Wie ist das zu schaffen?
Verwaltungsaufgaben werden komplexer – müssen aber immer schneller und mit immer weniger Personal erledigt werden. Noch dazu unter hohem Kostendruck. Voraussetzung für erfolgreiches Verwaltungshandeln: effiziente Prozesse und strukturierte Abläufe.
Prozesse optimieren
„Durch die Prozessaufnahme wurden schnell die Schwachstellen der papierbasierten Auftragsprozesse deutlich: Abläufe konnten wir gezielt optimieren und medienbruchfrei gestalten. So ist es gelungen, die Aufträge transparent für alle Betriebe des Justizvollzuges zu machen.“
Michael Haberstock, Leitung Verwaltungsabteilung Arbeit, EDV und Wirtschaf, Justizvollzug Rheinland-Pfalz
Remote-Arbeit wirkungsvoll organisieren
Remote-Arbeit ist eine neue Herausforderung. Andere erwarten von Ihnen die Organisation dezentraler Teamarbeit. Wie soll das gehen? Wie geben Sie anderen Orientierung für deren Arbeit aus dem Homeoffice?
Unser Angebot:
- kostenfreie Standortbestimmung und Besprechung Ihrer Situation
- Beratung oder Coaching zu Ihren konkreten Anliegen oder
- Kurz-Workshop zur Lösungsfindung und ggf. begleitende Dokumente als Arbeitshilfe
Besprechungen wirkungsvoll moderieren
Schon der Name signalisiert Neuland: Remote-Arbeit ist ungewohnt, und alles, was damit zusammenhängt, auch. Plötzlich sollen Besprechungen remote erfolgen, aus unterschiedlichen Standorten heraus. Natürlich sollen sie so effektiv sein wie ein persönliches Treffen; gern auch effizienter als sonst.
Unser Angebot:
- kostenfreie Standortbestimmung und Besprechung Ihres Meeting-Vorhabens
- Beratung und Coaching des Moderators bzw. der Moderatorin oder
- Übernahme der Moderation einschließlich Vor- und Nachbereitung des Meetings
Das sagen unsere Kunden
"Durch die Nutzung eines virtuellen Whiteboards und der strukturiert durchgeführten Moderation, konnte der Workshop effektiv und effizient durchgeführt werden."
Kevin Stieglitz, Referent, Informationstechnikzentrum Bund (ITZ Bund)
„In kürzester Zeit haben wir uns gemeinsam den neuen Herausforderungen angepasst. Die Umsetzung von BI-Berichten, Anwenderunterstützung zu Jahresabschluss, Versionsupdate und Prozessmodellierung sowie viele andere Aktivitäten können wir remote durchführen.“
Patricia Hirtz, Projektkoordinatorin, Fachhochschule Dortmund
„So wie auch viele andere passen wir uns der aktuellen Lage an, indem wir unser Prozessmanagementprojekt mit der MACH AG jetzt remote durchführen. Die ersten Workshops zur Prozesserhebung sind nicht nur technisch und organisatorisch gut gelaufen, sondern zeigten uns auch, dass das Projekt auch ohne persönliche Präsenz der MACH Berater:innen vor Ort weiterhin erfolgreich realisiert werden kann.“
Markus Koenemann-Schultze, Abteilungsleiter Interne Revision, Ärzteversorgung Niedersachsen
„Für uns steht fest, dass die neue virtuelle Zusammenarbeit mit MACH in unserer Hochschule eine von den effizientesten Methoden darstellt. Anspruchsvolle Tätigkeiten wie die Datenbank-Umstellung von Informix auf SQL und zwei Datenintegrationsanpassungen wurden gut online gemeistert. Dabei haben wir sogar einige Kosten und Zeit gespart.“
Andreas Kolmar, Systemadministrator, Westfälische Hochschule
Optimieren Sie mithilfe von MACH Prozessmanagement Ihre Verwaltungsabläufe
Prozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen bildet den Grundstein für eine nachhaltige Digitalisierungsstrategie. Durch die Optimierung von Prozessen können Geschäftsabläufe identifiziert, gestaltet, dokumentiert und verbessert werden. Dadurch wird eine fortwährende Verbesserung von Strukturen im Public Sector ermöglicht.
Ganzheitliche Ansätze des Prozessmanagements für die öffentliche Verwaltung beschäftigen sich nicht nur mit technischen Fragestellungen. Sie behandeln insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie zum Beispiel die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Führung sowie Einbindung von Prozessbeteiligten der Einrichtung.
Wie unterstützt MACH die öffentliche Verwaltung bei der Prozessoptimierung?
Sehen Sie in Ihrer Verwaltung Verbesserungspotenzial bei Ihren Prozessen? Wir unterstützen Sie dabei, es auszuschöpfen: von der Identifizierung, Aufnahme und Analyse der betreffenden Prozesse über die Entwicklung effizienterer Prozessalternativen bis zur Umsetzung der Maßnahmen.
Mit unserer langjährigen Expertise und unseren Erfahrungen im Prozessmanagement der öffentlichen Verwaltung sind wir bestens vertraut mit den organisatorischen, technischen, juristischen und allgemeinen Gegebenheiten. So helfen wir Ihnen dabei, Ihr Prozessmanagement nachhaltig und erfolgreich zu gestalten. Hierzu nutzen wir modernste Methoden und Werkzeuge des Prozessmanagements (z. B. BPMN).
