Verwaltung macht Zukunft

Hier bloggen die Vorstände der MACH AG

Mammutprojekte, Glücksgefühle und das richtige Werkzeug

13:30 29.05.2018

Arne Baltissen
Arne Baltissen, Vorstand Märkte bei der MACH AG

Die vollgepackte Tagesordnung des April-Treffens des IT-Planungsrates zeigte zuletzt deutlich: es passiert einiges in Sachen Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland. In Weimar wurden wichtige Eckpunkte für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) sowie einige der im Koalitionsvertrag geforderten Maßnahmen zum Ausbau der digitalen Verwaltungsleistungen besprochen.

Ein zentrales Thema der Sitzung war die Umsetzung des 2016 beschlossenen Portalverbundes für die einfache Abwicklung von Verwaltungsdienstleistungen. Dazu ist ein bürgerorientiertes Online-Gateway geplant, das die Portale von Bund und Ländern intelligent verknüpft. Dahinter steht das Ziel, Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen die von ihnen gewünschte Dienstleistung und die zu dieser Dienstleistung bereitgestellten Informationen direkt, schnell, einfach und sicher zur Verfügung zu stellen.

Im Herbst 2018 soll der Prototyp des Gateways stehen, an dem sich die Länder Bayern, Berlin, Hamburg, Hessen und der Bund als Piloten beteiligen werden. Der weitere Plan sieht vor, bis 2022 über den Portalverbund alle online-fähigen Verwaltungsleistungen anzubieten. Aktuell liegt dem IT-Planungsrat dazu eine Liste von 575 Verwaltungsleistungen vor, die es zu digitalisieren gilt.

Mammutprojekte und wie sie bewältigt werden können

Was es heißt, Verwaltungsleistungen zu digitalisieren, wissen wir bei MACH ziemlich gut. Und aus der einen oder anderen Projekterfahrung heraus mag man sich fragen, wie das denn überhaupt zu schaffen ist. Schließlich handelt es sich bei den 575 Leistungen um zum Teil sehr unterschiedliche Prozesse und Verfahren. Die Breite reicht von Visa- Angelegenheiten über das Elterngeld bis zu Baugenehmigungen, die auch noch auf allen verschiedenen Verwaltungsebenen geregelt werden.

Wahrlich eine Mammutaufgabe, die aber mit den richtigen Prozessmanagement-Methoden und einem gut strukturierten Projektmanagement geschafft werden kann. MACH hat bereits über 1.000 Projekte mit diesem Vorgehen erfolgreich abgeschlossen und unterstützt Verwaltungen weiterhin bei der zukunftsorientierten Optimierung ihrer Prozesse. Dabei kümmern wir uns nicht nur um die Verbesserung der übergreifenden Sekundärprozesse von Verwaltungen, wie das Management von Finanzen, Personal und Informationen. Auch Primärprozesse, die der unmittelbaren Verwaltung dienen, gehören zu unseren Projekten, wie z. B. diverse Prüf-, Antrags-, Fördermittelverfahren auf den verschiedenen Verwaltungsebenen.

Was Software und Anbieter leisten

Für die digitale Umsetzung der Prozesse greifen wir auf unsere bewährte MACH Software zurück und betten diese bei Bedarf in die erforderlichen Umgebungen (z. B. Portale oder Fachverfahren) ein. Der Einsatz einer Standard-Software für die digitale Abbildung eines größtmöglichen Teils von Verwaltungsprozessen verlangt von dieser Lösung eine hohe Konfigurierbarkeit, vom Anbieter hohes Branchen-Know-how und bringt reduzierte Aufwände in den Einführungsprojekten sowie Zukunftssicherheit durch die stetige Weiterentwicklung der Standardkomponenten.

Ob Sekundär- oder Primärprozess, das Vorgehen zur Optimierung ist letztendlich gleich: Optimalerweise werden Prozesse erst aufgenommen und optimiert, bevor sie digitalisiert und wo es sich sinnvollerweise anbietet, automatisiert werden. Manchen Prozess kann man vor dem Hintergrund digitaler Möglichkeiten auch komplett in Frage stellen. Wir arbeiten dabei sehr eng mit unseren Kunden zusammen und stehen im ständigen Austausch, denn keiner kennt die Prozesse und Anforderungen so gut wie sie. Insofern begrüßen wir in Bezug auf die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes die starke Orientierung an den Bedürfnissen der Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen. Denn letztendlich sind sie die Kunden der Verwaltung, die es zu erreichen gilt.

Glücksgefühle wie nach einer erfolgreichen Bergtour

Das Gefühl nach einem abgeschlossenen Digitalisierungsprojekt – bzw. im Fall des OZG nach 575 digitalisierten Verwaltungsleistungen – ist dann mindestens genauso gut, wie nach einer erfolgreichen Bergtour. Gelingt es, diesen Pfad erfolgreich zu meistern, hat der Standort Deutschland in Sachen internationaler Wettbewerbsfähigkeit einen guten Schritt nach vorne gemacht und viele Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen werden ihren Erwartungen entsprechend und einfach zufriedener mit der öffentlichen Verwaltung zusammenwirken können.

Auf der CEBIT wollen wir uns in diesem Jahr austauschen, wie Sie mit digitaler Kraft in Ihrer Organisation Berge versetzen können. In Halle 14 an Stand H58 prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob Ihre Prozesse fit für die Digitalisierung sind:

  • Die Ausrüstung: Unser erprobtes Vorgehensmodell setzt an der richtigen Stelle an. Ihre Prozesse werden identifiziert, erhoben, analysiert, konzipiert, umgesetzt und gemessen.
  • Das Ziel: Optimierungspotentiale identifizieren und umsetzen, um effiziente und transparente Arbeitsabläufe zu schaffen.
  • Die Aussicht: Eine durchgängig hohe Prozessqualität – ob bei manuellen, digitalen oder gar automatisierten Prozessen.

Melden Sie sich jetzt für einen persönlichen Beratungstermin an – ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen!

Beste Grüße
Arne Baltissen

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