Mitarbeiterin und Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung arbeiten an mobilen Endgeräten mit MACH live! smartDecision | © MACH AG

Automatisierung für die öffentliche Verwaltung

Die smarte Lösung für die öffentliche Verwaltung: Automatisierung! Verwaltungsaufgaben werden komplexer – müssen aber immer schneller und mit immer weniger Personal erledigt werden. Effiziente Prozesse und strukturierte Abläufe helfen dabei, die immer komplexer werdenden Verwaltungsaufgaben zu bewältigen.

Expertisepapier
Expertisepapier

Auto­ma­ti­sierung in der öffentlichen Verwaltung

Mehr Aufgaben, weniger Personal

Die Lage ist dramatisch: rund 300.000 Beschäftigte fehlten derzeit im öffentlichen Dienst. Prognosen zeigen, dass sich das Problem in den kommenden Jahren verschärfen wird. Wenn die öffentliche Verwaltung keine Aufgaben abgeben oder aussetzen kann, muss sie die Effizienz ihrer Arbeit deutlich steigern, um den Fachkräftemangel auszugleichen.

Angesichts dieser Zahlen und Erkenntnisse ist es umso wichtiger, einen Bereich in den Fokus zu rücken, der einen höheren Effizienzgewinn verspricht: die Automatisierung von digitalen Prozessen.

Lichtblick Automatisierung: Unterstützung durch mehr Freiraum

„Automatisierung“ verbinden viele eher mit einem Vorgang in der Industrie. Dabei können automatisierte Prozesse in allen Branchen eingesetzt werden. So profitiert auch die öffentliche Verwaltung von diesem Thema.

Im Expertisepapier „Mensch und Maschine – Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung“ wird Ihnen das Thema „Automatisierung“ näher gebracht. Neben einer detaillierten Aufbereitung von aktuellen Statistiken erhalten Sie auch praxisnahe Einblicke, wie Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung genutzt wird.

86% der befragten Bürger:innen fordern laut einer repräsentativen Umfrage, die Digitalisierung in der jeweiligen Stadtverwaltung mit mehr Nachdruck zu verfolgen.
Video

Analog. Digital. Automatisiert.

So laufen Ihre Prozesse in der öffentlichen Verwaltung wirklich smart!
In diesem Video erhalten Sie einen detaillierten Blick auf Technologien, die zur Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung verwendet werden. Zudem zeigen wir konkrete Einsatzszenarien aus der Praxis, wie z.B. den E-Rechnungsprozess der Bundespolizei und die elektronische Beschaffung der öffentlichen Verwaltung.
Mehrere Personen in einem modernen Büro
Praxistipps

5 Praxistipps für die Auto­ma­ti­sierung in der öffentlichen Verwaltung

Selbst wenn die Motivation und der Wille vorhanden sind – es sind einige Aspekte zu beachten, um Ihr Automatisierungsprojekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Erfahren Sie jetzt, worauf es in der Praxis ankommt.

„Durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen hat sich unser manueller Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. Damit ist der erste Schritt zur Automatisierung gemacht – weitere werden folgen.“

Thomas Sawatzki MACH Fachadministrator, Bundespolizei
smartdecision
Lösungskomponente

MACH live! smartDecision

Standardisierte Prozesse automatisieren

Oftmals existieren in Organisationen standardisierte Prozesse, wie z. B. für die E-Beschaffung oder E-Rechnungsverarbeitung.

MACH live! smartDecision wurde mit dem Ziel entwickelt, diese standardisierten Prozesse unter Verwendung des MACH ERP-Systems teilweise zu automatisieren. Die Vorteile der Prozessautomatisierung sprechen für sich: So können sich wiederholende Entscheidungen durch vordefinierte Regelwerke vereinfacht, manuelle Fehlerraten verringert und Mehraufwände auf ein Minimum gesenkt werden. Fachkräfte werden von repetitiven Tätigkeiten entlastet, sodass mehr Zeit für wertschöpfendere Aufgaben bleibt. Gleichzeitig werden Prozesse verschlankt und Prozessdurchlaufzeiten reduziert.

Kurzum: Durch Prozessautomatisierung mit MACH live! smartDecision arbeiten Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung effizienter und kostensparender!

Zwei zentrale Funktionen - Viele Anwendungsfälle

1. Automatische Lane-/Rollenbelegung

Die automatische Lane-/Rollenbelegung ermöglicht die automatische Ermittlung und die anschließende Belegung von Rollen im individuellen Prozesskontext (über sogenannte Prozesslanes).

2. Automatische Laufweg-Steuerung

Die Funktion der automatischen Laufweg-Steuerung ermöglicht die automatische Auswahl und anschließende Ausführung von Prozesslaufwegen.

Im Fokus: Auto­ma­ti­sierung im Rechnungs- und Beschaf­fungs­prozess

Grafik zur Automatisierung im Rechnungs- und Beschaffungsprozess der öffentlichen Verwaltung

„Wenn man sich vorstellt, wie viele Aufgaben ein:e Sachbearbeiter:in täglich umsetzt und wie viele Geschäftsvorfälle monatlich abgewickelt werden müssen, wird deutlich, wieviel Potenzial in der Automatisierung steckt.“

Sarah Brenner Leiterin MACH Kompetenzzentrum (MKZ) an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
E-Rechnung und E-Beschaffung

Endlich digital - vom Bedarf bis zum Beleg

Ein System, viele Möglichkeiten
Höhere Prozessqualität, höhere Sicherheit, weniger Papier, weniger Kosten! Zusammen entfalten die E-Rechnung und die E-Beschaffung ihr volles Potenzial für die öffentliche Verwaltung.

So hilft Auto­ma­ti­sierung in der öffentlichen Verwaltung

Mehrere Personen in einem modernen Büro
29.09.2022

Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung: So sieht es 2022 in der Praxis aus

In diesem Webinar erhalten Sie praxisnahe Eindrücke, wie 2022 Automatisierung in öffentlichen Verwaltungen umgesetzt wird.