Von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung: Endlich digital
Nach der E-Rechnung kommt die E-Beschaffung!
Nach der erfolgreichen und verpflichtenden Einführung der MACH E-Rechnung rückt die Digitalisierung des Einkaufsprozesses mehr in den Fokus der öffentlichen Verwaltung. Die MACH Workflows für die E-Beschaffung und die E-Rechnung sind smart. Wahlweise können Sie ein DMS-System oder eine E-Akten-Lösung andocken. MACH bietet beides an, um Dokumentenhandling und Archivierung im ERP-Betrieb zu optimieren.
So funktioniert der Beschaffungs- und Rechnungsworkflow
Durch geeignete ERP-Software lässt sich der Beschaffungs- und Rechnungsworkflow viel besser automatiseren – das spart Zeit und hebt Effizienzpotenziale.
Unsere Infografik zeigt Ihnen, warum dieser ganzzeitliche Prozess im ERP-System und nicht im DMS-System abgebildet werden sollte.
Freiraum schaffen: Mehr automatisieren
Mit MACH smartDecision können Sie Teile Ihres Beschaffungs- und Rechnungsworkflows automatisieren!
Die Vorteile der Prozessautomatisierung sprechen für sich:
Ihre definierten Regeln für die Verarbeitung von E-Beschaffung und E-Rechnungen führt MACH meinERP automatisch aus. Fachkräfte werden von manuellen, sich wiederholenden Tätigkeiten befreit, sodass mehr Zeit für wertschöpfendere Aufgaben bleibt. Gleichzeitig lassen sich Prozesse verschlanken und Prozessdurchlaufzeiten reduzieren.
Häufig gestellte Fragen
Wie verbindet eine Verwaltung Beschaffung und Rechnungsbearbeitung in einem durchgängigen Prozess?
Getrennte Systeme für Bestellung und Rechnung erzwingen manuelle Abgleiche und verzögern Freigaben. Ein durchgängiger Prozess von der Bedarfsmeldung über die Bestellung bis zur Rechnungsbuchung verbindet beide Schritte ohne Medienbruch. MACH meinERP führt E-Beschaffung und E-Rechnung auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen. Der Nutzen entsteht durch den ununterbrochenen Datenfluss von der Bestellung bis zur Zahlung.
Wie vermeidet eine Einrichtung Medienbrüche zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung?
Brüche entstehen, wenn Bestellung, Wareneingang und Rechnung in unverbundenen Schritten erfasst werden. Eine automatische Prüfung gegen Bestellung und Wareneingang überführt die Rechnung ohne erneute Eingabe in die Buchung. MACH meinERP gleicht Rechnungen direkt mit den Bestell- und Eingangsdaten ab. Entlastung entsteht, wenn jeder Vorgang nur einmal erfasst wird.
Wie entlastet ein durchgängiger Beschaffungs- und Rechnungsprozess die Verwaltung bei Fachkräftemangel?
Knappes Personal bindet Zeit, wenn Bestellungen und Rechnungen manuell geprüft, zugeordnet und gebucht werden. Ein durchgängiger, automatisierter Prozess übernimmt Abgleich und Freigabe und hält die Bearbeitung in Fluss. MACH meinERP verbindet Beschaffung und Rechnungsbearbeitung ohne Systemwechsel. Handlungsfähigkeit ist damit weniger eine Frage der Personalstärke als der Prozessreife.
