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Justizvollzugsanstalten in Rheinland-Pfalz: IT-gestützte Auftragsverwaltung

Von Linda Oldenburg, Expertin Prozessmanagement, MACH AG

Die Justizvollzugsanstalten (JVA) in Deutschland bieten vielfache Arbeits- und Ausbildungsmöglichkeiten für die Gefangenen an. In Rheinland-Pfalz gibt es beispielsweise Eigenbetriebe wie Druckereien, Schlossereien, Schreinereien oder Gärtnereien, in denen Aufträge von Behörden, externen Firmen oder Einzelpersonen ausgeführt werden. Weiterhin existieren sogenannte Unternehmerbetriebe – hier haben Unternehmen der freien Wirtschaft die Möglichkeit, Erzeugnisse innerhalb der Anstalt herzustellen oder Leistungen erbringen zu lassen.

Die entsprechenden Aufträge werden erfasst, es erfolgt eine Preiskalkulation und Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie Ausgangsrechnungen werden erstellt. Für die Durchführung der Aufträge erforderliche Beschaffungen werden aus den Betrieben heraus gemeldet. Der Gesamtprozess findet auch hier in enger Abstimmung zwischen den Mitarbeitern der Betriebe und der Buchhaltung statt.

ZUNÄCHST IM FOKUS: DIE AKTUELLE SITUATION

Die JVA Diez hat bisher insgesamt ca. 5.000 Aufträge jährlich papierbasiert durchgeführt – mit „historisch gewachsenen“ Verfahren und Abläufen. An einigen Stellen war offensichtlich, dass es Optimierungsbedarf gab: Verbesserungspotenzial zeigte sich insbesondere bei der Kostentransparenz für die Kostenstellenverantwortlichen. Nicht alle Schritte der Auftragsverwaltung wurden EDV-gestützt erfasst.

Zunächst galt es, die Geschäftsprozesse zu ermitteln, um so einen Überblick über die einzelnen Bearbeitungsschritte für die spätere Prozesskonzeption zu erhalten. Hierfür haben die Mitarbeiter der Leitstelle Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) für den Justizvollzug Rheinland-Pfalz mit den Mitarbeitern der JVA Diez und einem Projektteam von MACH mit den Methoden des Prozessmanagements gearbeitet. In diesem Rahmen wurde deutlich, dass die JVA im Wesentlichen fünf Prozesse abbildet: Individuelle Einzelanfertigungen, Daueraufträge für externe Unternehmen, Erstellung und Verkauf von Fertigwaren, Abwicklung von Beschaffungen mit und ohne Auftragsbezug sowie mit und ohne Lagerbezug.

MIT PROZESSMANAGEMENT ZUM SOLL-PROZESS

Bei der Prozesserhebung und -konzeption haben die Mitarbeiter der KLR-Leitstelle für den Justizvollzug Rheinland-Pfalz mit MACH Prozessmanagern zuerst die Ist-Prozesse betrachtet und, darauf basierend, anschließend die Soll-Prozesse konzipiert. Die eingeschliffenen Prozesse wurden hierfür laufend hinterfragt und es wurde überlegt, wie Aufträge noch besser bearbeitet werden können – zum Beispiel durch die durchgängige Nachverfolgung von eingehenden Aufträgen oder mit Transparenz zu allen dazu durchgeführten Beschaffungen, zur Verwendung von Lagerbeständen bis hin zur Abrechnung der Aufträge. Je versierter das Team bei der Bearbeitung von Prozessen wurde, umso zahlreicher brachten die Mitarbeiter selbst die Optimierungsvorschläge ein. Alle Prozesse wurden mit der Modellierungssprache BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) modelliert: Die bildhafte Darstellung von Arbeitsabläufen machte es dem Projektteam und den Anwendern einfach, ein gemeinsames Verständnis zu erlangen.

VORTEILE DER PROZESSSTEUERUNG:

  • Direkter Aufruf der Beleganwendungen aus der Aufgabenliste
  • Individuelle Sichten auf Belege durch Formularkonfiguration pro Aufgabe
  • Lese- und Bearbeitungsmodus von Belegen im Prozess
  • Einfache Belegfreigabe unter Berücksichtigung der zuständigen Verantwortlichen als Rollen im Prozess
  • Abbildung des Mehr-Augen-Prinzips im Prozess
  • Erfassen von Grunddaten aus dem Beleg (z. B. Anlagen, Partner)
  • Splitscreen zur Anzeige von Dokumenten direkt neben dem Beleg
  • Strukturierte Erfassung von Metadaten in Zusatzfeldern einzelner Belege

WORKFLOW-STEUERUNG

Die Justizvollzugseinrichtungen nutzen MACH Web 2.0 für die Abbildung von Gesamtprozessen – von der Beauftragung über die Angebotserstellung, Produktion, Beschaffung, Lagerbuchhaltung und Zahlung. Nach der Phase des Prozessmanagements hat MACH die Prozesse hier „unter der Haube“, nämlich in der XML-Datei des modellierten Soll-Prozesses angepasst. Damit sorgt die MACH Software über eine Workflowsteuerung dafür, dass immer der richtige Benutzer zum richtigen Zeitpunkt die richtige Anwendung angezeigt bekommt (z. B. Wareneingänge bearbeiten) oder eine Systemfunktionalität ausgeführt wird (z. B. Belegstatus wechseln). „Richtig“ heißt in diesem Fall: der Prozessdefinition entsprechend. Die Aufgaben jedes Benutzers werden in einer spezifischen Aufgabenliste angezeigt und können aus dieser Aufgabenliste heraus aufgerufen werden, um die entsprechende Tätigkeit durchzuführen.

Die gestalteten Prozesse wurden im Rahmen einer Pilotphase erprobt und zum Teil noch weiter verfeinert. Seit dem 01.01.2016 nutzt die JVA Diez und weitere JVA in Rheinland-Pfalz die MACH Software nun für die vollständige Abwicklung der Auftragsverwaltung.

Basierend auf diesen Erfahrungen erfolgt nunmehr der Roll-out der Auftragsverwaltung und der Finanzbuchhaltung in alle rheinland- pfälzischen Justizvollzugseinrichtungen.

Info

Der Artikel erschien zuerst in der Fachzeitschrift „innovative VERWALTUNG“, Ausgabe 11/2016: www.innovative-verwaltung.de

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