Verwaltung macht Zukunft

„Die Mitarbeiter werden erheblich in der Rechnungsprüfung entlastet“

Britta Biergans, Bundeskunsthalle

Die Einführung der E-Rechnung für Eingangsrechnungen in der Bundeskunsthalle befindet sich auf der Zielgeraden. Britta Biergans leitet das Projekt und erklärt die Hintergründe.

Warum haben Sie sich für die Einführung der MACH E-Rechnung entschieden?

Als Zuwendungsempfängerin des Bundes ist die Bundeskunsthalle gesetzlich verpflichtet, die E-Rechnung einzuführen. Dementsprechend befassen wir uns mit dem Thema – beginnend mit dem ZUGFeRD-Format – schon länger und werden den elektronischen Rechnungsworkflow im Dezember starten. Nachdem wir bereits seit 2007 mit MACH arbeiten und sukzessive die Nutzung der verschiedenen Module ausgebaut haben, wollen wir die Möglichkeiten der Software weiter ausnutzen und entwickeln, immer mit dem Ziel, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.

Wie wird sich die Arbeit in der Bundeskunsthalle mit der E-Rechnung positiv verändern?

Die Direktverarbeitung bietet zunächst eine erhebliche Zeitersparnis. Die Bundeskunsthalle nutzt hier die Synergie-Effekte von MACH, um einen Großteil der Rechnungen standardisiert abzuwickeln. Dergestalt werden die Mitarbeiter erheblich in der Rechnungsprüfung entlastet und wir haben einen noch schnelleren Mittelumsatz.

Sie sind in der Prozessoptimierung ein Vorreiter in Ihrem Bereich und haben kürzlich einen völlig neuen Analyse-Ansatz für den Rechnungsworkflow umgesetzt – was verbirgt sich dahinter?

Die Bundeskunsthalle hat mit der MACH AG ein Pilotprojekt zur Prozessanalyse mithilfe von MACH Process Intelligence umgesetzt. Wir wissen daher, dass wir rund 80 % unserer Rechnungen in 5 Arbeitstagen abschließend bearbeiten. Neben diesem sehr positiven Ergebnis hat uns zunächst eine Auswertung der bereits etablierten Prozesse interessiert. Wir wollten herausfinden, ob diese im Echtbetrieb funktionieren oder ob es noch Steuerungsbedarf gibt. Tatsächlich entsprachen die Flaschenhälse, also die längeren Bearbeitungsschritte aber genau unseren Vorstellungen. Wir sind also auch hier sehr zufrieden mit den Ergebnissen und an einer weiteren Entwicklung des Analysetools interessiert.

 

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