E-Learning: Bundes­polizei geht neue Wege

Wie schult man 1.000 Nutzer:innen in einer Zeit, in der Homeoffice zur Regel geworden ist und Präsenzschulungen mit vielen Teilnehmer:innen aufgrund von Infektionsschutzmaßnahmen nicht möglich sind? Die Bundespolizei hat sich Ende 2020 mit dieser Frage auseinandersetzen müssen.

Die Bundespolizei ist seit dem 27.11.2020 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Mit ca. 54.000 Beschäftigten im Bundespolizeipräsidium sowie in über zehn nachgeordneten Bundespolizeibehörden in ganz Deutschland, hatte der Kunde die große Herausforderung, alle Beteiligten innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens auf diese Umstellung vorzubereiten. Es bestand die Notwendigkeit, die Anwender:innen in der Rechnungsbearbeitung mit Bestellbezug gemäß Referenzprozess E-Rechnung möglichst effizient und flächendeckend zu schulen.

Passenderweise begann MACH gerade, seine E-Learning-Angebote auszubauen. Intern nutzen MACH Mitarbeiter:innen interaktive E-Learning-Kurse und Lernvideos schon seit Jahren. Nun war die Zeit gekommen, diese Möglichkeit auch MACH Kunden anzubieten. Gegenüber externen Dienstleistern oder vom Kunden selbst erstellten Videos hat das neue Produkt MACH create! E-Learning den großen Vorteil, dass neben didaktischer Expertise aus dem Fachteam E-Learning auch die MACH Berater:innen an der Erstellung beteiligt sind. Damit wird nicht nur eine hohe fachliche Qualität der Lerninhalte sichergestellt, sondern es werden auch kundenindividuelle Besonderheiten berücksichtigt.

Die Bundespolizei hatte Bedarf, MACH die passende Lösung

Nachdem MACH der Bundespolizei (BPol) anhand eines beispielhaften Demokurses zeigte, wie E-Learning für die E-Rechnung aussehen kann, folgte eine Phase der Bedarfserhebung, in der MACH und die BPol gemeinsam die einzelnen Anforderungen der BPol prüften. Der E-Learning-Kurs sollte durch interaktive Inhalte und Lernvideos alle Schritte des E-Rechnungsprozesses bis zur Datenfreigabe vermitteln. Neben der inhaltlichen Komponente spielten auch technische Aspekte eine Rolle. Auf welcher Lernplattform werden die Inhalte abgerufen? Erfüllt die Plattform die notwendigen allgemeinen Ansprüche an IT-Sicherheit und Datenschutz?

Als diese Fragen geklärt waren, ging die Bundespolizei schließlich mit MACH den Schritt in ein gemeinsames E-Learning-Projekt. So entstand im letzten Jahr in enger und sehr konstruktiver Zusammenarbeit ein E-Learning-Kurs mit sechs Kapiteln inklusive fünf Lernvideos zur E-Rechnung. Zu betonen sind dabei das große Engagement und die hervorragenden Kenntnisse der internen Prozesse beim Projektteam der BPol. Diese brachten in Kombination mit den Kenntnissen im Bereich Didaktik und E-Rechnung bei MACH ein anspruchsvolles und ansprechendes Endprodukt hervor.

Das Beste aus beiden Welten

E-Learning ist nicht die Lösung für alle Probleme ­– auch nicht in Zeiten der Pandemie. Gemeinsam mit anderen lernen, motiviert und macht häufig mehr Freude als allein vor dem Rechner zu sitzen. Der Vorteil von E-Learning: Präsenzelemente und digitale Formate schließen sich nicht aus, sondern können miteinander kombiniert werden. Für den Lernerfolg empfiehlt MACH deshalb eine Verknüpfung von E-Learning und Präsenzschulungen.

Darüber hinaus existieren viele weitere Kombinationsmöglichkeiten. Welche Variante geeignet ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Das Wichtigste bei der Planung ist, die besten Rahmenbedingungen für den Lernerfolg zu schaffen. Wie diese aussehen sollten, hängt maßgeblich von den Ressourcen der Einrichtung und insbesondere von den Lernenden ab – wie zum Beispiel von der Frage, wie gut sich diese bereits mit dem Thema auskennen, oder wie viel Erfahrung sie mit E-Learning haben.

Diese Planung scheint bei der Bundespolizei geglückt zu sein: Ein halbes Jahr nach Abschluss des Projekts ist das Fazit auf allen Seiten positiv. Der Kunde ist froh, dass er diesen Schritt gegangen ist.

Wie geht es weiter?

MACH hat in diesem Projekt wertvolle Erkenntnisse für zukünftige E-Learning-Aktivitäten gesammelt. Im Zuge des Projekts wurde beispielsweise der Server für die E-Learning-Plattform in ein Rechenzentrum mit noch höheren Sicherheitsstandards verlegt. Die Erfahrungen bei der Umsetzung werden aktuell u. a. im Bundesverwaltungsamt umgesetzt: Das Projekt zur Erstellung eines E-Learning-Kurses zur E-Rechnung steht hier kurz vor dem Abschluss.

Nach einem erfolgreichen Webinar über unser E-Learning-Angebot Anfang März 2022 haben bereits weitere Kunden ihr Interesse an E-Learning angekündigt. In diesem Webinar hat MACH auch einen Einblick in seine zukünftigen E-Learning-Aktivitäten gegeben: Aktuell befindet sich das Fachteam E-Learning bei der Erstellung des Standardkurses MACH learn! Basiswissen Web 2.0. In diesem Kurs werden anhand von Demodaten die grundlegenden Funktionalitäten von Web 2.0 und die verbesserte barrierefreie Oberfläche vermittelt.