Automatisierung: Der Turbo für den öffentlichen Dienst

>1 Million Fachkräfte fehlen

Die Lage ist dramatisch: rund 300.000 Beschäftigte fehlen derzeit im öffentlichen Dienst. Prognosen zeigen, dass sich das Problem in den kommenden Jahren verschärfen wird. Bis 2030 fehlen über eine Million Fachkräfte in öffentlichen Verwaltungen. Effiziente digitale und automatisierte Prozesse sind unerlässlich. Erfahren Sie, wie MACH meinERP größeren öffentlichen Einrichtungen hilft, Ihre Mitarbeiter:innen zu entlasten und Fehler sowie Wissensverlust durch z. B. häufigen Personalwechsel zu minimieren.

„Bedenken Sie, wie viele Aufgaben Sachbearbeiter:innen täglich umsetzen und wie viele Geschäftsvorfälle ihre Teams monatlich abwickeln: Es steckt ein relevantes Potenzial in der Automatisierung. Sie ist ein Schlüsselfaktor, um dem vorherrschenden Fachkräftemangel zu begegnen.“

Jane Möller Geschäftsfeldmanagerin Lehr- und Forschungseinrichtungen MACH AG

Herausfordernd: Mehr Aufgaben mit weniger Personal

Wenn die öffentliche Verwaltung keine Aufgaben abgeben oder aussetzen kann, muss sie die Effizienz ihrer Arbeit deutlich steigern, um den Fachkräftemangel auszugleichen. Automatisierung verbinden viele eher mit einem Vorgang in der Industrie. Dabei lassen sich automatisierte Prozesse in allen Branchen umgesetzen.

Lichtblick Automatisierung: Unterstützung und mehr Freiraum in der Verwaltung

Im Expertisepapier „Mensch und Maschine – Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung“ verdeutlichen wir die Wichtigkeit des Einsatzes der Automatisierung. Neben aktuellen Statistiken erhalten Sie auch praxisnahe Einblicke.

86% der befragten Bürger:innen fordern laut einer repräsentativen Umfrage, die Digitalisierung in der jeweiligen Stadtverwaltung mit mehr Nachdruck zu verfolgen.

Automatisierung: MACH smartDecision

Prozesse automatisieren

Mit MACH smartDecision können Sie Teilprozesse und Routineaufgaben automatisch ausführen lassen. Dabei werden Ihre vorab definierten Regeln eingehalten.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung sprechen für sich:

Sich wiederholende Entscheidungen vereinfachen und standardisieren
Prozesse verschlanken und Prozessdurchlaufzeiten reduzieren
Manuelle Aufwände auf ein Minimum senken
Fehlerraten verringern

Die Anwendungsfälle für Automatisierung sind vielfältig. Ihre Fachkräfte werden entlastet, sodass mehr Zeit für wertschöpfendere Aufgaben bleibt. Durch Prozessautomatisierung mit MACH smartDecision arbeiten Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung effizienter und kostensparender!

Beispiele im Beschaffungs- und Rechnungsworkflow

1. Automatische Zuordnung von Aufgaben

Die Zuständigkeit für die Prüfung einer E-Rechnung automatisch anhand der Leitweg-ID ermitteln und für den Prozesslaufweg festgelegen.

2. Automatische Laufweg-Steuerung (siehe Abbildung)

Nach Wertgrenze der Beschaffung verschiedene Personen und Organisationseinheiten in den Bearbeitungsprozess einbinden.

Smarter Beschaffungs- und Rechnungsprozess

„Allein durch die wegfallende manuelle Zuordnung von Benutzergruppen zu Prozessschritten im Rechnungsworkflow können Sie 34 Arbeitstage pro 10.000 Rechnungen sparen!“

Fiona Klein Produktmanagerin Automatisierung und E-Rechnung, MACH AG

Nutzen Sie einen integrierten und smarten digitalen Beschaffungs- und Rechnungsworkflow zur Einbindung aller zentral und dezentral Beteiligten

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Welches Optimierungspotenzial steckt in der Automatisierung für Ihre Verwaltung? Erfahren Sie es in einer persönlichen Präsentation der MACH Software!

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Automatisierung umsetzen

Einblick in die Praxis

In diesem Video erhalten Sie praxisnahe Eindrücke, wie Automatisierung in öffentlichen Verwaltungen umgesetzt wird.

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Technologien in der Automatisierung

So laufen Ihre Prozesse in der öffentlichen Verwaltung wirklich smart! In diesem Video erhalten Sie einen detaillierten Blick auf Technologien, die zur Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung verwendet werden.

Video Technologien zur Automatisierung ansehen Video Technologien zur Automatisierung ansehen

5 Praxistipps für die Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung

Selbst wenn die Motivation und der Wille vorhanden sind – es sind einige Aspekte zu beachten, um Ihr Automatisierungsprojekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Erfahren Sie jetzt, worauf es in der Praxis ankommt.

Praxistipps Automatisierung

Referenzen

„Durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen hat sich unser manueller Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. Damit ist der erste Schritt zur Automatisierung gemacht – weitere werden folgen.“

Thomas Sawatzki MACH Fachadministrator, Bundespolizei

Die MACH AG ist seit bald 40 Jahren Rückgrat der Verwaltung. Seit über 25 Jahren feste Größe im Bund und Partner der Dienstekonsolidierung. Rund 50 Prozent der Kassenanweisungen des Bundes laufen über MACH meinERP. In mehr als 450 Landeseinrichtungen ist unsere Software im Einsatz, mehr als 4.000 kirchliche Rechtsträger nutzen MACH für ihre Finanzströme und jedes 5. Leibniz-Institut arbeitet mit MACH.

Mehr als 600 Einrichtungen werden mit MACH finanzplus verwaltet – viele bereits mehr als 20 Jahre.