Automatisierung: Der Turbo für den öffentlichen Dienst
>1Million Fachkräfte fehlen
Fachkräftemangel: mehr als ein Buzzword!
Die Lage ist dramatisch: rund 300.000 Beschäftigte fehlen derzeit im öffentlichen Dienst. Prognosen zeigen, dass sich das Problem in den kommenden Jahren verschärfen wird. Bis 2030 fehlen über eine Million Fachkräfte in öffentlichen Verwaltungen. Effiziente digitale und automatisierte Prozesse sind unerlässlich. Erfahren Sie, wie MACH meinERP größeren öffentlichen Einrichtungen hilft, Ihre Mitarbeiter:innen zu entlasten und Fehler sowie Wissensverlust durch z. B. häufigen Personalwechsel zu minimieren.
„Bedenken Sie, wie viele Aufgaben Sachbearbeiter:innen täglich umsetzen und wie viele Geschäftsvorfälle ihre Teams monatlich abwickeln: Es steckt ein relevantes Potenzial in der Automatisierung. Sie ist ein Schlüsselfaktor, um dem vorherrschenden Fachkräftemangel zu begegnen.“
Herausfordernd: Mehr Aufgaben mit weniger Personal
Wenn die öffentliche Verwaltung keine Aufgaben abgeben oder aussetzen kann, muss sie die Effizienz ihrer Arbeit deutlich steigern, um den Fachkräftemangel auszugleichen. Automatisierung verbinden viele eher mit einem Vorgang in der Industrie. Dabei lassen sich automatisierte Prozesse in allen Branchen umgesetzen.
Lichtblick Automatisierung: Unterstützung und mehr Freiraum in der Verwaltung
Im Expertisepapier„Mensch und Maschine – Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung“ verdeutlichen wir die Wichtigkeit des Einsatzes der Automatisierung. Neben aktuellen Statistiken erhalten Sie auch praxisnahe Einblicke.
86%der befragten Bürger:innen fordern laut einer repräsentativen Umfrage, die Digitalisierung in der jeweiligen Stadtverwaltung mit mehr Nachdruck zu verfolgen.
Mit MACH smartDecision können Sie Teilprozesse und Routineaufgaben automatisch ausführen lassen. Dabei werden Ihre vorab definierten Regeln eingehalten.
Die Vorteile der Prozessautomatisierung sprechen für sich:
Sich wiederholende Entscheidungen vereinfachen und standardisieren
Prozesse verschlanken und Prozessdurchlaufzeiten reduzieren
Manuelle Aufwände auf ein Minimum senken
Fehlerraten verringern
Die Anwendungsfälle für Automatisierung sind vielfältig. Ihre Fachkräfte werden entlastet, sodass mehr Zeit für wertschöpfendere Aufgaben bleibt. Durch Prozessautomatisierung mit MACH smartDecision arbeiten Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung effizienter und kostensparender!
Beispiele im Beschaffungs- und Rechnungsworkflow
1. Automatische Zuordnung von Aufgaben
Die Zuständigkeit für die Prüfung einer E-Rechnung automatisch anhand der Leitweg-ID ermitteln und für den Prozesslaufweg festgelegen.
Mit MACH smartCompliance stellen Sie sicher, dass Belege und Stammdaten von Anfang an regelkonform in MACH meinERP gespeichert und gebucht werden. Individuelle Prüfregeln greifen direkt bei der Erfassung und unterstützen Nutzer:innen dabei, Fehler zu vermeiden, bevor sie entstehen.
So sichern Sie Qualität von Anfang an:
Einheitliche, regelkonforme Datenerfassung
Fehlerhafte Eingaben sofort erkennen und korrigieren
Nacharbeit, Stornos und Umbuchungen deutlich reduzieren
Durchlaufzeiten verkürzen und Prozesse entlasten
MACH smartCompliance unterstützt Fachkräfte im Alltag gezielt und verständlich. Klare Hinweise und eine bessere Nutzerführung sorgen dafür, dass nur korrekte Daten in die Buchung gelangen. So verbessern Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung nachhaltig ihre Datenqualität - effizient, sicher und ohne zusätzlichen Aufwand.
Beispiele im Erfassungs- und Buchungsprozess
1. Automatische Regelprüfung bei der Belegerfassung
Das System erkennt fehlerhafte oder unzulässige Kombinationen, etwas bei Kontierung, Umsatzsteuer oder Haushaltsstellen, und gibt direkt einen konkreten Hinweis zur Korrektur.
2. Kontextbezogene Fehlermeldungen und Warnungen
Je nach Einrichtung und Regelwerk unterscheidet MACH smartCompliance zwischen Fehlern und Warnungen - zum Beispiel bei Buchungen in ein vorangegangenes Geschäftsjahr - und unterstützt so eine sichere und nachvollziehbare Bearbeitung.
E-Beschaffung + E-Rechnung
Laufweg-Steuerung am Beispiel des Rechnungsprozesses
Durch Prozessautomatisierung mit MACH smartDecision arbeitet die öffentliche Verwaltung effizienter!
„Allein durch die wegfallende manuelle Zuordnung von Benutzergruppen zu Prozessschritten im Rechnungsworkflow können Sie 34 Arbeitstage pro 10.000 Rechnungen sparen!“
Fiona Klein
Produktmanagerin Automatisierung und E-Rechnung, MACH GmbH
Ein System, viele Möglichkeiten
E-Beschaffung trifft E-Rechnung: Endlich digital und automatisiert
Nutzen Sie einen integrierten und smarten digitalen Beschaffungs- und Rechnungsworkflow zur Einbindung aller zentral und dezentral Beteiligten
So laufen Ihre Prozesse in der öffentlichen Verwaltung wirklich smart! In diesem Video erhalten Sie einen detaillierten Blick auf Technologien, die zur Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung verwendet werden.
5 Praxistipps für die Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung
Selbst wenn die Motivation und der Wille vorhanden sind – es sind einige Aspekte zu beachten, um Ihr Automatisierungsprojekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu führen. Erfahren Sie jetzt, worauf es in der Praxis ankommt.
„Durch den Einsatz regelbasierter Entscheidungstabellen hat sich unser manueller Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Die händische Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichnungsebenen fällt nun in einigen Fällen weg. Damit ist der erste Schritt zur Automatisierung gemacht – weitere werden folgen.“
Thomas Sawatzki
MACH Fachadministrator, Bundespolizei
Unsere Referenzen überzeugen
Die MACH AG ist seit bald 40 Jahren Rückgrat der Verwaltung. Seit über 25 Jahren feste Größe im Bund und Partner der Dienstekonsolidierung. Rund 50 Prozent der Kassenanweisungen des Bundes laufen über MACH meinERP. In mehr als 450 Landeseinrichtungen ist unsere Software im Einsatz, mehr als 4.000 kirchliche Rechtsträger nutzen MACH für ihre Finanzströme und jedes 5. Leibniz-Institut arbeitet mit MACH.
Mehr als 600 Einrichtungen werden mit MACH finanzplus verwaltet – viele bereits mehr als 20 Jahre.
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