E-Rechnung: Digital und automatisiert für die öffentliche Verwaltung
Die EU-Richtlinie 2014/55 und § 3 der E-Rechnungsverordnung verpflichten zum elektronischen Empfang und zur Weiterverarbeitung von E-Eingangsrechnungen und E-Ausgangsrechnungen. MACH ist Vorreiter bei der E-Rechnung im Public Sector in Deutschland und hat über 50 Projekte erfolgreich begleitet. Dazu zählt u. a. die Einführung der E-Rechnung im Bund als großes Verbundprojekt.
E-Eingangsrechnung vielfach praxiserprobt
Erstellen und versenden Sie digitale Rechnungen mit der MACH live! E-Eingangsrechnung
Beschaffung, Rechnung, Zahlung. Klingt einfach. Die Rechnungsbearbeitung ist aber oft komplex: Häufig müssen differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren durchlaufen und vielfältige Vorgaben beachtet werden. Ein digitaler Rechnungsworkflow für die E-Eingangsrechnung unterstützt sie, bringt vollständige Dokumentation und höhere Prozessqualität.
Profitieren Sie unter anderem von ...
- ... einem digitalen Empfang und der Verarbeitung nach EU-Richtlinie 2014/55/EU
- ... einem automatischen Auslesen der Rechnungsdaten für die Belegerfassung mit sukzessiver Belegvervollständigung
- ... einem Abgleich und der Validierung der E-Rechnung mit offenen Bestelldaten im System
E-Rechnung im Echtbetrieb beim Bundesverwaltungsamt – ein Standard für die öffentliche Verwaltung
E-Ausgangsrechnung leicht gemacht
Automatisierte Rechnungserstellung und Versand mit der MACH live! E-Ausgangsrechnung
Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung kann in mehrere Teilbereiche untergliedert werden. Nachdem die EU-Richtlinie 2014/55 vor einigen Jahren bereits die elektronische Umsetzung des Rechnungsempfangs und -eingangs vorgegeben hat, steht nun der digitale Versand von Rechnungen im Fokus. Mit dem §3 der E-Rechnungsverordnung werden Rechnungssteller dazu verpflichtet, Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln.
Für diesen Fall haben wir die MACH live! E-Ausgangsrechnung entwickelt. Profitieren Sie unter anderem von...
- ... einer automatischen Anbindung an relevante Ausgangskanäle wie ZRE und PEPPOL.
- ... dem hohen Automatisierungsgrad durch Rechnungsversand per Knopfdruck.
- ... einer ordnungsgemäßen Archivierung nach GoBD durch Anbindung der E-Akte.
Gute Gründe für die E-Rechnung
Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine große Vielfalt von Vorteilen gegenüber klassischen Papierrechnungen. Unter anderem gehören hierzu:
- Zeitgewinn durch Transparenz und Automatisierung
- Qualitätssteigerung durch Fehlerreduzierung
- umweltschonende und platzsparende Prozesse
Mit der MACH live! E-Rechnung bieten wir Ihnen eine Lösung, die nicht nur den gesetzlichen Reglementierungen entspricht, sondern auch eine Software, die sich nahtlos in andere MACH Lösungen integriert. Bestes Beispiel hierfür ist das Zusammenspiel mit der MACH live! E-Beschaffung.
In 7 Schritten zur E-Rechnung
So starten Sie Ihr E-Rechnungsprojekt erfolgreich
1. Vorteile erkennen
Die E-Rechnung bietet eine Vielzahl von Einsparpotenzialen. Die Erleichterung des Rechnungseingangs ist dabei nur ein kleiner Teil: Die eigentlichen Effekte werden durch die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung erzielt.
2. Rahmenbedingungen erarbeiten
Einführung der E-Rechnung bis zum 27. November 2018 oder 2019? Zwischen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, dem E-Rechnungs-Gesetz Bund sowie der dazugehörigen Rechtsverordnung und einer wachsenden Anzahl an Landesgesetzen ist eine Rechtslage entstanden, die nicht immer ganz einfach zu durchschauen ist. Analysieren Sie im Vorfeld, was dies für Ihre Organisation bedeutet und wie der damit verbundene Zeitrahmen zur Umsetzung aussieht.
3. Ziele definieren
Eine genaue Betrachtung des gesamten Prozesses ist eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches E-Rechnungsprojekt. Wer die Prozesse einmal strukturiert aufnimmt, gewinnt Klarheit darüber, wie die Abläufe verändert werden können oder sollten.
4. Entscheidungsträger überzeugen
Mit einem konkreten Zielbild und dem Wissen über die Potenziale der E-Rechnung können nun alle relevanten Entscheidungsträger:innen einbezogen werden. Die bisherigen Schritte liefern die Grundlage und die Argumente für das weitere Vorgehen.
5. Organisation ausrichten
Um die Potenziale der digitalen Rechnungsbearbeitung umfassend auszuschöpfen, empfiehlt es sich, bestehende Prozesse zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. Für die Umsetzung der notwendigen Neuerungen sollte Einigkeit über das Ziel und die Vorgehensweise herrschen.
6. Mitarbeiter einbinden
Zufriedene Mitarbeiter:innen erhöhen die Akzeptanz und geben dem Projekt die notwendige Unterstützung! Binden Sie daher frühzeitig alle Beteiligten ein, und überzeugen Sie das Team von den Vorteilen.
7. Projektstart vorbereiten
Bevor das Projekt startet, müssen noch ein paar Dinge geschehen: die Bildung eines Projektteams zum Beispiel oder die Erstellung eines Projektplans mit der Definition von Meilensteinen und einem realistischen Zeitplan.
