Verwaltung macht Zukunft

Landkreis Dahme-Spreewald digitalisiert Rechnungsempfang und -verarbeitung

Stefan Klein, Kämmerer und Amtsleiter der Kämmerei/Kreiskasse, Landkreis Dahme-Spreewald

Von Stefan Klein, Kämmerer und Amtsleiter der Kämmerei/Kreiskasse, Landkreis Dahme-Spreewald

Die Motivation, die Rechnungsbearbeitung grundlegend zu modernisieren, war dabei nicht die sich aus der EU-Richtlinie ergebende Verpflichtung der Verwaltung. Vielmehr erkannte man in der Kämmerei des südöstlich von Berlin gelegenen Landkreises Dahme-Spreewald schon früh die Potenziale, die mit der E-Rechnung einhergehen: Beschleunigung der Durchlaufzeiten sowie die Verschlankung und Transparenz des Prozesses.

SCHNELL UND SICHER

Im Februar 2017 hat der Landkreis mit der MACH AG auf einen prozessbasierten Rechnungsworkflow umgestellt, der elektronisch strukturierte Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. In der Kreisverwaltung mit 5 Dezernaten, 20 Fachämtern und 900 Beschäftigen laufen die täglich ca. 250 Rechnungen (also rund 65.000 im Jahr) nun softwaregestützt durch die zentrale Kämmerei und die dezentralen Fachämter. Rund 300 Nutzer sind im Rahmen der Rechnungsbearbeitung an das MACH System angeschlossen.

Die durchschnittliche Zeitersparnis pro Rechnung ist dabei deutlich messbar: Vom zentralen Posteingang in der Poststelle über die verschiedenen Prüfungen bis zur Zahlung in der Kasse vergingen früher rund 6 Tage. Mit dem neuen Prozess wird eine Rechnung heute durchschnittlich bereits in der Hälfte der Zeit bearbeitet. Verzögerungen durch interne Postlaufzeiten, falsche Zuordnungen und Krankheit gehören weitestgehend der Vergangenheit an.

GUT VORBEREITET INS PROJEKT

Am Anfang des Projektes zur Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows stand zunächst die Analyse des ursprünglichen Rechnungsbearbeitungsprozesses. Ausgehend von deren Ergebnis wurde im  September 2015 ein Vorbereitungsworkshop mit den Experten der MACH AG durchgeführt, in dem der künftige digitale Prozess skizziert wurde. Dieser Soll-Prozess wurde von März bis Oktober 2016 finalisiert; die Implementierung, welche von verschiedenen Change-Managementmaßnahmen begleitet wurde, erfolgte im Anschluss bis Februar 2017.

Wichtige Instrumente zur erfolgreichen Gestaltung des organisatorischen Umgestaltungsprozesses waren die genaue Verfahrensdokumentation sowie eine detaillierte Dienstanweisung, welche die internen Ordnungsvorschriften sowie die Verantwortlichkeiten, Abläufe und Prozesse regelt. Ergänzend dazu wurden im Berechtigungskonzept folgende Punkte geregelt bzw. umgesetzt:

  • Trennung von IuK-Administration, Fachbereich und Zahlungsverkehr
  • Abbildung des „Vier-Augen-Prinzips“
  • Trennungsgrundsatz von Freigabe und Ausführung der Buchung

EIN MODELLPROJEKT MIT STRAHLKRAFT

Im Rahmen eines Modellprojektes zur Einführung der E-Rechnung hat der Landkreis Dahme-Spreewald gemeinsam mit vier weiteren kreisangehörigen Kommunen außerdem die zentralen rechtlichen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen und davon ausgehend die Umsetzbarkeit und Potenziale der E-Rechnung in der Kommunalverwaltung aufgezeigt und in einem Leitfaden veröffentlicht (Bezug über: finanzverwaltung@dahme-spreewald.de).

Das Modellprojekt wurde mit dem Beratungsunternehmen „Partnerschaft Deutschland“ durchgeführt und vom Bundesministerium der Finanzen gefördert.

Alle Infos zur MACH E-Rechnung und zum idealen Projektstart finden Sie auf
www.mach.de/e-rechnung

Diese Website verwendet Cookies. weiterlesen