Verwaltung macht Zukunft

Hier bloggen die Vorstände der MACH AG

Von einzelnen Berichten zu einem Berichtswesen

15:07 12.05.2017

Stefan Mensching
Stefan Mensching, Vorstand der MACH AG

Folgende Situation kenne ich nicht nur aus unserem Kundenumfeld, sondern auch von der MACH AG: Ein Bereich benötigt eine Auswertung und bestellt diese beim Experten für die Berichtserstellung. Bei uns im Hause wird dann geprüft, ob eine entsprechende Standardauswertung genutzt werden kann, ansonsten wird ein Bericht mit MACH BI erstellt. In dieser Form kommen häufig viele Berichte aus unterschiedlichen Abteilungen zusammen. Jeder schaut etwas anders auf die Daten und jeden interessiert auch erst einmal nur die eigene Sicht und der eigene Bereich. Diese Situation würde ich bei jedem Kunden kritisieren. Wir waren aber lange Zeit auch nicht besser.

Inzwischen haben wir ein Berichtskonzept. Neue Berichte werden nicht einfach auf Anforderung erstellt, sondern es werden zunächst die Anforderungen aus allen beteiligten Bereichen erhoben. Anhand der Analyse der Anforderungen wird dann ein Bericht für alle Beteiligten realisiert. Dies spart am Ende Arbeit, da man nicht mehrere Berichte erstellen und pflegen muss. Der noch viel wichtigere Effekt ist, dass alle über die gleichen Berichte und Daten sprechen. Dieses Vorgehen hat sich bei uns bewährt und ich kann es Ihnen sehr ans Herz legen. Tauschen Sie sich über die Bereichsgrenzen hinweg aus, bevor jeder seine eigene Berichtswelt hat.

Der oben beschriebene Sachverhalt bringt mich zu der Frage: Wieso fällt es uns eigentlich so schwer, gemeinsam und über Bereichsgrenzen hinweg Lösungen zu schaffen? Der Weg zu den Kollegen aus anderen Bereichen sollte doch eigentlich einfach sein. Wir sind es aber wohl scheinbar gewohnt, in unseren Vorgesetztenverhältnissen zu denken. Die Vorgesetzten werden sich dann schon unterhalten und die Probleme beseitigen und Lösungen schaffen. Vielleicht war es auch irgendwann nicht schicklich den Vorgesetzten zu "umgehen".

Moderne Strukturen sehen heute den direkten Kontakt und die direkte Schaffung von Lösungen auf allen Ebenen vor. Am liebsten auf der Arbeitsebene, denn hier ist auch das nötige Fachwissen vorhanden. Dieses gilt es als Vorgesetzter zu fördern. Im Falle des Berichtswesens kann es aber auch nicht schaden, einen externen Berater mit der Erstellung eines Berichtskonzeptes zu beauftragen. Solche Konzepte haben wir als MACH AG schon in diversen Ausprägungen geschrieben. Sei es nur die Beschreibung von einigen wichtigen Berichten oder die Erstellung eines ganzheitlichen Konzeptes von der Ausarbeitung von Zielen über die Entwicklung von benötigten Kennzahlen bis hin zur Operationalisierung durch die Beschreibung einzelner Berichte.

Aus meiner Erfahrung kann ich ihnen sagen, dass ein planvolles Vorgehen sich gerade im Berichtswesen lohnt und insbesondere den späteren Pflegeaufwand reduziert. Lassen Sie uns gemeinsam planvoll vorgehen!

Ihr Stefan Mensching

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