Verwaltung macht Zukunft

E-Akte Projekte scheitern nicht an Software. Aber an Prozessen!?

Von Thorben Ehlers, Vertriebsleiter E-Verwaltung und DMS, MACH AG

E-Akte Projekte scheitern nicht an Software. Aber an Prozessen!?

Es ist leicht, ein Softwareprojekt gegen die Wand zu fahren: Planen Sie einfach von möglichst weit oben den Bedarf, kaufen Sie dann eine passend erscheinende Software und sparen Sie hinterher möglichst konsequent bei den Schulungen – die Software war ja schon teuer genug. All das ohne Rücksprache mit dem Personalrat, IT-Sicherheitsbeauftragten oder gar den späteren Anwenderinnen und Anwendern. Muss das denn sein?

Vermutlich kennen Sie solche Fälle aus eigener Erfahrung. Wir bei MACH haben ein wirksames Gegenmittel gefunden! Bevor wir uns in einem Projekt ganz konkret mit der Software beschäftigen, schauen wir uns erst einmal gemeinsam die Situation unserer Kunden an. Dabei gewinnen wir und unsere Kunden wertvolle Informationen über die tatsächliche Arbeitsweise aller Beteiligten und können in einem zweiten Schritt die Prozesse für den Einsatz eines E-Akte Systems optimieren, bevor wir sie dann digitalisieren. Diese Reihenfolge hat sich in hunderten Projekten bewährt und gilt umso mehr für E-Akte Projekte, da diese das Verwaltungshandeln in seinem tiefsten Kern betreffen. Denn Akten und Vorgänge sind ein so zentraler Bestandteil der öffentlichen Verwaltung, dass ein E-Akte Projekt ohne vorheriges Prozessmanagement schon grob fahrlässig ist.

Daher lautet meine Antwort auf die Frage „Muss das denn sein?“ – Nein, muss es nicht!

Der Weg zu einer modernen E-Verwaltung führt über klare Prozesse! Und ganz nebenbei gewinnen öffentliche Verwaltungen an Effizienz und Flexibilität. Transparente Prozesse schaffen Verständnis für Tätigkeiten anderer Bereiche einer Behörde, begünstigen so die nötige Veränderungsbereitschaft – und damit letztendlich den Erfolg Ihres Projektes.

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