Was kann MACH Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung leisten? Durch die Identifizierung, Einordnung und Dokumentation Ihrer Prozesse schafft das professionelle Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung in erster Linie Transparenz bezüglich Geschäftsabläufen, Zuständigkeiten sowie durchzuführenden Tätigkeiten.
MACH Prozessmanagement ist nicht zwangsläufig mit dem Einsatz der MACH ERP-Software verbunden. Stellt sich heraus, dass bestimmte Komponenten der MACH Software die Optimierung unterstützen, profitieren Sie natürlich von Synergien und gebündeltem Know-how. Viele Kunden entscheiden sich für Prozessmanagement, bevor sie Software-Lösungen implementieren.
Für Ihre Verwaltungsmodernisierung bieten wir:
- Identifizierung und Erhebung von Prozessen im Rahmen einer Vorstudie
- fachliche Unterstützung zur Erhebung, Analyse und Umsetzung von Prozessen inner- und außerhalb der MACH Software im Rahmen eines Projekts
- Beratung zur Umsetzung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Einführung einer E-Akte, E-Rechnung, E-Beschaffung usw.)
Ermitteln Sie den Stand der Digitalisierung in Ihrer Verwaltung
Verwaltungsaufgaben werden komplexer, müssen aber schneller und mit weniger Einsatz erledigt werden. Strukturierte Abläufe sind entscheidend!
Wie digital sind die Prozesse Ihrer Verwaltung und an welchen Stellen liegen Optimierungspotenziale?
Das Reifegradmodell hilft Ihnen, die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse zu messen.
Video: Prozesse sind der Herzschlag Ihrer Organisation
Für die Modernisierung gerüstet
MACH ERP-Beratung
Seit mehr als 30 Jahren beraten wir öffentliche Einrichtungen dabei, ihre eigenen Verwaltungsprozesse IT-gestützt abzubilden. Den Schwerpunkt bildet dabei das Enterprise Resource Planning (ERP) mit den Querschnittsfunktionen Finanzwesen, Personalmanagement und Vorgangsbearbeitung. Unsere Lösung ist ein integriertes ERP-System, das auf einheitlicher Datenbasis die Verwaltungsarbeit erleichtert.
Dabei verfügt MACH nicht nur über umfassende Beratungserfahrung zur Begleitung von Veränderungsprozessen. Wir bieten vor allem den Vorteil, dass wir diverse Kompetenzen kombiniert einsetzen können:
- ERP-Systemkompetenz
- betriebswirtschaftliche Kompetenz
- Organisations- und Prozesskompetenz
- Steuerungs- und Controlling-Kompetenz
- Umsatzsteuer, Bilanzen, Jahresabschluss
- langjährige Erfahrung in der Einführung komplexer Softwareprodukte.
Dazu gehören u. a.:
- anforderungsgerechte Konzeption der MACH Software
- Testbegleitung
- Anwenderschulung
- Projektmanagement
Damit bieten wir Ihnen als Kunden eine ressourcenschonende und praxisnahe Lösung für Ihr Veränderungsprojekt.
Ihr Vorteil:
Sie erhalten Beratung, Fachverstand vieler Disziplinen und die passende Software gesammelt aus einer Hand.
Konzept und Implementierung
IT-Beratung
Unsere IT-Berater:innen unterstützen Sie dabei, die MACH Systeme unter Berücksichtigung Ihrer IT-Landschaft einzurichten. Zu den Aufgaben gehören u. a.:
- MACH Software-Lösungen installieren
- IT- und Sicherheitskonzepte sowie technische Dokumentationen erstellen
- technische Architekturen und Betriebsszenarien definieren und implementieren
- Datenbanken managen
Darüber hinaus sind unsere Experten:innen für Sie auch Sparringspartner für Themen wie:
- Monitoring, Automatisierung, Skriptsprache, IT-Betrieb, Virtualisierungslösungen oder IT-Security
- Erschließung innovativer Technologien wie In-Memory, Cloud, Xaas und Big Data-Analytics
Schnittstellen und Datenströme im Griff
MACH Datenmanagement und -integration
Im Rahmen von IT-Projekten müssen heutzutage immer wieder zwei Herausforderungen im Umgang mit Daten gemeistert werden:
- Konzeption und Implementierung von Lösungen zu Datenintegration und -migration
- Unterstützung beim Zusammenspiel verschiedener Anwendungen in einer komplexen IT-Landschaft inkl. diverser Schnittstellen
MACH bindet standardmäßig zahlreiche Programme mit spezifischen Schnittstellenlösungen an, darunter gängige Fachverfahren, DMS-Lösungen, diverse Kassenverfahren sowie Systeme zur Reisekosten- und Personalabrechnung.
Darüber hinaus realisieren wir maßgeschneiderte Lösungen auf Basis von individuellen Kundenanforderungen und berücksichtigen Anforderungen wie eine einfache Verwaltung, die Verarbeitung aller gängigen Quelldatenformate sowie das flexible Auslesen, Verändern und Anreichern von Daten. Um die Prozesse optimal zu unterstützen, bieten wir zusätzlich spezielle Schnittstellen auf XML-Basis an.
Eine funktionale Alternative sind die MACH Web Services, für die moderne Techniken wie beispielsweise CXF, SOAP und SecureConversation zum Einsatz kommen.
Für die optimale Steuerung und das Monitoring Ihrer Datenströme steht Ihnen der MACH Integrationsserver - powered by Talend - zur Verfügung. Auf Basis der bewährten Talend-Produkte bietet der MACH Integrationsserver eine umfangreiche Lösung zur Abbildung individueller Schnittstellen – bis hin zur Integration vollständiger Systemlandschaften.
