Selfservices für die öffentliche Verwaltung
Selfservices reduzieren Verwaltungsaufwand und steigern die Produktivität. Ein selbsterklärender, barrierefreier sowie mobiler Zugang zum ERP-System ermöglicht es, alle Mitarbeiter:innen einfach einzubinden.
ERP und Spaß dabei!
Selfservice MACH live! meineRechnung bei der FH Dortmund
„Wir haben in einem ersten Schritt die Verwaltung in den E-Rechnungsprozess aufgenommen. In einem zweiten Schritt wurde der Selfservice MACH live! meineRechnung in der gesamten Fachhochschule Dortmund ausgerollt.
Die Prüfung und Kontierung von Rechnungen erfolgen nunmehr ausschließlich digital. Die barrierefreien MACH Lernvideos für den Selfservice waren für die Gelegenheitsnutzer:innen eine gute Unterstützung.“
Patricia Hirtz, Projektkoordinatorin, Fachhochschule Dortmund
Antworten des Produktmanagers
Die dezentralen Bereiche waren schon immer Auslöser von Beschaffungsprozessen, die häufig noch immer papierbasiert ablaufen. Bestrebungen, die Medienbrüche zu vermeiden, gibt es schon lange. Die Digitalisierung dieser Prozesse bedeutet aber insbesondere für Gelegenheitsnutzer:innen eine Herausforderung, denn diese sollen ihre Aufgaben nun über das ERP System erledigen. Das ist zwar digital, aber eben auch komplex und somit häufig nicht geeignet.
Für diese Anwender:innen schafft der Selfservice MACH live! meineBeschaffung nun eine echte Alternative. Und auch der zentrale Einkauf profitiert: Mit dem Einkaufsmanager erhalten die Mitarbeiter:innen im Einkauf eine bessere Übersicht über die eingehenden Bedarfsmeldungen und können diese prozessgestützt weiter verarbeiten. So macht das Einkaufen Spaß!
Den Trend zum dezentralen Arbeiten gab es bereits vor der Corona-Pandemie. Die Einführung der E-Rechnung hatte dazu beigetragen, dass Organisationen nicht mehr nur den Rechnungseingang voll elektronisch abbilden wollen, sondern generell Medienbrüche in der Organisation vermeiden möchten. Doch auch die Rechnungsprüfung ist für viele Anwender:innen eher die Ausnahme. Für sie schafft der Selfservice MACH live! meineRechnung nun eine echte Alternative zum ERP-System.
Einfache Software für die öffentliche Verwaltung
Leitsätze für die neuen Selfservices
- Selfservices ermöglichen einen einfachen und flexiblen Zugang zu ausgewählten ERP-Funktionen
- Selfservices leiten Benutzer:innen effizient und selbsterklärend durch die Software
- Selfservices laufen auf einer attraktiven und barrierefreien Oberfläche
- Selfservices sind für das mobile Arbeiten optimiert
- Selfservices sind kein Ersatz für komplexe Anwendungsfälle - sie bilden kein Massengeschäft ab
- Selfservices stellen die User Experience von Gelegenheitsanwender:innen in ihren Mittelpunkt