MACH Anwender­kongress

Oliver Hölken, Geschäftsführer der Bundeskunsthalle, eröffnete den Kongress mit einem Willkommensgruß.

Matthias Kohlhardt, Vorstandsvorsitzender der MACH AG, blickte auf Neuigkeiten rund um MACH und beleuchtete Neuentwicklungen in den Lösungsbereichen.

Stefan Mensching, Vorstand der MACH AG, blickte auf Projekterfolge und Highlights des vergangenen Jahres zurück:

• FH Bielefeld: Umstellung auf meinERP, Einführung von E-Rechnung, E-Ausgangsrechnung (E-AR) und E-Beschaffung inkl. Anbindung an cosinex

• Universität Wuppertal: Einführung von E-Rechnung und dem Selfservice meineRechnung, zusätzlich E-AR und smartDecision

• Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung: Einführung von E-Rechnung und E-Beschaffung mit EVW als Dokumentenarchiv

• Landesverwaltung Berlin: Einführung eines integrierten Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens

Einen weiteren Praxiseinblick gaben Tanja Lorenz, Geschäftsführerin der IBB Business Team GmbH, und Dr. Nikolaus Böhning, Geschäftsführer Innovationen bei der MACH AG. Sie stellten das Projekt ReparaturBONUS vor – ein Leuchtturmprojekt, das mit dem Leuchtturm-Award ausgezeichnet wurde.

In unseren traditionellen Verwaltungsforen greifen wir jährlich gezielt Themen für die unterschiedlichen Verwaltungsbereiche auf.

• Verwaltungsforum für Bundes- und Landesbehörden
  Im Forum für Bundes- und Landesbehörden wurden aktuelle Einblicke in unsere Software gegeben – insbesondere in MACH assist! Finanzen. Außerdem standen Antrags- und Prozessmanagement im Fokus, präsentiert anhand von MACH progranta.
• Verwaltungsforum für Lehr- und Forschungseinrichtungen
  Dieses Forum richtete sich an Teilnehmer:innen aus Lehr- und Forschungseinrichtungen. Zum Auftakt reflektierten wir die Zusammenarbeit und Projekte des vergangenen Jahres. Anschließend wurden in Gruppen die Neuerungen in MACH Finanzen und MACH Personal vorgestellt. Weitere Schwerpunkte waren das Fördermittelmanagement mit MACH progranta sowie die neue MACH Segmentbuchhaltung.
• Verwaltungsforum für Kirche und Wohlfahrt
  Der erste Teil widmete sich aktuellen rechtlichen Änderungen. Danach wurde MACH meineAusgangsrechnung präsentiert – inklusive einer Live-Demonstration. Es folgte eine Vorstellung der digitalen Bearbeitung von Papierrechnungen mit Formstar. Den Abschluss bildete ein Überblick über das MACH progranta-Portfolio und das Fördermittelmanagement.
• Verwaltungsforum für Kommunen
  Der neue integrierte Kommunalvertrieb der MACH stellte sich vor. Gezeigt wurde das umfangreiche Anwendungsportfolio: MACH finanzplus, MACH K1, MACH ARES, MACH FIM, MACH INPRO und MACH formsolutions.

Der traditionelle Anwenderabend fand im Foyer des WCCB statt. Im Laufe des Abends bot sich die Gelegenheit, den alten Bundestag im Rahmen einer Führung zu besichtigen und mehr über das historische Gebäude zu erfahren.

Der Kongresstag startete mit dem ersten Block der Themenforen. Die Teilnehmenden wählten im Vorfeld ein Fachthema aus und nahmen vor Ort an einem der folgenden Foren teil:

