Verwaltung macht Zukunft

Viele Besonderheiten: Personalmanagement an Lehr- und Forschungseinrichtungen

Von Lena Bokelmann und Melanie Emmel, MACH AG

Im Vergleich zu privatwirtschaftlichen und anderen öffentlichen Einrichtungen haben Hochschulen, Universitäten und Institute besondere Anforderungen an die Verwaltung. Das gilt besonders auch für die Verwaltung und Planung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter*: Diese werden oft aus unterschiedlichen Budgets finanziert – z. B. zu einem Teil aus dem Haushalt, zu einem Teil aus einem oder mehreren Drittmittelprojekten. Zudem gibt es viele Mitarbeitergruppen, Vertragsarten sowie Befristungen, sodass die Geschäftsvorfälle dementsprechend eigen sind.

Um diese Besonderheiten abzubilden und bessere Unterstützung sowohl bei strategischen Entscheidungen als auch operativen Tätigkeiten zu erhalten, nutzen immer mehr Lehr- und Forschungseinrichtungen neben der MACH Finanzsoftware das MACH Personalsystem. Zuletzt haben die Universität Paderborn, die TU Kaiserslautern sowie die Hochschule Düsseldorf ihr bestehendes Personalsystem durch MACH ersetzt und managen damit die Finanzen und das Personal in einem integrierten System auf einer einheitlichen Datenbasis.

Damit reduzieren sie nicht nur die Schnittstellen – und deren Pflegeaufwand – sondern auch redundante Arbeiten, die zuvor durch die parallele Datenpflege angefallen sind: So müssen beispielsweise Kostenstellen, Kostenträger oder auch Konten nur einmal angelegt werden und nicht jeweils im Finanz- sowie Personalsystem.

Für gute Planbarkeit: Personalkosten hochrechnen

Ein sehr wichtiger Vorteil für die drei Organisationen ist die zuverlässige und einfache Personalkostenhochrechnung. Festlegungen von Personalkosten und deren Umbuchungen können damit automatisch stattfinden, wodurch eine noch solidere Finanzplanung möglich ist. Alle drei Hochschulen nutzen bereits den Personalkostenimport aus einem Abrechnungssystem, der die Personalkosten personengenau zuordnet. Dabei kann individuell entschieden werden, wie der Beleg- und Positionstext gebildet werden soll – z. B. nach Buchungsperiode, Personalnummer oder dem Namen des Mitarbeiters, selbstverständlich unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Auch in Bezug auf die Drittelmittelprojekte ist die Hochrechnung hilfreich: Mit ihr lässt sich bis auf den Euro genau kalkulieren, wie viel der Mitarbeiter auf dem jeweiligen Projekt kostet, auf dem er meistens nur zu einem bestimmten Prozentsatz seiner Arbeitszeit eingesetzt ist. Bevor jemand für ein bestimmtes Drittmittelprojekt eingestellt wird, kann die Personalabteilung also schon vorher prüfen und sicherstellen, ob bzw. dass das Budget für die geplante Zeit vorhanden ist – zumal Faktoren wie Tariferhöhungen oder Jahressonderzahlungen automatisch berücksichtigt werden können.

Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Die Uni Paderborn profitiert zudem von der Schnittstelle zum Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) Nordrhein-Westfalen. Im Bereich Neueinstellungen von Hilfskräften werden die Personaldaten in MACH erfasst und – im Vier-Augen-Prinzip – mittels Daten-CD papierlos an das LBV übermittelt.

Eine große Unterstützung im alltäglichen Geschäft ist auch die effektive Vorlagenverwaltung. Wo die Mitarbeiter vorher ihre Wiedervorlagen einzeln händisch angelegt haben oder eine SQL-Abfrage nötig war, übernimmt dies nun die Software: Sie lässt sich so konfigurieren, dass alle Vorgänge mit Handlungsbedarf automatisch angezeigt werden. Häufig genutzte Abfragen lassen sich einfach und einmalig hinterlegen – beispielsweise alle befristeten auslaufenden Verträge oder alle auslaufenden (Schwerbehinderten-)Ausweise.

Der Weg dorthin. Und Erfolgsfaktoren

Die Ablösung eines etablierten Vorsystems ist immer mit Aufwand verbunden, sowohl auf technischer als auch konzeptioneller Seite. Das erfordert auch personelle Ressourcen. Die Hochschule Düsseldorf hat sich für eine manuelle Migration entschieden, um in dem Zuge gleich eine Qualitätssicherung der Daten vorzunehmen. Als „Nebeneffekt“ konnten sich die Personalsachbearbeiterinnen damit zudem bereits vor dem Echtbetrieb in großem Umfang mit dem System vertraut machen. In Paderborn und Kaiserslautern wurde die Datenmigration systemunterstützt durchgeführt.

Auch die Sachbearbeiter müssen anfangs investieren und sich an die neue Software gewöhnen. Hilfreich ist, wenn die Mitarbeiter so früh wie möglich eingebunden werden, sie zeitnah zum Produktivbetrieb geschult werden und die Software intuitiv zu bedienen ist. In allen drei Einrichtungen klären spezifische Anwenderleitfäden Fragen und legen Vorgehensweisen fest. Das unterstützt nicht nur die Einarbeitung, sondern sorgt auch dafür, dass die Geschäftsvorfälle einheitlich abgebildet werden – und damit zudem für eine hohe Qualität der Auswertungen.

Gute Vorbereitung für großen Nutzen

Auch eine gute Abstimmung zwischen Hersteller- und Kundenprojektleitern, ein kontinuierlicher Lenkungsausschuss und der verbindliche Austausch mit der Leitung sind wichtig.

In Paderborn hat beispielsweise der Fachadministrator für Finanzen von Anfang an seine Perspektive und Anforderungen eingebracht – u. a. bei der Frage, welche Konten einbezogen und wie diese in MACH Personalmanagement bebucht werden müssen. Diese enge Abstimmung führt dazu, dass auch das Rechnungswesen das integrierte System bestmöglich nutzt und gut bedienen kann.

Bei Personalprojekten ist der Personalrat besonders wichtig, und gleich zu Beginn sollte die kontinuierliche Kommunikation sorgfältig vorbereitet werden. Gerade wenn es um datenschutzrelevante Fragen geht – welche Daten dürfen in der Software erfasst und wie lange gespeichert werden, wer darf was sehen, etc.

Resümée

Nach eigenen Aussagen hat sich die Arbeit für alle drei Hochschulen gelohnt und die Verwaltung auf eine neue Stufe gehoben. Mit der Einführung von MACH Personalmanagement nutzen sie das integrierte ERP-System umfänglich und ergänzen das bereits eingesetzte Finanzmanagement, erweitert durch Vertragsmanagement (Kaiserslautern), die E-Beschaffung (Paderborn) bzw. Business Intelligence (Düsseldorf).

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