Arbeitszeiten gesetzes­konform erfassen

Die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit verschwimmen in Zeiten von Homeoffice und mobiler Arbeit zunehmend. Ein dienstliches Telefonat mit dem Chef nach Feierabend oder noch eine schnelle Mail an die Kollegin – Verwaltungsmitarbeiter:innen erleben diese Situation immer häufiger. Nach dem Willen der höchsten Richter:innen der Europäischen Union (EU) zählen diese Tätigkeiten zur Arbeitszeit und müssen entsprechend dokumentiert werden.

Im Mai 2019 fällte der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil mit großer Tragweite für Beschäftigte, Unternehmen und den öffentlichen Dienst. Der Beschluss: Staaten der EU müssen Arbeitgeber – und damit auch den öffentlichen Dienst – verpflichten, ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Messung der geleisteten täglichen Arbeitszeit einzuführen. Solche Systeme seien erforderlich, um die geleisteten Stunden und ihre zeitliche Verteilung sowie die Zahl der Überstunden zu ermitteln.

Bislang sei es laut EuGH aufgrund fehlender Systeme sowie der noch nicht umgesetzten Verpflichtung zur Zeiterfassung für Arbeitnehmer:innen äußerst schwierig oder gar unmöglich, ihre Rechte durchzusetzen. Jeder Beschäftigte habe jedoch ein Grundrecht auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit sowie auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten, so das Urteil.

Die Umsetzung der Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeits- und Ruhezeiten wird jedes Land der EU eigenständig regeln. Deutschland hat seine Gesetze bisher noch nicht an das EuGH-Urteil angepasst. Das Gericht legte nicht fest, bis wann die Staaten eigene Regelungen erlassen müssen. Öffentliche Arbeitgeber sind dennoch gut beraten, sich jetzt mit diesem Thema zu befassen.

Erste Arbeitsgerichte setzen EuGH-Urteil um

Aktuell lassen sich in Deutschland die Einhaltung von Pausen- und Höchstarbeitszeiten noch nicht überall nachprüfen. Bislang gibt es in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz lediglich eine Pflicht des Arbeitgebers, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Tätigkeit der Mitarbeiter:innen zu dokumentieren. Die eigentliche Arbeitszeit muss – mit Ausnahme von Beschäftigten, die den Mindestlohn erhalten – nicht erfasst werden. In Folge des EuGH-Urteils wird sich dieses Vorgehen grundlegend ändern.

Ein Urteil des Emder Arbeitsgerichts aus dem vergangenen Jahr zeigt, dass Richter:innen die Vorgaben des EuGH heute schon bei ihren Urteilen berücksichtigen. Das Gericht entschied in diesem Fall gegen den Arbeitgeber. Auch wenn der Bundestag das EuGH-Urteil noch nicht in deutsches Recht umgesetzt hat, ist der öffentliche Dienst gut beraten, sich jetzt auf die neuen Anforderungen einzustellen.

Maximale Flexibilität

Bei der Entwicklung unserer Zeiterfassungs-Software haben wir das EuGH-Urteil von Anfang an berücksichtigt. Wir setzen auf die positive Zeitwirtschaft – das heißt, wir erfassen alle Arbeits- und Ruhezeiten und nicht nur die Überstunden, Urlaube und Fehlzeiten. Unsere Lösung bietet dabei deutlich mehr als eine reine Zeiterfassung: zuschlagpflichtige Zeiten werden, z. B., je nach Tarifvertrag oder anderen Vereinbarungen, automatisch erkannt. Dabei ist unsere Zeitwirtschaft eng mit der Personalabrechnung verknüpft.

Arbeitszeiten müssen selbstverständlich nach den gesetzlichen und tariflichen Regelungen fixiert sein. Das heißt aber nicht, sie auf die Minute durchplanen zu müssen, sodass es am Ende fast so viele Arbeitszeitmodelle wie Mitarbeiter:innen gibt. Hier möchten wir in den Verwaltungen ein Umdenken in Gang setzen. Wir versuchen, das hochkomplexe Thema der vielen unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle in den Verwaltungen zu vereinfachen und auf das Wesentliche zu reduzieren. Dazu gehen wir mit unseren Kunden gezielt in den Dialog und besprechen die jeweiligen Anforderungen. Unser Ziel: maximale Flexibilität des Systems.

Als Software-Anbieter sind wir übrigens auch in der Lage, die klassische Zeiterfassung über ein Hardware-Terminal und Chipkarte zu integrieren. Und wie erfolgt die Zeiterfassung im Homeoffice oder unterwegs? Hier wird die Arbeitszeit mittels eines Selfserviceportals erfasst. Unsere Lösung zur Zeiterfassung ist dabei für jede Verwaltungsgröße grundsätzlich gleich, ob für das Rathaus einer Kleinstadt oder eine Bundesbehörde mit Tausenden Mitarbeiter:innen. Die Skalierbarkeit ist stets gegeben.

Voraussetzungen für flexibles Arbeiten geschaffen

Bereits vor Corona kannte die Verwaltung viele unterschiedliche Arbeitszeitmodelle – die Einstiegshürden für die sogenannte Telearbeit waren zum Teil jedoch sehr hoch. In einigen Bereichen wurde den Verwaltungsmitarbeiter:innen früher eventuell nicht genug Vertrauen in das selbstständige Arbeiten von zu Hause aus geschenkt. Die Pandemie hat dies grundlegend geändert. In vielen Verwaltungen wurden inzwischen die Voraussetzungen geschaffen, um die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen.

Beide Seiten haben eine steile Lernkurve hinter sich: Die letzten Monate haben gezeigt, dass flexible Arbeitszeiten und das Arbeiten im Homeoffice sinnvoll miteinander vereinbart werden können. Ich habe die Hoffnung, dass die Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen künftig immer mehr in den Fokus rückt. Es wird in jedem Fall interessant zu beobachten sein, wie die Erfahrungen aus der Corona-Pandemie das Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung langfristig verändern.

Das EuGH-Urteil schließt Vertrauensarbeitszeit keineswegs aus: Statt starrer Dienstzeiten können künftig beispielsweise Arbeitszeitkorridore vereinbart werden. Die genaue Arbeitszeit kann damit jede:r überprüfbar selbst festlegen. Arbeitszeiterfassung ist dabei ein adäquates Instrument, das flexibles Arbeiten unterstützt. Eine moderne Zeiterfassung hilft zum einen den Mitarbeiter:innen, den Überblick über ihre Arbeitszeit zu behalten und insbesondere im Homeoffice nicht die Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit verschwimmen zu lassen. Zum anderen hilft es den Arbeitgebern, ihre Fürsorgepflicht überprüfbar wahrzunehmen.

Gesteigerte Attraktivität als Arbeitgeber

Der Wunsch nach flexibler Arbeit wird bei vielen Verwaltungsmitarbeiter:innen auch nach der Corona-Pandemie bestehen. Öffentliche Arbeitgeber sind gut beraten, dies in ihren Arbeitszeitmodellen zukünftig zu berücksichtigen. Das EuGH liefert dazu die Gesetzesgrundlage und damit nicht nur Verpflichtungen, sondern auch neue Handlungsspielräume und den mitunter entscheidenden Impuls zum Umdenken. Mit modernen Zeiterfassungssystemen ermöglichen öffentliche Arbeitgeber ihren Angestellten schließlich flexible Arbeitsformen und fördern so eine noch bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber wird so deutlich gesteigert.