• E-Beschaffung
  In diesem 90-minütigen Forum standen aktuelle Entwicklungen rund um den Selfservice meineBeschaffung im Fokus. Vorgestellt wurden neue Funktionen wie der Bestelldruck für Direktkäufe, Kontierungsvorlagen und die Nutzung von Fremdwährungen. Zudem wurden Einblicke in die geplante Integration des Amazon Webshops, neue Vertretungsregeln und Zuordnungskriterien im Rahmen der Rechnungsverarbeitung gegeben.
• Barrierefreiheit & Usability in MACH meinERP
  Gezeigt wurden Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit von meinERP. Im Zentrum standen die Neuerungen der Version 8.0, darunter eine optimierte Tastatursteuerung, verbesserte Barrierefreiheit sowie erste Prototypen. Die Teilnehmenden erhielten exklusive Einblicke und konnten aktiv Feedback geben. Auch Erfahrungen aus dem Austausch mit Interessenverbänden wurden berücksichtigt.
• Personal
  Das Forum stellte die Weiterentwicklungen in den Personalprozessen vor. Neben praxisnahen Einblicken in laufende Projekte standen insbesondere digitale Personalanträge sowie zukünftige Entwicklungen in den Bereichen Reise- und Zeitwirtschaft im Mittelpunkt.
• Formularmanagement
  Dieses Forum bot einen umfassenden Überblick über aktuelle Features und Best Practices der Formularplattform und des Formulareditors. Gezeigt wurden unter anderem das neue Editordesign sowie Einblicke in die Entwicklung der neuen Bürgersicht. Thematisiert wurde auch, wie Prozesse für Formularersteller:innen und Bürger:innen digital optimiert werden konnten.
• Kommunales Finanzwesen (MACH K1)
  Im Forum zum kommunalen Finanzwesen drehte sich alles um die neue Web-Anwendung MACH K1. Vorgestellt wurden Funktionen zur Haushaltsplanung, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung sowie Steuerthemen. Ergänzt wurde das Forum durch Assistenten, Auswertungen, die globale Suche und eine offene Fragerunde.

Im zweiten Block des MACH Anwenderkongresses 2025 fanden folgende Themenforen statt:

• MACH Finanzen
  In diesem Forum wurden Neuerungen im Konfigurationsmanagement vorgestellt. Die Teilnehmenden erhielten Einblicke in neue Funktionen, deren Nutzen und Verfügbarkeit. Zudem präsentierten die Referent:innen den neuen Lösungsbaustein SmartCompliance und gaben einen Ausblick auf die geplanten Haushaltswochen bei MACH.
• Barrierefreiheit & Usability in MACH meinERP
  Dieses Forum wurde identisch zum ersten Block angeboten.
• Tech/IT & Betrieb
  Dieses Forum bot einen Überblick über die technischen Neuerungen in den Produkten der MACH AG. Es wurden die kommenden Versionen sowie die technische Roadmap vorgestellt. Im Mittelpunkt standen Themen wie Keycloak, digitale Souveränität und Cloud-Strategien.
• Antrags- & Prozessmanagement
  Dieses Forum beleuchtete das Antragsmanagement von der Antragstellung bis zur Bearbeitung. Die Teilnehmenden lernten nützliche Features kennen, die die Arbeit erleichtern, sowie spannende Neuerungen zur Optimierung des Workflows. Best Practices wurden vorgestellt, um die Effizienz zu steigern und den Service für Bürger:innen zu verbessern.
• Kommunales Finanzwesen (MACH finanzplus)
  Im Forum zum kommunalen Finanzwesen stand die bewährte Lösung MACH finanzplus im Mittelpunkt. Es wurde gezeigt, wie die Software mit klaren Strukturen und durchdachten Funktionen die tägliche Arbeit in Finanzabteilungen unterstützt. Zentrale Themen waren Haushaltsplanung und -überwachung, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung sowie Veranlagung. Ergänzt wurde das Ganze durch komfortable Auswertungsmöglichkeiten, intelligente Assistentenfunktionen und praxisnahe Optimierungen für das Tagesgeschäft. Eine offene Fragerunde bot Raum für fachlichen Austausch.

Stefan Mensching, Vorstand MACH AG, stellte im 2. Teil der Praxiseinblicke weitere erfolgreiche Projekte aus dem Bildungs- und Forschungsbereich vor:

• Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik (IBA): Das IBA stellte auf meinERP um und führte E-Beschaffung, E-Rechnung, E-Archiv, E-Verwaltung sowie Personalmanagement inklusive Zeitwirtschaft ein.

• FH Dortmund: Hier erfolgte die Umstellung auf meinERP sowie die Einführung von E-Rechnung, E-AR und E-Beschaffung – inklusive Anbindung an cosinex.

• Leibniz-Institut für Virologie (LIV): Am LIV wurden MACH Reise inklusive Selfservice meineReise, Personalprozesse mit PKH sowie die MACH E-Rechnung mit Selfservice eingeführt.

• HTW Berlin: Die HTW implementierte E-Rechnung, Selfservice meineRechnung, E-AR sowie smartDecision.

Im Anschluss gewährten Nadja Simon von der Deutschen UNESCO-Kommission sowie Oliver Mandt vom Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) vertiefende Praxiseinblicke. Das BBK wurde zudem mit dem Leuchtturm-Award für sein Vorzeigeprojekt mit dem MACH Bundestemplate ausgezeichnet.