Verwaltung macht Zukunft

MACH E-Rechnung.
Schneller. Sparsamer. Sicherer

Sicher umstellen mit Deutschlands erfahrenstem Partner

Ob aus Verpflichtung oder Sparzwang, für öffentliche Einrichtungen führt kein Weg an der digitalen Rechnungsbearbeitung vorbei. Viele Behörden müssen die EU-Richtlinie noch bis 2018 umsetzen. Doch Vorsicht: Die E-Rechnung ist ein Finanzprozess und gehört in ein Finanzverfahren! Als echter Branchenspezialist bietet MACH die erste vollumfängliche Lösung in Deutschland – und mehrere Routen, um nachweislich sparsamer, schneller und sicherer abzurechnen.

Die E-Rechnung im Echtbetrieb beim BVA

Bereits seit mehreren Jahren verfügt das BVA über einen fast durch­gängigen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess. Hierzu hat es gemeinsam mit der MACH AG einen Workflow etabliert, der den Beschaffungsprozess umfasst und die zentrale Buchhaltung unter­stützt. Das Ergebnis ist ein Standard für die öffentliche Verwaltung, und zwar einer, der sich rechnet. Für die Verwaltung, aber auch für Rechnungssteller.

Papierlos buchen, Rechnungen effizient bearbeiten

In Europa werden pro Jahr mindestens 30 Milliarden Rechnungen in Papierform verschickt. Diese Flut an Rechnungsbelegen erzeugt enorme Aufwände und Probleme in der öffentlichen Verwaltung. Allein für die öffentliche Verwaltung in Deutschland wird das Einsparungspotential auf rund 6,5 Mrd. Euro geschätzt.

In 7 Schritten zur E-Rechnung

Je sorgfältiger die Einführung der E-Rechnung vorbereitet wird, umso erfolgreicher wird das Projekt. Die folgenden sieben Punkte geben eine gute Orientierung:

  • Rahmenbedingungen erarbeiten
  • Vorteile erkennen
  • Ziele definieren
  • Entscheidungsträger überzeugen
  • Organisation ausrichten
  • Mitarbeiter einbinden
  • Projektstart vorbereiten

Wie auch Ihr E-Rechnungsprojekt erfolgreich wird, erfahren Sie hier:
In 7 Schritten zur E-Rechnung

Die 8 wichtigsten Erfolgsfaktoren

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber bis 2018 den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen mit strukturierten Daten zu realisieren. Je nach Zielsetzung können Behörden unterschiedliche Wege zur E-Rechnung einschlagen. In jedem Fall ist dabei ein Workflow zur Mitzeichnung des Belegs erforderlich.

Dieser könnte zwar auch in einem DMS-Verfahren abgebildet werden. Doch vom Prinzip her ist die E-Rechnung ein Finanzprozess – und gehört somit auch in ein Finanzverfahren. Nur so lassen sich optimale Effizienzgewinne, maximale Sicherheit und bestmögliche Qualität in den Prozessen erzielen. Welche Vorteile bringt die Abbildung in einem Finanzmanagement-System?

  • Optimale Planungssicherheit
  • Beschleunigung des zentralen Rechnungsservice
  • Deutliche Entlastung bei der Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
  • Hoher Zeitgewinn
  • Hoher Prozesskomfort
  • Mehr Prozesssicherheit und -vereinfachung
  • Hohe Flexibilität
  • Starke Vereinfachung

Mehr Informationen über die 8 wichtigsten Erfolgsfaktoren finden Sie in unserem
MACH Qualitäts-Check

2018: Die E-Rechnung wird Pflicht

Vor diesem Hintergrund hat das Europäische Parlament öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen ab 2018 zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Die Grundidee der E-Rechnung ist der vollständig elektronische Versand und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Statt wie bisher auf Papier auszudrucken und per Post zu versenden, sollen Rechnungen künftig vorrangig per E-Mail übertragen werden. Als Format wird bisher der gemeinsam von öffentlicher Verwaltung und Wirtschaft entwickelte Standard ZUGFeRD genutzt, zum Beispiel im Bundesverwaltungsamt (BVA). Im Wesentlichen besteht dieses aus E-Mails mit dem Rechnungsbeleg als PDF-Anhang und eingebetteten XML-Informationen für die eigentlichen Daten. Der noch zu schaffende nationale Standard XRechnung wird die Ergebnisse von ZUGFeRD aufgreifen.

Ihre Vorteile mit der E-Rechnung

E-Rechnung ist sparsamer, schneller und sicherer als der Papierweg. Rechnungen werden vollständig elektronisch übertragen und verarbeitet – das beschleunigt die Prozesse und automatisiert Routineaufgaben. Skonti können konsequent gezogen werden. Der Wegfall von Druck, Porto und Versand spart nicht nur Ressourcen, sondern schont auch die Umwelt. Postlaufzeiten entfallen vollständig und interne Durchlaufzeiten werden optimiert. Fehler bei der Datenübernahme oder Verluste auf dem Postweg werden sicher vermieden. Zudem wird die Einhaltung organisatorischer Richtlinien und rechtlicher Anforderungen deutlich vereinfacht und auditierbar.

So stellt E-Rechnung nicht nur eine enorme Erleichterung für Ihre Organisation und Mitarbeiter dar, sondern ermöglicht auch noch erhebliche Einsparungen. In der Regel amortisieren sich E-Rechnungsprojekte in einem halben bis eineinhalb Jahren.

Sparsamer, schneller und sicherer

Sparsamer:

  • durch optimierte Abläufe und schnellere Bearbeitung der Rechnung
  • durch Wegfall von Druck, Porto und Versand - und damit gleichzeitig umweltschonend
  • durch konsequentes Ziehen der Skonti

Schneller:

  • keine Postlaufzeiten
  • kürzere interne Durchlaufzeiten
  • kein manueller Übertragungsaufwand von Rechnungen ins System
  • weniger Nacharbeiten von Fehlern

... und sicherer:

  • Organisatorische Richtlinien und rechtliche Anforderungen können besser eingehalten werden (z. B. die Prüfung nach §14 UStG).
  • keine Gefahr von Übertragungsfehlern
  • kein Verlust auf dem Postweg/innerhalb der Organisation
  • auf Wunsch sichere Übertragung per DE-Mail
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