neue IT-Verfahren unterstützt auch Einheitskassen, sogenannte Kassengemeinschaften in der EKHN. Zum einen werden hierdurch die Kirchengemeinden und Dekanate von buchhalterischen Tätigkeiten entlastet. Die Bündelung in der Regionalverwaltung führt zudem zu einer effizienteren Bearbeitung der Aufgaben. Als Servicecenter in der jeweiligen Verwaltungsregion übernehmen die Regionalverwaltungen für die ihr angeschlossenen Kirchengemeinden und Dekanate Verwaltungsaufgaben wie Haushaltsplanaufstellung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung oder auch die Personalabrechnung.

Insbesondere ist das Prinzip der Kassengemeinschaft auch Ausdruck des Solidaritätsgedankens: Weil Rechnungen von einem gemeinsamen Konto, der sogenannten Einheitskasse, beglichen werden, ist die Liquidität auch kleinerer Gemeinden jederzeit sichergestellt. Dieses Pooling von Konten ermöglicht es den Kirchengemeinden, einen geringeren Betrag an liquiden Mitteln bereitzuhalten. Das bedeutet gleichzeitig, dass ein höherer Betrag an Geldern länger, zum Beispiel zentral in die gesamtkirchlichen Finanzanlagen und damit im Rahmen der kirchlich vorgegebenen Anlagestrategie, angelegt werden kann. Die dadurch gewonnenen Mittel dienen wiederum den jeweiligen Kirchengemeinden und Dekanaten zur Erfüllung ihrer kirchlichen Aufgaben.

Wie sieht die Lösung aus?

In der neu eingesetzten Software lassen sich beliebig viele Mandanten auf einer Datenbank einrichten. Im diesem konkreten Fall bildet die EKHN die selbstständigen, bilanzierenden kirchlichen Körperschaften sowie andere rechtlich selbstständige juristische Personen wie Vereine oder Stiftungen als einzelne Mandanten ab. Die Regionalverwaltungen nehmen die Buchungen in den jeweiligen Mandanten vor, sodass die Zuordnung der Zahlungen zu den richtigen Bilanzen und zugleich der Ausgleich der Konten untereinander gewährleistet sind. Auf diese Weise lässt sich aus der Software jederzeit sowohl die Einheitskasse als Ganzes überwachen, als auch die Anteile der jeweiligen Kirchengemeinden am Geldbestand der Einheitskasse ermitteln.

Gleichzeitig mit der Umstellung auf die Doppik sollen die Kirchengemeinden und Dekanate weiter von Verwaltungsaufgaben entlastet werden, indem sie diese von Eingaben in das IT-System befreien. Piloteinrichtungen scannen die freigegebenen, papiergebundenen Belege ein und übermitteln diese per E-Mail an die Regionalverwaltungen. Über eine Schnittstelle können die Einrichtungen, die Regionalverwaltungen oder auch das Rechnungsprüfungsamt auf die Belege innerhalb der Finanzsoftware sicher sowie ortsunabhängig zugreifen, was beispielsweise die Rechnungsprüfung unterstützt und Reisezeiten sowie den Rechercheaufwand minimiert.

Fazit

Das System ermöglicht durch seine Mehrmandantenfähigkeit  eine vereinfachte, zentrale Aufgabenerledigung in der solidarisch organisierten Kassengemeinschaft bei dennoch mandanten-individueller Zuordnung zu den eigenständigen Körperschaften. Diese kommen vor Ort ihrer Haushaltsverantwortung nach, indem sie sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Haushaltsstand durch entsprechend vordefinierte Auswertungen verschaffen können.

Auch wenn das Gesamtprojekt voraussichtlich erst 2019 mit der Doppik-Umstellung aller elf Kassengemeinschaften beendet sein wird und noch viele Herausforderungen zu lösen sind: Erste Entlastungen zeichnen sich bereits durch die Einführung des Scannens in den Kirchengemeinden und Dekanaten ab.

Die Modernisierung des kirchlichen Finanzwesens wird auch auf dem diesjährigen Anwenderkongress im Verwaltungsforum Kirche und Wohlfahrt ein Thema sein. Die Teilnehmer erwarten die Präsentation eines Praxisberichtes zum Rechnungsworkflow im Erzbistum Berlin sowie ein Vortrag zum Konfigurationsmanagement und den Vorteilen für Kirchenverwaltungen. Abgerundet wird das Forum durch einen Arbeitskreis, um Ansätze für ein gemeinsames Testvorgehen bei Versionswechsel zu erarbeiten.

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